Estás pensando en adquirir un software de contabilidad electrónica porque te recomendaron o has escuchado que hoy en día las pequeñas y medianas empresas pueden gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software.
Sin embargo, te surgen dudas como ¿Qué es?, ¿Para qué sirve?, ¿Cuál es el adecuado? Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de necesario en algunos casos particulares.
Beneficios Clave del Software Contable
Cualquier software de contabilidad debe ser capaz de guardar los datos de los clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente, permitiendo que los cobros sean automatizados, al igual que el pago de nóminas, el cálculo del pago de impuestos, entre otros, por lo que ya nada será manual.
Los reportes y declaraciones financieras son un beneficio significante del software de contabilidad. Los dueños de negocios y gerentes de contabilidad crean reportes o declaraciones financieras al hacer clic en un botón, esto ahorra una cantidad inmensa de tiempo en comparación a manejar manuales o libros contables físicos para crear reportes financieros.
Automatización y Precisión
Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos y detectan errores. El software contable interpreta los datos y presenta de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, ello facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la contabilidad.
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El software de contabilidad debe generar un registro electrónico de cada usuario que accede a la información en el libro contable de la empresa, mientras que los controladores y gerentes de contabilidad pueden revisar el registro de auditoría para determinar qué empleado manejó cierta información.
Adaptabilidad y Facilidad de Uso
El software de contabilidad debe ser completamente adaptable a los requisitos de la empresa, pues cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías.
El software de contabilidad debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula, por lo que cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo.
La Contabilidad en la Nube
Toda la información contable debe poder guardarse en el software en la nube. La contabilidad en la nube es ya una realidad, debido a que cada vez más programas de uso empresarial están en la nube, desde las webs corporativas, hasta programas de contabilidad, de recursos humanos, etc.
Pasos para migrar a la contabilidad en la nube:
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- Organizar y planificar la migración de la información a la nube.
- Optar por la asesoría de un contador o consultor que trabaje con herramientas en la nube.
- Subir los datos contables a un Software de Gestión Online.
- Incluir a los colaboradores para que ayuden con la gestión.
- Delegar la seguridad de los datos a empresas de servicios cloud computing reconocidas en el mercado.
Microsoft Excel como Software de Contabilidad
Por si no lo sabías, la adquisición de un programa de gestión contable supone un importante ahorro de tiempo y un increíble aumento de la productividad. De hecho, contar con un buen equipo implica poder automatizar ciertas tareas como el registro de la contabilidad, la declaración del IVA, la facturación o la comunicación con el cliente.
De esta manera, Excel destaca por ser una solución ideal como software de contabilidad. Proporciona un gran número de ventajas. Excel es un programa ideal a la hora de presentar y gestionar datos cifrados que forma parte del paquete de Microsoft Office.
Muy popular como programa de gestión, esta herramienta es imprescindible para cualquiera que busque hacer su vida un poco más fácil. La principal ventaja de Excel es que facilita la creación de hojas de cálculo personalizadas.
Aplicaciones Diarias de Excel en la Contabilidad
Probablemente te estés planteando que para qué se usa realmente el programa Excel. Para darte una respuesta a tu pregunta, a continuación, te presentamos las características que ofrece este software de gestión.
El trabajo de oficina requiere dominar algún tipo de software. ¡Excel se encuentra entre los primeros nombres de la lista de softwares esenciales! Utilizado para llevar la contabilidad y registrar balances, así como ingresos y gastos, Excel permite dedicar una hoja de cálculo a cada tema que quieras, formando así un libro contable.
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Por lo tanto, de acuerdo con tus necesidades, podrás enumerar diferentes cuentas bancarias, cuentas de clientes o incluso cuentas anuales para configurar una contabilidad simple. De hecho, recuerda que cuando se trata de contabilidad, lo importante es ser organizado. También puedes desplazarte fácilmente entre hojas para trabajar con los datos.
Características de Microsoft Excel
- Ordenación de datos.
- Vínculos entre documentos.
- Funciones matemáticas.
- Agrupaciones.
- Fijación de líneas.
- Gráficos.
- Fórmulas personalizadas.
- Entre otras...
Aunque Excel es muy práctico para gestionar la contabilidad de una empresa, también está a disposición de particulares. Aunque puede parecer complejo para los principiantes, en realidad es más fácil de usar de lo que parece.
Organiza las hojas de cálculo según tus necesidades. Posteriormente, organiza el plan de cuentas general de tu empresa (más que suficiente para los autónomos) u obtén una visión comercial de tus acciones, por ejemplo. Te ayudará con la gestión de inventario, la realización de cotizaciones y facturas y todas las demás operaciones contables. ¡Las posibilidades son ilimitadas!
Software Contable en el Mercado Mexicano
En la actualidad el mercado mexicano del software contable está poblado por diversas soluciones que conviene estudiar a fondo antes de decidirse por una. El giro de la empresa, la integración de los registros contables obligatorios, el soporte de consultores o la relación costo-beneficio son algunos de los factores que han de incluir los empresarios en sus consideraciones.
Conoce los puntos fuertes y débiles de cada programa de contabilidad y descubre la solución que más se ajusta a tus necesidades. El software de contabilidad comprende los programas que ayudan a los empresarios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la documentación obligatoria a las autoridades competentes, cumpliendo con los requisitos formales y legales vigentes en cada país.
En México su uso se ha visto incrementado por las nuevas disposiciones de Contabilidad Electrónica del SAT publicadas en 2015 (y actualizadas en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a digitalizar sus cuentas y a presentarlas también de forma electrónica.
Las empresas que, a pesar de sus probadas ventajas en términos de practicidad, no los habían implementado aún se vieron de pronto ante la necesidad de aprender a usarlos y enseñar también a sus empleados.
Diversos fabricantes de software en todo el mundo, también del área hispanohablante, se han especializado en los llamados sistemas ERP (Enterprise Resource Management), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos -o permiten su integración en módulos- que, en algunos casos, además de la contabilidad, también permiten gestionar los inventarios o la facturación.
Tipos de Software Contable Disponibles
Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. Dada la gran variedad de soluciones, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las necesidades de todas las empresas.
Antes de decantarte por un tipo u otro de software será conveniente que analices tus necesidades. Para ello hemos sintetizado a continuación varias consideraciones que podrán serte de utilidad.
Consideraciones al Elegir un Paquete Contable
Tanto si deseas cambiar de programa como si comienzas tu andadura como empresario o independiente, por poco que investigues te darás cuenta de que la oferta es inmensa y muy variada. Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa contable no está en su precio, sino en el tiempo que tomará su implementación y su incorporación a los procesos.
Dicho esto, enumeramos los criterios más relevantes que puedes tomar en cuenta:
- Evaluar las necesidades: gestionar inventarios, facturar, gestionar las cuentas por cobrar o por pagar, llevar un registro de los activos y seguir su depreciación contable, elaborar reportes de contabilidad en tiempo real o visualizar los informes financieros gráficamente son algunas de las tareas que podrían interesarte.
- Tamaño de la empresa: hay programas que abarcan todos los aspectos de la administración empresarial y ofrecen la posibilidad de administrar varias empresas con una sola licencia, y los hay que solo ofrecen licencia para un solo usuario y se limitan a la gestión contable.
- Tareas que debería realizar (en su mayor parte): informes financieros y fiscales, declaraciones de acreedores y deudores, estados de flujo de caja, estados mensuales, cuentas de ganancias, pérdidas y balances.
- Coordinación con el SAT: un programa contable debería generar automáticamente los documentos contables que exige el SAT (Pólizas Contables, Balanza de comprobación y Catálogo de Cuentas) y convertirlos en formato .xml para poder ingresarlos en el Buzón Tributario de la página del SAT con la firma electrónica (FIEL). Estos registros indican el estado contable, fiscal y financiero del negocio y son necesarios para calcular los impuestos.
- Adecuado al giro de la empresa (o adaptable), porque este determina el régimen tributario y en consecuencia cambian los procedimientos de cálculo y las deducciones.
- Facturación timbrada: solo los PAC certificados (Proveedores autorizados de certificación) han sido autorizados por el SAT para asignar folios y sellar digitalmente las facturas.
- Capaz de analizar y actualizar la información en poco tiempo o en tiempo real, porque de este modo tus libros y reportes serán más confiables.
- Fácil de entender sin invertir en capacitación, flexible y escalable.
- Mejor relación costo-beneficio (ROI).
- Tiempo promedio de implementación en las estructuras y los procesos de negocio.
- Qué módulos incluye: para administrar inventarios, emitir facturas CFDI automáticamente, gestionar cobros y obtener reportes.
- Soporte de consultores, necesidad de instalación o mantenimiento especializados para funcionar.
Programas de Contabilidad Más Usados en México
Una vez tengas tu check list particular y hayas demarcado qué prestaciones te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras. A continuación tienes nuestra selección.
SAP Business One
Referente de software corporativo a nivel mundial, con este producto SAP ha desarrollado un programa muy completo para pymes que se adapta fácilmente a su crecimiento, pudiendo ampliarse con diversos módulos a medida que se va necesitando. Para las empresas más grandes esto puede suponer una desventaja puesto que, al tener que ampliar una funcionalidad algo limitada para ellas, el precio final podría superar al de otras soluciones más adaptadas a sus necesidades.
Implementado localmente o en la nube, SAP Business One integra la gestión de diferentes departamentos, cubriendo desde almacén e inventarios o compras a los servicios postventa, pasando naturalmente por la contabilidad. Su arquitectura modular lo convierte en un paquete versátil para empresas de las industrias del comercio, la distribución, servicios o manufactura.
La gestión de la contabilidad y las finanzas, de venta, de CRM, de compras o de creación de informes son algunos de los módulos que pueden implementarse.
COI Aspel
Esta es una solución integral para contadores 100 % mexicana. La empresa productora y distribuidora de soluciones administrativas de cómputo Aspel se estableció en 1981 y desde 1995 se expandió a América central y Suramérica.
Además, el registro contable está automatizado de modo que la información se mantiene siempre en el estado más actual y permite consultar el estado financiero actual de la empresa con diversos tipos de reportes, gráficas y documentos. Enlaza por interfaz con otros sistemas Aspel (NOI, CAJA, BANCO), así como a hojas de cálculo. El programa también permite gestionar gastos, ingresos y presupuestos en monedas diferentes.
Todo esto hace de COI Aspel la solución más popular hoy en día en México entre las pymes si bien, pese a todo, deja de responder a medida que la empresa va creciendo. Al no cubrir la gestión de las relaciones con los clientes, el programa no se ajusta a las empresas grandes o a aquellas que han de registrar pólizas en otras partes del mundo, algo que SAP hace mucho mejor.
CONTPAQi®
CONTPAQi® Contabilidad es un paquete contable desarrollado y lanzado por la empresa mexicana Computación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Guadalajara y apto para contadores y administradores de empresas.
Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Contabilidad Electrónica publicada en 2017 y con las NIF (Normas de Información Financiera). Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de contadores, si bien por su eficacia y funcionalidad se ajusta también muy bien a las exigencias de los autónomos y microempresas.
Estas son algunas de sus funciones:
- Elabora Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y Pólizas y genera archivos XML
- Genera la DIOT
- Reportes de impuestos, catálogos de cuentas (multinivel) y estados financieros.
- Asocia los nuevos CFDI Factura y CFDI Pagos a las pólizas para su contabilización
- Lleva el control de activos fijos, depreciaciones y depreciación acumulada.
- Múltiples reportes como catálogo de cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, movimientos y auxiliares del catálogo.
Alegra
Alegra es un software administrativo en la nube para autónomos, microempresas y pymes muy intuitivo y fácil de usar. Se trata de un programa de contabilidad y facturación que sirve para generar facturas, reportes (estados de resultados) y reportes automáticos del 606 y 607, administrar las cuentas bancarias, gestionar el inventario, controlar ingresos y pagos e incluso notificar a los deudores de la factura por pagar.
Alojado en los servidores de Amazon con la máxima seguridad, el programa permite trabajar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Si bien no es un programa para contadores tan completo como los anteriores, es un buen programa para gerentes, que podrán así enviar la data generada a su contador para cumplir con sus obligaciones de contribuyente.
miskuentas
Nuestro segundo paquete contable 100 % en la nube es miskuentas de la empresa mexicana Isco Digital, que se presenta como un software muy completo y eficiente compuesto por diez módulos que abarcan todas las áreas administrativas de cualquier n...