En nuestros días, hay prácticamente muy pocas cosas que no entran dentro del mundo digital, y por supuesto la contabilidad no se podía quedar atrás, es así que nace la contabilidad electrónica. Ésta se refiere a llevar los registros contables en su totalidad a través de medios y plataformas digitales y electrónicas. De igual manera la revisión por parte de las autoridades se hace a través de estos mismo medios.
En el caso específico de México, la contabilidad electrónica se explica como la obligación que tienen las personas físicas y morales de enviar cada mes a través de internet su información financiera con respecto a ese periodo. Esta información será recibida y analizada por el Servicio de Administración Tributaria. En efecto, las disposiciones fiscales para el año 2014 incluyen conceptos que buscan dar facilidad a las revisiones que realiza el SAT, para sustituirlas por procesos automatizados con objeto de hacer eficiente la recaudación y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes.
De forma breve, la contabilidad electronica hace referencia a la labor de llevar registros, entre otros documentos con el respaldo de medios electrónicos, también hace referencia a su emisión, supervisión y preparación por parte de autoridades con competencia.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT?
La contabilidad electrónica es un conjunto de registros contables en archivos digitales que deben generarse usando la información contenida en los CFDI conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el SAT. Esta modalidad permite que el fisco revise de forma automatizada los movimientos contables de los contribuyentes.
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La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:
- Catálogo de cuentas
- Balanza de comprobación
- Pólizas contables y auxiliares
Catálogo de Cuentas
Un catálogo de cuentas es un registro estructurado que enumera de forma ordenada todas las cuentas empleadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras. Cada cuenta se distingue por un número y un nombre que describe su función o tipo.
Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones.
En caso de modificaciones, el archivo debe enviarse a más tardar en el mismo plazo que la balanza correspondiente al mes en que ocurrió el cambio.
Balanza de Comprobación
La balanza de comprobación se compone de las cuentas contables, los saldos deudores y acreedores, los movimientos del periodo, y los totales.
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Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información.Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio.
También debe enviarse una balanza de cierre del ejercicio fiscal (balanza 13):
- Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
- Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.
Pólizas Contables y Auxiliares
Es un documento que documenta las operaciones financieras de una empresa. Incluye información como la fecha, el concepto de la operación, las cuentas involucradas, el monto correspondiente y si se trata de un cargo o un abono. Las pólizas contables representan el punto de partida en el registro contable y constituyen la base para la elaboración de los libros contables y los estados financieros.
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Auxiliar de folios: Es un documento que proporciona el detalle necesario para identificar y relacionar los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas correspondientes al periodo contable, incluyendo tanto operaciones nacionales como del extranjero, y considerando distintos tipos de comprobantes y métodos de pago. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
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Auxiliar de cuentas: Es un detalle minucioso de los movimientos registrados en cada cuenta principal. Su propósito es asegurar la claridad y exactitud de la información contable, lo cual permite verificar la fidelidad de los estados financieros.Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Esta información debe enviarse en formato XML a la autoridad.
Contribuyentes Obligados a Llevar Contabilidad Electrónica
Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:
- Personas morales del régimen general (empresas).
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), si superan ciertos ingresos.
- Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.
Están exentos:
- Personas físicas asalariadas.
- Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
- Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”.
- Contribuyentes con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos (en algunos casos del RESICO).
Envío de la Contabilidad Electrónica
El envío se realiza a través del Buzón Tributario, una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes. Los pasos básicos son:
- Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma.
- Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
- Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
- Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.
Nomenclatura de Archivos XML
Antes de enviar los archivos, estos deben estar comprimidos en un archivo .ZIP y nombrados siguiendo el formato oficial:
RFC + Año (4 dígitos) + Mes (2 dígitos) + Clave del archivo, donde las claves pueden ser:
- CT = Catálogo de cuentas
- BN = Balanza de comprobación
- BC = Balanza complementaria
- PL = Pólizas contables
- XC = Auxiliar de cuentas
- XF = Auxiliar de folios
¿Qué Hacer si los Archivos Tienen Errores?
Si tus archivos contienen errores, considera lo siguiente:
- Errores informáticos (archivos rechazados por el sistema del SAT): pueden reenviarse tantas veces como sea necesario antes de que venza el plazo. Si el rechazo ocurre dentro de los dos días previos a la fecha límite, cuentas con cinco días adicionales para corregir y reenviar.
- Errores contables (datos incorrectos): puedes reenviar archivos corregidos dentro de un plazo de cinco días posteriores a la modificación.
Si el archivo no puede leerse o está dañado, el SAT te notificará y podrá solicitar archivos complementarios.
Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica
La autoridad estipula en los artículos 81 y 82 de la CFF lo siguiente:
Artículo 81: Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria: No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Artículo 82: A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:
- Para la señalada en la fracción I: d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Multa del inciso compilada por resolución miscelánea fiscal DOF 05-01-2022. Actualizada DOF 27-12-2022. Compilada DOF 29-12-2023, 30-12-2024
Multas adicionales por otras omisiones:
- $300 a $7,500 por llevar la contabilidad sin seguir las especificaciones del SAT.
- $330 a $6,070 por registros inexistentes.
- $12,000 a $120,000 por no presentar estados financieros a tiempo.
Asimismo, omitir el envío de la contabilidad electrónica SAT puede traer consecuencias serias:
- Imposibilidad de obtener devoluciones o compensaciones de impuestos.
- Rechazo de solicitudes de cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Posibles auditorías o revisiones electrónicas.
Por eso es importante mantener tu contabilidad al día, generar los archivos correctamente y enviarlos dentro del plazo establecido.
