El Manual de Procedimientos Contables es un documento esencial que contiene la descripción detallada de las actividades que deben ser registradas en una empresa.
Importancia de los Manuales de Procedimientos Contables
En la actualidad, las empresas necesitan operar con eficiencia. Para ello, es crucial establecer el uso de manuales de normas, procedimientos y políticas contables. Estos manuales son necesarios para construir un sistema financiero confiable, coherente y acorde al propósito de la empresa, considerando su estructura, cantidad de operaciones, recursos, y la demanda de productos y servicios.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos o más de ellas (Padilla, 1996). Afirman Pérez Gutiérrez & Lanza González (2014) citado en Cortés, (2019), los manuales de procedimientos se utilizan para organizar y administrar el funcionamiento de cada una de las operaciones y actividades que se realizan de manera homogénea y que cada dirigente, funcionario y trabajador las conozca. Constituyen una herramienta básica para la coordinación y estructuración de las tareas propias de cada área, la forma en que éstas han de realizarse y todos los elementos que implican.
El manual proporciona al personal del área de contabilidad y demás áreas que intervienen los elementos necesarios para sustentar el registro correcto de las operaciones y presentación oportuna de los estados financieros, para la toma de decisiones.
En conclusión, un manual de procedimientos contables es un conjunto de instrumentos de comunicación que contienen en forma ordenada y sistemática la información, objetivos, estructura, funciones y procedimientos de una entidad, así como el control, y clasificación de las cuentas que son transmitidos al personal y sirven para normar su actuación y cumplimiento de metas. La finalidad del manual de Procedimientos Contables es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso.
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Sin embargo, es importante recordar que el manual no debe ser rígido, sino flexible. Debe adaptarse a la estructura de la empresa, modernizando los contenidos y ajustándose a las nuevas estructuras organizativas.
Características Clave de los Manuales de Procedimientos
- Información confiable, autorizada, precisa y uniforme.
- Claridad en los aspectos que no deben faltar en las Notas a los Estados Financieros.
- Contenido definido: objetivo, alcance, referencia de legislaciones.
Retomando a Machado Gudin (2020), los manuales de procedimientos tienen el contenido definido, el objetivo para el que se realizó, alcance hacia la empresa que lo emplea, referencia de las legislaciones que se tuvieron en cuenta para su elaboración y las que avalan la correcta elaboración y presentación de las Notas a los Estados Financieros.
Los manuales de procedimientos reflejan a su interior, siguiendo el criterio de Machado Gudin (2020), la claridad de los aspectos que no deben faltar en las Notas a los Estados Financieros de manera que se facilite el trabajo a cualquier especialista del área económica encargado de la elaboración de las mismas y por consiguiente garantizar la valoración cualitativa de los estados financieros con la claridad y oportunidad necesaria para permitir a los directivos trazar y ejecutar estrategias de desarrollo, políticas internas o medidas para la salud económica del grupo.
Principios Contables Fundamentales
Los manuales de procedimientos contables deben adherirse a ciertos principios contables fundamentales para garantizar la integridad y comparabilidad de la información financiera:
- Principio de Uniformidad: Obligatoriedad de mantener la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de valoración de los activos y pasivos para lograr la comparabilidad de las informaciones contables.
- Principio de Prudencia: Los ingresos o beneficios solo deben contabilizarse una vez devengados, mientras que las pérdidas y riesgos previsibles deben registrarse al tenerse conocimiento de los mismos.
- Principio de la No Compensación: Prohibición de compensar activos con pasivos e ingresos con gastos.
- Principio del Precio de Adquisición: Los hechos económicos deben registrarse por su precio de adquisición o costo real de producción.
- Principio de Periodo Contable: Las operaciones económicas se contabilizarán de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren.
- Principio de Entidad en Marcha: Los activos y pasivos informados en los Estados Financieros deben registrarse a sus valores históricos.
- Principio de Revelación Suficiente: Las informaciones contables deben mostrar con claridad y comprensión todo lo necesario para determinar los resultados de las operaciones de la entidad y su situación financiera.
Ejemplo de Aplicación en la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur
Para ilustrar la aplicación práctica de los manuales de procedimientos, se puede examinar el caso de la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur.
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Misión y Visión
Misión: Satisfacer las exigencias de los clientes mediante la comercialización de tabaco en rama beneficiado y productos agropecuarios, así como brindar servicios en la actividad agrícola con la calidad requerida, con una elevada gestión de los recursos humanos y financieros, contribuyendo a la sustitución de importaciones y al mejoramiento y conservación del medio ambiente.
Visión: Empresa líder reconocida en la comercialización de tabaco en rama y productos agropecuarios; aumentando sostenidamente la calidad en la prestación de los servicios agrícolas, elevando la competitividad del personal, el cuidado del medio ambiente e introduciendo los avances de la ciencia y la técnica, adaptándose a los cambios que ocurren en el entorno siendo una Entidad sostenible y sustentable en contante mejora.
Análisis del Uso del Manual en la Empresa
Para profundizar en el uso del manual en la empresa, se aplicó una encuesta en el departamento de contabilidad. Los resultados mostraron lo siguiente:
- El 60% de los encuestados considera que los procesos contables están bien identificados.
- El 43% sabe identificar lo que es un manual de procedimientos contables.
- El 70% contestó que existe un manual de procedimientos contables en la empresa, pero desactualizado.
- La mayoría de los trabajadores cree que los manuales son de gran importancia para el desempeño de la empresa.
- La frecuencia de actualización de los procedimientos contables varía, siendo anual o por modificación de normas lo más común.
- La confección de los procedimientos contables recae en un equipo multidisciplinario.
- El 74% contestó que el manual de procedimientos contables sí ayudaría a una mejor toma de decisiones.
Ejemplo de Objetivos y Usos Específicos
Transacciones Bancarias
Objetivos: Establecer los requerimientos mínimos que deben contener las transacciones de banco, los documentos de uso obligatorio, así como los datos a contener de carácter ineludible, establecido en el subsistema de banco, amparados por las Resoluciones 012/07 del Ministerio de Finanzas y Precios y la 101/11 del Banco Central de Cuba.
Uso y contenido: Representa la existencia de los medios monetarios depositados en las cuentas bancarias o en otras instituciones financieras autorizadas. Comprende todas las cuentas bancarias que se operan, ya sean en moneda nacional como extranjera, así como las de destino específico. Incluye los recursos depositados en otras entidades y en instituciones financieras, sin carácter de inversiones temporales. Se debitan por los depósitos de efectivo, cheques u otros documentos que representen efectivo y se acreditan por las extracciones y pagos efectuados.
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Inventarios
Objetivos: Establecer los requerimientos mínimos que deben contener las transacciones de inventarios, los documentos de uso obligatorio, así como los datos a contener de carácter ineludible, establecido en el subsistema de inventarios, amparados por la Resolución 011/07 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Uso y Contenido: Estas cuentas representan el valor de las existencias de recursos materiales destinados al consumo de la entidad o a su comercialización. En estas cuentas se registran entre otros, el valor de las existencias de materias primas y materiales, combustibles, partes y piezas de repuesto, envases y embalajes retornables, útiles y herramientas, producciones terminadas, mercancías para la venta, etc. Se debitan por las entradas de los recursos materiales y de producción terminada y se acreditan por las salidas de éstos, por insumos, ventas y pérdidas o faltantes. Donaciones entregadas.
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