La auditoría operativa, también conocida como auditoría de gestión, se ha convertido en una herramienta clave para el sector público. La crisis actual ha dado un lugar protagonista a algunos conceptos de la NGP, en particular los relacionados con la eficacia del sector público. Los ciudadanos necesitan saber que el gobierno gasta sus impuestos de manera inteligente y eficiente.
Con el surgimiento de la auditoría operativa como una fuerza cada vez más influyente en el sector público, numerosos tribunales de auditoría general buscaron asegurar que sus actividades fueran congruentes con las reformas del sector público y que las apoyaran. Así, en la situación actual, la auditoría operativa puede desempeñar un papel destacado. La auditoría del Estado, en especial la auditoría operativa, desempeñó un papel en la legitimización de los cambios en los controles gubernamentales en concordancia con la NGP; por ejemplo, al promover la idea de que los gobiernos deben ser más responsables en términos de resultados.
En esencia, auditar se convirtió en un componente legítimo de las buenas prácticas administrativas en una amplia variedad de campos. Sin embargo, el desarrollo de la auditoría operativa manifiesta diferencias entre los países. En la actualidad, la mayoría de las instituciones nacionales y regionales de auditoría pública incluye la auditoría operativa entre sus funciones.
Este ensayo analiza la labor de auditoría operativa que han llevado a cabo las instituciones regionales de auditoría (IRA) de Alemania, España y el Reino Unido. El objetivo es evaluar el desarrollo de la auditoría operativa en el ámbito regional y analizar los factores que explican las diferencias en sus desarrollos. Estudiar el desarrollo de la auditoría operativa dentro de su contexto social es el vehículo para comprender su configuración actual y su comparabilidad a través de distintos contextos.
Cuando la auditoría operativa se considera como un constructo social, varios temas requieren atención:
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- ¿Cómo se promulga la auditoría operativa?
- ¿Cuál es la naturaleza de los arreglos institucionales que sustentan la auditoría operativa?
- ¿Qué factores han activado la implementación de la auditoría operativa?
- ¿Cuál es la naturaleza de las limitantes que existen para el desarrollo de la auditoría operativa?
Este ensayo recurre a la teoría del actor-red (ANT, por sus siglas en inglés), en particular, a la sociología de la traducción. Centramos nuestro estudio en las IRA, pues al analizar la auditoría en el sector público es frecuente olvidarse de ellas. Exploramos Alemania, España y el Reino Unido porque representan diferentes culturas administrativas y porque el Reino Unido posee las IRA con mayor tradición en la auditoría operativa, mientras que Alemania y España son los países de la Unión Europea con mayor autonomía regional.
Teoría del Actor-Red y las Etapas de la Traducción
El creciente uso de la contabilidad de forma instrumental y el surgimiento de una "lógica de la auditabilidad" dentro del sector público no son inevitables, dependen de cómo se (re)presente la contabilidad como solución, qué se haya definido como el problema y cuáles sean las oportunidades para el cambio. La auditoría, como la contabilidad, constituye un fenómeno social, más que puramente técnico; por lo tanto, es importante estudiar la relación que existe entre las prácticas auditoras y el contexto social.
En cualquier transformación, el análisis de la compleja interacción entre las instituciones, los asuntos y los procesos es determinante para entender la práctica. Para estudiar la transformación, es necesario ocuparse del proceso por medio del cual la contabilidad o las técnicas auditoras, como la auditoría operativa, están sujetas a una traducción a discursos sociales, económicos y políticos más amplios. La ANT permite el estudio de las innovaciones en contabilidad por medio de un estudio del orden y el desorden que se producen cuando se lleva a cabo la introducción de la innovación.
La ANT se enfoca en los numerosos actos de traducción o invocación de resultados como parte de una narrativa que debe acontecer para poder crear, mantener o modificar cierta tecnología. La construcción de la auditoría operativa puede concebirse como un proceso colectivo, en el cual los distintos actores que contribuyen a su consolidación también actúan de muy diversa manera al aceptarla, adaptarla o impedirla. La ANT permite una inspección minuciosa de sucesos en apariencia discrepantes y demuestra que los actores que traducen una tecnología inevitablemente tratarán de materializar la idea al convertirla en las prácticas particulares que establecen como meta.