Recomendaciones para Cumplir con la Contabilidad Electrónica SAT
Para evitar errores o sanciones, te recomendamos:
- Utiliza un sistema contable autorizado que genere archivos XML conforme a lo que dispone la RMF.
- Valida tus archivos antes de enviarlos con los validadores que ofrece el SAT o proveedores especializados.
- Consulta regularmente tu buzón tributario, ya que allí recibirás notificaciones y posibles requerimientos.
- Contrata a un contador certificado que esté familiarizado con el proceso de envío de contabilidad electrónica.
- Guarda tus acuses de envío durante al menos 5 años, en formato digital o impreso, por si se requiere en auditorías.
Beneficios de la contabilidad electronica
Hasta aquí ha sido abordada de forma general dicha modalidad contable, mas ahora hablaremos sobre los beneficios implicados en su adopción:- Posibilita ahorros. Por medio de la generación de libros de contabilidad de forma digital, es posible el ahorro de costos considerables tanto en impresiones como en su producción.
- Permite un eficiente control de los archivos. De igual modo que las facturaciones con firmas digitales, el control de los documentos a través de las tecnologías de la información es bastante sencillos, asimismo, pueden disponer de ellos con mayor rapidez.
- Variadas maneras de resguardar con eficiencia los datos contables. El manejo de los datos puede realizarse de variadas maneras con ayuda de las tecnologías de la información, por ejemplo, con el respaldo de la nube o de los dispositivos de almacenamientos. Es muy importante que sean conocidos los beneficios y desventajas que cada sistema ofrece de modo que puedan seleccionarse los más idóneos a las exigencias y necesidades particulares de cada organización.
- Recuperación de las inversiones realizadas. Es obvio que es necesario la inversión cuando se pasa de un sistema convencional de contabilidad a uno electrónico, mas pasados unos meses, dicha inversión es recuperada y con creces.
- Confidencialidad y alta seguridad de los datos fiscales. De igual manera que las facturaciones electrónicas, los servicios de contabilidad por TI’s integran elevadas medidas de seguridad con la finalidad de garantizar el resguardo de la información de sus usuarios. Con los sistemas de contabilidad electronica son encriptados los datos para su envío y recepción del SAT.
- Facilidad en la ejecución de procesos de índole fiscal. La contabilidad convencional hace que las personas realicen trámites de modo personal lo cual implica el transportarse a otros sitios y realizar filas largas.
Elementos que integran la contabilidad para efectos fiscales
De acuerdo con la fracción I del artículo 28 del Código en cita los siguientes elementos integran la contabilidad:
- Los libros
- Sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo
- Estados de cuenta
- Cuentas especiales
- Libros y registros sociales
- Control de inventarios y método de valuación
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
- Los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros
- Además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos
- Así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales
- La que acredite sus ingresos y deducciones; y
- La que obliguen otras leyes.
No obstante lo anterior abre dos posibilidades al reglamento:
- Se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción
- Los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Como puede observarse, la disposición incluye trece conceptos y deja abierta la posibilidad para que el reglamento incluya otros elementos. En efecto, como veremos a continuación, el art. 33 reglamentario en dos secciones, señala otros integrantes de la contabilidad. Es prudente señalar que algunos elementos se encuentran incluidos en los registros contables, por ello, los siete que listamos a continuación, no son los únicos a considerar.
Elementos que incluye el RLISR:
- Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte.
- Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos.
- Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente.
- La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.
- La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior.
- Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios.
- El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la LISR.
Los Libros
El sistema contable se compone de libros que muestran las actividades económicas realizadas por las entidades y tradicionalmente se enseña en las escuelas que imparten la carrera de contador que deben existir libros contables, pues las leyes han reflejado y regulado la práctica profesional. Si bien es cierto que hoy se cuestiona cada vez más en detalle lo que una disposición legal impone a los sujetos obligados, también es cierto que las mismas están basadas en las prácticas, sean sanas o indebidas, para señalar lo que queda expresamente prohibido al comerciante o contribuyente, y lo que le queda expresamente permitido a las autoridades correspondientes.
Las prácticas contables señalan el uso de al menos tres libros:
- Diario
- Mayor
- Inventarios y balances
En la doctrina contable encontramos las siguientes definiciones:
Libro Diario: Es un libro en el cual se registran las operaciones en el ORDEN CRONOLOGICO en que se van efectuando, es decir, por orden riguroso de fechas, y como se le hace servir de base para los asientos que se registran en el mayor, deberá ser ANALITICO, indicando las cuentas a las cuales se debe cargar y abonar".
Libro Mayor: Mayor es el libro en el cual se abren las cuentas relativas a un negocio, estableciéndose en él una cuenta para cada clase de valor u operación de la cual se quiera tener un registro... El libro mayor puede definirse como un registro analítico de todas las operaciones realizadas, agrupando y sumarizando las operaciones practicadas en cada cuenta, de manera que indique resultados individuales en cada una de ellas, en vez de operaciones aisladas.
El artículo 34 del CC establece la obligación para personas físicas y morales de llevar el libro mayor y para las personas morales el libro o los libros de actas:
- Encuadernados. Dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio
- Empastados
- Foliados
Aclara la disposición que la misma se deberá cumplir "sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante".
La expresión empleada por el CFF es tan abierta que resultaría complejo su cumplimiento. No obstante, la fracción II del apartado B del artículo 33 del RCFF señala: ARTICULO 33. ..................................................................B. .........................................................................................II. .........................................................................................Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente".
Ya en el artículo 35 del CC se estableció la posibilidad de llevar libros mayores particulares y el RCFF retoma la sentencia de la existencia del libro mayor general:"ARTICULO 35..... Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad".