La contabilidad fiscal en México no es optativa, sino una obligación legal. Los libros de contabilidad son fundamentales para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de una empresa. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud del negocio.
¿Qué es la Contabilidad Fiscal?
La contabilidad fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria. El Código Fiscal de la Federación (CFF) señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Marco Legal de la Contabilidad en México
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
El artículo 33 del Código de Comercio establece que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido.
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¿Quiénes Deben Llevar la Contabilidad?
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios:
- Libro Diario: En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos.
- Libro Mayor: El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades.
- Libros Auxiliares: Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Por ejemplo, el libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Requisitos Fiscales de la Contabilidad
El artículo 37 del Código de Comercio indica que todos los registros deben llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
El artículo 46 del Código de Comercio establece que todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
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Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Libro de Actas
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
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Consecuencias del Incumplimiento
Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión.
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