La ANT contempla la innovación como un proceso de "traducción". Durante este proceso, las interacciones entre los actores derivan en alianzas con el fin de perseguir una meta en particular. Existen cuatro etapas en el proceso de traducción: problematization (creación de problema), interessement (definición de actores), enrolment (búsqueda de grupos de apoyo o interés) y mobilization (puesta en marcha).
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En pocas palabras, la problematization se refiere a los esfuerzos del actor por convencer a los demás de que la innovación, en nuestro caso, la auditoría operativa, es la solución correcta. El interessement implica asegurar los intereses de los demás actores alrededor de la innovación y establecer los papeles que los distintos actores pueden desempeñar. El enrolment crea una alianza entre las redes para llegar a un acuerdo entre los grupos de interés con respecto a sus intereses en la tecnología. Finalmente, la mobilization supervisa que el interés siga siendo más o menos estable.
Durante este proceso, la identidad de los actores, la posibilidad de interacción y el margen de maniobra se negocian y delimitan constantemente. La problematization parte de un problema para el cual la auditoría operativa es la solución. No hay duda de que, durante las décadas de 1980 y 1990, la mayoría de los países europeos trató de alejarse del modelo legal de la burocracia del Estado hacia el modelo emprendedor. Incluso en la actualidad, la creciente presión para incrementar la eficiencia debido al estrés fiscal y a los déficit presupuestarios es algo común a todos los países.
La tendencia hacia un enfoque gerencial para operar los servicios públicos aumentó la importancia de la información de desempeño y las instituciones de auditoría requerían, cada vez más, ya fuera verificar la información de desempeño existente o generar su propia información. Las reformas de la NGP transformaron los valores, prácticas y estructuras previas en "objetos auditables externamente", al configurar la gestión para que fuera propicia a la inspección y la evaluación.
La auditoría operativa se traducía a los términos y objetivos del discurso político para estimular la acción o el cambio en el ámbito de la contabilidad y se consideraba como una mejora posible para el desempeño del sector público. Los regímenes del sector púbico están incrustados en contextos históricos e institucionales específicos de acuerdo con su nacionalidad, que condicionan la naturaleza de sus respuestas a los procesos actuales de cambio económico y social, y a la realineación ideológica global.
Una vez que la auditoría operativa se vislumbra como la solución para ciertos fallos del sector público, es necesario definir qué actores la pondrán en marcha. Durante el interessement, se espera que las IRA adopten esta nueva tecnología como parte de sus funciones. Resulta innegable que el empleo de la auditoría como mecanismo de control ha crecido, y que un número cada vez mayor de unidades o divisiones gubernamentales está siendo evaluado.
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Las instituciones de auditoría cambiaron su papel de ser simples guardianas financieras a incluir el análisis de la economía, la eficiencia y la eficacia del sector público.
Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
Importancia de los Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Técnicas de Auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse. También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
La evaluación del control interno y las pruebas de auditoría se realizan mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
Pruebas de Auditoría
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Algunas de estas pruebas son:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos para verificar la exactitud de las obligaciones fiscales.
- Revisión de conciliaciones cruzando la información fiscal con el estado financiero real.
- Identificación de pasivos no registrados en el periodo de auditoría.
- Confirmación de datos con terceras partes involucradas en los negocios de la organización.
- Pruebas de corte para comprobar la integridad de los datos auditados.
- Pruebas de operatividad para verificar las prácticas de la empresa y los riesgos financieros.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para identificar áreas de mejora.
- Delimitación de funciones para asegurar un óptimo desempeño de cada colaborador.
- Pruebas de diseño para comprobar la efectividad de los exámenes de auditoría.
Técnicas de Auditoría: Aliadas de los Auditores
Las técnicas de auditoría son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general: Análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección: Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación: Calificación de los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Certificación: Fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Ejemplos de Procedimientos de Auditoría
En la industria farmacéutica, los procedimientos son rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y el control de calidad para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM). En la industria de los espectáculos, uno de los procedimientos es la auditoría forense, que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera. En el sector retail, los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo.