Toda empresa que venda bienes y servicios a clientes en Europa debe cobrar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), incluso si no está establecida en ese continente. La gestión de los impuestos en Europa puede resultar realmente complicada, ya que cada país tiene sus propias leyes y tipos impositivos, aunque la Comisión Europea se ha esforzado por simplificar el cobro y el pago del IVA.
Conceptos Básicos del IVA
El IVA es el impuesto al consumo que se aplica a todos los bienes y servicios que se vendan en la UE, ya sea de forma digital o física. Se cobra siempre que se agrega valor al producto a lo largo de toda la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.
Por ejemplo, un joyero vende un collar a un comerciante minorista que gestiona una tienda en línea de productos de lujo por €1000 con una tasa de IVA del 23 % (este tipo de IVA puede variar según los estados miembros de la UE). El minorista paga €230 de IVA al joyero, además del costo del collar. Luego, el minorista aumenta el precio del collar y lo publica en línea por €1,500. En el proceso de pago en línea, el cliente paga, de nuevo, un 23 % de IVA, lo que equivale a €345 que cobra el minorista.
Cumplimiento del IVA en la UE
Todas las empresas que vendan bienes físicos o digitales en la UE, incluidos los vendedores que no residen en la UE, deben cobrar el IVA de acuerdo con las leyes y la normativa local. No darse de alta como recaudador (o hacerlo fuera de plazo) puede derivar en multas y sanciones, además de acumular intereses en las cantidades no pagadas.
Por ejemplo, en Austria, las empresas que no se den de alta como recaudadoras de IVA pueden recibir sanciones de hasta 5000 € aunque no deban ni un solo céntimo de IVA al gobierno.
Lea también: Descubre las utilidades del software contable
Pasos para Cumplir con el IVA en la UE
Si bien la normativa varía según el país, los siguientes pasos para el cumplimiento de la normativa del IVA son coherentes si vendes en la UE:
- Regístrate a efectos del IVA y del IVA OSS
- Calcula el IVA
- Reúne pruebas de la ubicación del comprador
- Presenta declaraciones de IVA
1. Registro a Efectos del IVA y del IVA OSS
Registro en el IVA Local
En la UE, el umbral para registrarse y cobrar el IVA depende del país en el que esté establecida tu empresa. Por ejemplo, en España no hay umbral de registro. Por otro lado, las empresas en Irlanda tienen dos umbrales de IVA diferentes: EUR 85,000 para las empresas locales que venden productos y EUR 42,500 para las empresas locales que venden servicios. Las empresas establecidas fuera de Europa o que venden fuera de Europa deben registrarse antes de su primera venta.
Existe una excepción para las empresas de la UE que estén establecidas en un país de la UE y vendan bienes físicos y productos digitales a particulares en otros países de la UE. En estas ventas de empresa a consumidor (B2C), las empresas deben cobrar el IVA a la tasa de su país de residencia en lugar del país de residencia del cliente. Una vez que las ventas B2C superan los €10,000, deben cobrar el IVA a la tasa del país de residencia del cliente. No existe una excepción similar para las empresas que no pertenecen a la UE y venden a particulares en la UE.
Cuando te registres a efectos del IVA, recibirás un número de identificación de IVA. Este número tiene entre 4 y 15 dígitos, empezando por el código de país de dos letras (por ejemplo, BE para Bélgica o CY para Chipre), seguido de otros 2 a 13 caracteres.
Registro en el IVA OSS para Empresas Europeas (Régimen de la Unión)
Las empresas europeas que venden a particulares (por ejemplo, ventas B2C) en varios países de la UE pueden inscribirse en el régimen de la Unión de ventanilla única del IVA (IVA OSS). Si te registras en el IVA OSS, no necesitas registrarte en cada país de la UE en el que vendas bienes o servicios a distancia. Si estás establecido en un país de la UE, puedes registrarte en el portal de IVA OSS de tu país de origen. Remitirás todo el IVA recaudado a tu autoridad fiscal local, que luego distribuirá estos ingresos por IVA a otros países de la UE en tu nombre.
Lea también: Beneficios del Software de Contabilidad de Arrendamientos
Registro en el IVA OSS para Empresas No Europeas (Régimen para Empresas No Pertenecientes a la Unión)
Todas las empresas que no estén establecidas en la UE (incluidas las empresas del Reino Unido después del Brexit) que vendan productos digitales a particulares en la UE pueden inscribirse en el régimen de IVA OSS no perteneciente a la Unión. Estas empresas pueden elegir cualquier país europeo para registrarse en el IVA OSS. Cuando una empresa fuera de la UE se registra en el IVA OSS, se le asigna un número de identificación de IVA único en el formato que comienza con UE.
