Durante el proceso contable y, especialmente, al término de cada ejercicio fiscal, es fundamental asegurarse de que todos los movimientos y transacciones se hayan registrado y afectado correctamente en los sistemas CONTPAQi®. La existencia de "movimientos sin afectar" puede generar problemas significativos, impidiendo procesos clave como el cierre del ejercicio.
La Importancia del Cierre de Ejercicio Contable
Al término del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. Este proceso CONTPAQ i® CONTABILIDAD lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio.
Movimientos Sin Afectar que Impiden el Cierre
Durante el mes de diciembre se tienen que preparar todos los sistemas para iniciar de manera adecuada el siguiente año fiscal. Uno de esos procesos son los cierres anuales dentro de los Sistemas de CONTPAQi® Contabilidad, Bancos y Comercial Premium.
Como parte de nuestros servicios les presentamos las causas mas comunes de problemas al ejecutar estos procesos.
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En CONTPAQi® Contabilidad: Pólizas sin afectar y Cuenta de Cuadre
Para realizar la póliza de cierre verifique que: No existan pólizas sin afectar. Es crucial que todas las pólizas estén debidamente capturadas y afectadas en el sistema.
Asimismo, para la póliza de cierre, un requisito fundamental es que no existan movimientos en la Cuenta de cuadre. La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Existen movimientos en la cuenta de cuadre al ejecutar el proceso de póliza de cierre. Esto sucede cuando se tienen pólizas que no están cuadradas de manera correcta. Para poder encontrar estos movimientos entre todas nuestras pólizas iremos a menú cierre - estado del negocio y botón cuentas de cuadre. Esto nos mostrará un reporte en donde veremos las pólizas que tienen movimientos en cuenta de cuadre.
En CONTPAQi® Comercial: Documentos Sin Afectar
En Comercial pueden quedar documentos sin saldar de manera correcta. Esto se manifiesta cuando existen documentos sin afectar, lo que impide que se pueda cerrar el ejercicio. Para poder corregirlo debemos de ejecutar: Comercial: menú procesos - afectación de saldos en forma masiva de todo el ejercicio. Posteriormente podrán cerrar el ejercicio.
Nota: En el 90% de casos se soluciona con la utilería, pero si aun después de correrla te sigue marcando documento sin afectar, tendrás que entrar en base de datos en las tablas de documentos para cambiar el estado de afectado. Al ser un proceso muy delicado ya que afecta varias tablas te recomendamos comunicarte con un asesor para que te pueda auxiliar.
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En CONTPAQi® Bancos: Ejercicios sin movimientos
En Bancos no podemos dejar un ejercicio sin ningún movimiento, esto se debe a que tenemos activa la casilla en redefinir empresa de que asuma el mismo ejercicio contable. También podemos evitarlo capturando un único documento en el ejercicio actual de bancos para poder cambiar el ejercicio.
La Póliza de Cierre: Clave para un Cierre Exitoso
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar.
Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
Para realizar la póliza de cierre Ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre. Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y por lo tanto no podrá realizarse el cierre del ejercicio. Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
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El Periodo de Ajustes (Periodo 14)
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio y es el periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo. Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
La póliza anual de resultados se genera en el periodo 14.
Requisitos Previos al Cierre del Ejercicio
Antes de iniciar con el proceso del cierre, debes verificar lo siguiente:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa, los demás usuarios, deberán estar fuera de esa empresa.
- Respalda la empresa. Es importante respaldar la empresa antes de cambiar el periodo y antes de realizar cualquier proceso de cierre.
- Verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
Consideraciones para el Cambio de Periodo
El periodo vigente puede cambiarse de forma manual o bien, de forma automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos entonces se podrá cambiar, de forma manual, el periodo vigente. Si se utilizan periodos cerrados, entonces el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”; si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas: “Permitir modificar periodos anteriores” y “Permitir modificar periodos futuros”. Después de esto, guarda los cambios.
Para cambiar al periodo de ajuste realiza cualquiera de las siguientes acciones: Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”. También puedes ir al menú Cierre, submenú Cambiar periodo. Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar.
Resumen de Problemas Comunes y Soluciones
| Sistema | Problema Común | Causa/Descripción | Solución Sugerida |
|---|---|---|---|
| CONTPAQi® Contabilidad | Movimientos en la cuenta de cuadre o pólizas sin afectar | Pólizas no cuadradas correctamente (cargos y abonos diferentes) o no finalizadas. | Verificar menú cierre - estado del negocio y botón cuentas de cuadre. Asegurarse de que no existan pólizas sin afectar. |
| CONTPAQi® Bancos | Ejercicio sin movimientos | Casilla "asuma el mismo ejercicio contable" activa en redefinir empresa, con ejercicio actual sin registros. | Capturar un único documento en el ejercicio actual de bancos para poder cambiar el ejercicio. |
| CONTPAQi® Comercial | Documentos sin afectar | Documentos sin saldar correctamente o procesos de afectación incompletos. | Ejecutar Comercial: menú procesos - afectación de saldos en forma masiva de todo el ejercicio. En casos persistentes, contactar a un asesor para intervención en base de datos. |
Con estas recomendaciones esperamos que no tengas problemas al momento ejecutar tu proceso de cierre de ejercicio.