Si eres auditor interno, aquí te comparto un método para crear tu lista de verificación para tu próxima auditoría. Veremos cómo podemos aprovechar al máximo esos diagramas de tortuga que realizaron tus compañeros al implementar el sistema de calidad.
El máximo aporte que un SGC puede hacer a una empresa que requiere mayor organización es el uso del enfoque de procesos y, de la misma manera, podemos hacer una auditoría.
Recordarás que un diagrama de tortuga es un gráfico que te muestra las entradas y salidas del proceso, con él podemos decir qué recursos utilizamos, el cómo hacemos las cosas (procedimientos), quién participa y cuáles son sus competencias, además de declarar qué objetivos e indicadores usamos para mejorar nuestro proceso.
Formular tu lista de verificación para auditar no es tarea fácil. Uno tiene que formular las preguntas correctas y cerrar el círculo al usar el enfoque de procesos… ¡La tienes ganada!
Como auditor interno, tu trabajo se limita a auditar procesos específicos, pero eso no te excluye de aplicar los principios y requisitos propios del proceso y estipulados por la ISO 9001.
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Pasos del Método
- Solicita a tu auditado el diagrama de tortuga de su proceso; asegúrate de recibir copia conforme al procedimiento de control de documentos. Haz una verificación rápida antes de usarlo, algunas preguntas pueden ser:
- ¿Es la última versión?
- ¿Las entradas y salidas están claramente definidas?
- ¿Han declarado en el diagrama todos los recursos (Hardware y software)?
- ¿Todos los objetivos e indicadores están incluidos?
- ¿Vienen relacionados todos los procedimientos e instrucciones?
- ¿Todos los puestos de trabajo están relacionados?
Si no existe un diagrama del proceso no podrás continuar con los siguientes pasos; si has contestado “No” a más de una pregunta tampoco podrás usar el método.
- Ahora, basándonos en la misma estructura del diagrama de tortuga podemos hacer una plantilla, le llamo mapa de preguntas.
Tener un mapa de preguntas nos quita esa pequeña angustia de no saber qué preguntar o qué estrategia seguir…
- Haciendo la lista de verificación… toma tu lista de verificación en formato electrónico y pon los siguientes encabezados en donde van las preguntas, dejando un espacio (entre encabezado y encabezado) para tres o las preguntas necesarias y que posteriormente redactarás:
- Entradas / ¿Quién es el cliente?
- Entradas / ¿Qué necesita el cliente?
- Entradas / ¿Qué debemos recibir?
- Recursos / ¿Con qué equipos, instalaciones?
- Objetivos, Indicadores / ¿Cómo medir?
- Personas, formación / ¿Con quién?
- Procedimientos, instrucciones / ¿Cómo?
- Salidas / ¿Quién es el cliente?
- Salidas / ¿Qué le entregamos al cliente?
- Salidas / ¿Qué debemos enviar?
Lineamientos para Redactar Preguntas de Auditoría
Para cada encabezado redacta las preguntas de auditoría pertinentes, siempre relaciona el requisito o numeral de la norma ISO, algunos lineamientos para redactar preguntas de auditoría pueden ser los siguientes:
- Siempre usa preguntas y con su respectivo signo de interrogación.
- Lo más entendible posible, apegadas a los términos cotidianos, sin jerga.
- Que deriven en una comprobación o requieran evidencia.
- Enfocadas a determinar la conformidad del cumplimiento.
- Entono amable pero a la vez exigiendo una respuesta objetiva.
- Siempre apagadas a las normas.
Al usar un diagrama de tortuga para formular una lista de verificación de auditoría, uno puede estar seguro de que está aplicando el enfoque de procesos, es como tener un buen mapa trazado para llegar al objetivo.
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