Registro en la Ventanilla Única de Importación (IOSS)
Tanto las empresas de la UE como las que no pertenecen a la UE pueden registrarse en el IOSS si venden bienes a consumidores de la UE y los bienes se importan en envíos que no superan los EUR 150. El esquema IOSS permite a los vendedores cobrar el IVA del país del cliente al momento de la venta, lo que significa que no se cobrará el IVA en la frontera cuando las mercancías lleguen a la UE.
Las empresas fuera de la UE pueden elegir cualquier país europeo para registrarse en IOSS, mientras que las empresas de la UE deben registrarse en el país donde están establecidas. El registro IOSS es voluntario.
2. Cálculo del IVA
Para calcular el IVA de una transacción, debes determinar tres cosas: el estado del cliente (empresa o particular), el IVA de qué país debes cobrar y la tasa correcta del IVA.
Identifica si tus Clientes son Empresas (B2B) o Particulares (B2C)
Antes de calcular el IVA, debes determinar si tu cliente es una empresa o un particular. Si tu cliente proporcionó un número de identificación a efectos del IVA válido, puedes verificar la validez del número en el portal del Sistema de intercambio de información sobre el IVA (VIES). Tienes la obligación de verificar el número de identificación a efectos del IVA para ayudar a prevenir el fraude fiscal.
Lea también: Tipos de Software Contable
Determina qué País Recauda el IVA
En situaciones transfronterizas, es importante determinar qué país debe cobrar el IVA por una transacción. Las reglas que determinan qué país debe cobrar impuestos son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país desde donde se envía y el país al que se envía la mercancía, entre otros factores.
Determina las Tasas de IVA
Las tasas de IVA varían según el país de la UE. La tasa mínima estándar de IVA de la UE es del 15 % para sus 27 países miembros. Las tasas reales de IVA de los países de la UE oscilan entre el 17 % y el 27 %. Aunque cada país establece una tasa estándar de IVA, la mayoría de ellos también tienen tasas reducidas y exenciones según el tipo de producto o servicio que se vende. Dada la variedad de tasas de IVA, es importante poder clasificar los productos que vendes de acuerdo con la legislación local.
Tasas de IVA para Productos Digitales
De acuerdo con la legislación de la UE, los productos digitales cumplen los siguientes criterios:
- No son un producto físico.
- El comerciante entrega el producto en línea.
- La provisión del producto implica una mínima interacción humana.
- El producto no puede existir sin tecnología.
Los libros electrónicos, los juegos, la música, el software, el SaaS, el alojamiento de sitios web y muchos más productos y servicios entran en esta categoría. Por lo general, los productos digitales están sujetos a las tasas estándar de IVA, pero pueden aplicarse algunas excepciones. Por ejemplo, en el caso de los libros electrónicos, la tasa de IVA se reduce al 10 % en Austria y al 4 % en España.
Tasas de IVA para Bienes Físicos
Las tasas de IVA de los bienes físicos se pueden consultar en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones son elegibles para tasas reducidas, especiales o cero.
3. Reúne Pruebas de la Ubicación del Comprador
Dado que las tasas impositivas varían significativamente según la ubicación del comprador, el gobierno quiere un registro que confirme dónde estaba el cliente cuando compró productos digitales. Por lo general, debes conservar dos pruebas que confirmen la dirección de tu cliente para cada venta de productos digitales. Esta capa adicional de documentación limita la posibilidad de que empresas o individuos puedan cometer fraude fiscal, ya sea cobrando o pagando una tasa impositiva incorrecta.
Tendrás que recopilar y almacenar dos de los siguientes datos para confirmar la residencia de un cliente y que se cobró y pagó la tasa impositiva correcta:
- Ubicación del banco
- Dirección IP
- Dirección de facturación
- País que emitió la tarjeta
Si ganas menos de €100,000 al año con la venta de productos digitales, solo necesitas uno de los datos del cliente mencionados anteriormente. Asegúrate de mantener estos registros archivados durante 10 años, de acuerdo con la legislación de la UE.
Cuando vendes a clientes comerciales, también tienes que emitir una factura con IVA, aunque no lo cobres. Las empresas vendedoras deben conservar estos registros, que incluyen la información de su empresa, el precio de venta y la tasa de IVA aplicada, el nombre y la dirección del comprador y el número de identificación fiscal, entre otra información, durante el período de tiempo especificado por la legislación local.
4. Presenta Declaraciones de IVA
Presentar una declaración de IVA es clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Incluso si no tienes que pagar o reclamar el IVA, debes presentar tus declaraciones a tiempo. Tendrás que declarar dos tipos de IVA: el importe que cobraste a tus clientes (IVA repercutido) y el importe del IVA que pagaste a tus proveedores (IVA soportado). También tendrás que deducir el IVA que pagaste del IVA que cobraste.
Los formularios de devolución y la frecuencia de presentación varían según el país. La frecuencia con la que debes hacer la presentación también puede depender de tus ingresos anuales por ventas.
Si optaste por el registro de OSS, debes presentar una declaración trimestral de OSS en tu país de registro. Esta declaración debe presentarse además de las declaraciones nacionales de IVA que tengas que presentar. En tu declaración de OSS, indicarás tus ventas aptas para OSS a clientes de todos los países de la UE y los importes de IVA respectivos. Una vez que pagues todo el IVA en el país en el que te registraste para el IVA OSS, la autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos por IVA a los demás países en tu nombre.
Si no presentas el importe correcto de IVA, es posible que te enfrentes a intereses y multas en todos los países en los que se suponía que debías recaudar y remitir impuestos. En Portugal, por ejemplo, puedes enfrenta multas de hasta €3,750 por no presentar correctamente el IVA.
Características de la Facturación Electrónica en España
En España, la factura electrónica es obligatoria en el ámbito de la administración pública, la Ley 25/2013 regula la emisión de facturas en el formato Facturae en las relaciones comerciales entre la administración y sus proveedores desde 2015.
En el ámbito B2B, se ha publicado el Proyecto de Real Decreto que se desarrolla Ley 18/2022 y establece la factura electrónica como el único sistema permitido en las transacciones comerciales entre empresas.
Tipos de Facturación Electrónica
- B2G (Business-to-Government): La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la administración pública.
- B2B (Business-to-Business): España se prepara para la implementación de la factura electrónica entre empresas y autónomos.
Formatos Admitidos para Facturas Electrónicas B2B
Los formatos admitidos para la facturación entre empresas son: XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae (TBC).
Sistemas Tributarios Electrónicos en España
España cuenta con un amplio sistema tributario electrónico que a su vez está compuesto por varios subsistemas para el correcto funcionamiento de este:
- SII - Suministro Inmediato de Información
- SILICIE - Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales
- Ticket BAI y LROE - Sistema de declaración de facturas y Libros de Registro de Operaciones Económicas en el País Vasco
Sanciones Relacionadas con el IVA en España
En España, tanto las empresas como los autónomos actúan como agentes de cobro, facturando a sus clientes productos o servicios sujetos al IVA, recaudando el importe del impuesto correspondiente y abonándolo a la Agencia Tributaria (AEAT). Las sanciones en materia de IVA son medidas que adopta la AEAT cuando identifica irregularidades relacionadas con las obligaciones de IVA de una empresa. Estas sanciones pueden incluir multas, que pueden variar en función de factores como la gravedad e intencionalidad de las actuaciones del recaudador del IVA.
Tipos de Sanciones Relacionadas con el IVA
Las sanciones relacionadas con el IVA en España se dividen en tres categorías:
- Recargos: Una multa que es un porcentaje del monto adeudado.
- Sanciones económicas: Una multa fija o proporcional.
- Responsabilidad penal: Una sanción que conlleva consecuencias penales porque el acto está clasificado como delito.
Sanciones por Infracciones en las Declaraciones del IVA
Las sanciones impuestas por la AEAT varían significativamente en función de la infracción, su gravedad y si se trata de una reincidencia. Las sanciones también varían en función de si la devolución tardía del IVA es positiva o negativa (es decir, la empresa le debe a la AEAT o la AEAT le debe a la empresa).
Si el resultado de la devolución tardía del IVA es cero o negativo, el tipo de sanción dependerá de si la declaración se realiza antes o después de que la AEAT envíe un requerimiento de pago:
- Antes de recibir un requerimiento de pago: multa económica fija de €100
- Tras recibir un requerimiento de pago: multa económica fija de €200
Si el resultado de la declaración tardía del IVA es positivo, se aplicará un recargo o penalización sobre el importe adeudado. Antes de recibir un requerimiento de pago, se aplicará un recargo porcentual sobre el importe adeudado:
- Entre 1 día y 3 meses: 5 %
- Entre 3 meses + 1 día y 6 meses: 10 %
- Entre 6 meses + 1 día y 12 meses: 15 %
- Más de 12 meses + 1 día: 20 % + intereses de demora del 4.0625 %
Después de recibir un requerimiento de pago, la AEAT impondrá una sanción económica en función de la gravedad de la situación. Las multas oscilan entre un mínimo del 50 % para las infracciones leves y un máximo del 150 % para aquellas que se consideran muy graves.
Cómo Pueden las Empresas Evitar las Sanciones Relacionadas con el IVA
Estos son algunos consejos para garantizar que las empresas cumplan siempre con sus obligaciones en materia de IVA:
- Declara el IVA a tiempo
- Infórmate sobre las tasas de IVA de España
- Acuérdate de utilizar el modelo 347
- Ingresa la información correcta
- Cobra los importes correctos de IVA
- Mantente al día sobre cualquier cambio normativo