La contabilidad es clave en la empresa, ya que permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas.
El Ciclo Contable y su Período de Tiempo
La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad.
El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes.
Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
Lea también: Ejemplos de Balances
Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
Cierre Contable
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
El Balance General: Una Herramienta Clave
Una de las herramientas más poderosas que existen para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados.
Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado. Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada.
Lea también: Conceptos Contables: Inventarios y Balances
Tipos de Balance General
- Consolidado: Se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas.
- Proforma: Tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas.
Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones. El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso.
Elementos del Balance General
Para entender mejor la estructura del balance general, es importante conocer los siguientes conceptos:
- Activos: Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo. Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
- Pasivos: Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros. Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año. Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
- Patrimonio Neto: Este se diferencia totalmente de los activos y pasivos, ya que toma en cuenta son los valores residuales que le pertenecen a los accionistas.
Cómo Crear un Balance General
Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio. En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto. Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
Ejemplo Ilustrativo
Para ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general, consideremos el siguiente ejemplo:
| Activos | Valor | Pasivos | Valor | Patrimonio Neto | Valor |
|---|---|---|---|---|---|
| Efectivo | $50,000 | Cuentas por pagar | $30,000 | Capital Social | $100,000 |
| Cuentas por cobrar | $65,000 | Préstamos bancarios | $40,000 | Utilidades retenidas | $45,000 |
| Inventario | $100,000 | ||||
| Total Activos | $215,000 | Total Pasivos | $70,000 | Total Patrimonio Neto | $145,000 |
Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000).
Lea también: Aprende con ejemplos de balances contables
La Relación Intrínseca entre Tiempo y Contabilidad
Existe una relación directa entre el tiempo y la contabilidad, básicamente demostrable en la emisión de la información financiera, en el balance general y en el estado de resultados. Es evidente que se requiere de un tiempo específico para conformar la información. Por eso, podemos contemplar que, para el caso, el balance muestra dicha información del patrimonio empresarial con una fecha específica y en los estados de resultados; por ejemplo, marca un dinamismo en un rango de fechas.
El tiempo va definiendo junto con las diversas técnicas contables cómo va creciendo, estancándose o decreciendo una empresa u organismo, de tal forma que en cualquier variante dichos ciclos corresponden en muchas ocasiones al cumplimiento de metas. Dicha relación intrínseca de los tiempos también es útil para cumplir las obligaciones fiscales.
Mejora Continua en los Registros Contables
Después de demostrar la relación intrínseca del tiempo y la teoría contable, vamos a mencionar los puntos principales de la mejora continua para maximizar nuestro trabajo en los registros contables y poder utilizar los periodos de tiempo en una forma más eficiente:
- Según el giro de la empresa, las cuentas expresadas en los distintos documentos informativos de balance y estados financieros deben estar bien tipificados y ser de lectura sencilla para una mejor comprensión de la información.
- El orden de las partidas va en función de la relevancia de aquello que deseamos ver como lo más importante.
- Las partidas adicionales van en orden a la naturaleza temporal de las mismas ya que no siempre estarán expresadas (según el tiempo convenido).
- En los consejos de administración deberá quedar bien establecido, en tiempo y forma, cada cuándo se emite los resultados para su análisis, recordar que una cosa es el tiempo de presentación de resultados y otro el de “corte” para conformar el documento.
- Específicamente para el pequeño comercio, es indispensable que en su libro de Diario se expresen todos los sucesos contables, tanto del dinero que entra como del que sale, ya que en él cada movimiento adquiere un papel más importante. A medida que sea más específico, mejor control de las situaciones tendremos.
- De preferencia debe ser un grupo selecto de personas el que se encargue de los registros contables, no cualquiera debe meter las manos en esos hechos ya que se perdería el control y se pueden cometer errores de duplicar los asientos contables.
- Se debe conocer bien la teoría de la partida doble y saber cuáles cuentas son de naturaleza deudora y cuáles de naturaleza acreedora, porque si esto no se entiende de forma adecuada es un hecho que la información financiera estará errónea.
Períodos Contables
Los períodos contables, también conocidos como períodos de informe, son períodos de tiempo en los que una empresa u organización informa el rendimiento financiero, por ejemplo, al generar su balance de ingresos o su balance. Para muchas empresas, el año fiscal no se alinea con el año calendario, por ejemplo, cuando el año fiscal finaliza el 30 de junio en lugar del 31 de diciembre.
Puede usar periodos contables en informes, como cuando revisa los movimientos registrados en la página Saldo/Presupuesto, donde se puede especificar el intervalo de informes. Una de las opciones que puede especificar para crear informes por período contable.
Configuración de Períodos Contables
En el campo Nº de periodos especifique el número de ejercicios económicos en que se dividirá el ejercicio. En el campo Longitud período, introduzca una duración para cada período. En el campo Fecha inicial, introduzca la fecha en la que comienza el ejercicio. Seleccione la casilla de verificación Principio ejercicio para indicar que es el primer periodo del ejercicio.
Cierre del Ejercicio
Cerrar el ejercicio es una de las tareas para cerrar los libros. Después de cerrar un ejercicio, se seleccionan las casillas Cerrado y Fecha bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Debe tener al menos un ejercicio abierto. Al cerrar un ejercicio, asegúrese de que se ha creado un nuevo ejercicio. Aunque un ejercicio esté cerrado, todavía podrá registrar en él movimientos de contabilidad. Al hacerlo, los movimientos se marcan como registrados en un ejercicio cerrado y se seleccionará la casilla Asiento post-cierre. De forma predeterminada, la casilla no se muestra en la página, pero puede agregarla.
Los siguientes pasos son cerrar las cuentas de regularización y transferir los resultados del ejercicio a una cuenta en el balance.
Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio. La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas.