La auditoría gubernamental es una actividad profesional multidisciplinaria ejercida por órganos fiscalizadores respecto al objeto auditado y está sujeta al cumplimiento de principios elementales comunes.
Tipos de Auditoría
En el sector gubernamental existen tres tipos de auditorías: la financiera, la de desempeño y la de cumplimiento.
- Auditoría financiera: Se enfoca en determinar si la información financiera de un ente se presenta de conformidad con el marco normativo.
- Auditoría de desempeño: Se enfoca en determinar si las acciones, planes y programas institucionales se realizan de conformidad con los principios de economía, eficiencia, eficacia y si existen áreas de mejora.
- Auditoría de cumplimiento: Se enfoca en determinar si un asunto en particular cumple con las disposiciones legales y normativas aplicables.
Los organismos auditores pueden llevar a cabo auditorías u otros trabajos sobre cualquier asunto relevante que se vincule con las responsabilidades de quienes administran los recursos públicos. Estos trabajos pueden incluir la elaboración de informes sobre los resultados cuantitativos, cualitativos y las consecuencias que se derivan de las actividades de prestación de servicios, informes de sostenibilidad, requerimientos de recursos futuros, apego a las normas de control interno, auditorías en tiempo real de proyectos u otros asuntos de los entes públicos.
Los organismos auditores también pueden realizar auditorías combinadas, incorporando aspectos financieros, de desempeño y/o de cumplimiento.
Etapas del Proceso de Auditoría
El desarrollo de las auditorías comprende las etapas de: planeación, ejecución, informe y seguimiento, las cuales se describen a continuación.
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Etapa de Planeación
En esta etapa de la auditoría se diseña una estrategia global que permite al equipo auditor maximizar los recursos humanos disponibles, estableciendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, asimismo, se identifican las áreas de mayor riesgo que son susceptibles de revisar y se determina el objetivo de la auditoría.
La planeación de una auditoría específica incluye aspectos estratégicos y operativos. Estratégicamente, la planeación debe definir el alcance, los objetivos y el enfoque de la auditoría. Los objetivos se refieren a lo que la auditoría tiene previsto lograr. El alcance se relaciona con la materia y los criterios que los auditores utilizarán para evaluar e informar sobre el mismo, y está directamente relacionado con los objetivos. El enfoque describirá la naturaleza y alcance de los procedimientos que se usarán para reunir la evidencia de auditoría.
Operacionalmente, la planeación implica establecer un cronograma para la auditoría y definir la naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos de auditoría. Durante la planeación, los auditores deben asignar a los miembros de su equipo de manera apropiada e identificar otros recursos que se pueden requerir, tal es el caso de expertos en la materia.
Es importante destacar que, aunque durante la etapa de planeación se define el objetivo, el alcance, y el enfoque de la auditoría e implica establecer el programa de actividades, los procedimientos, la temporalidad en que se desarrollará la auditoría y los auditores designados para llevarla a cabo; esta etapa debe ser flexible a efecto de realizar ajustes en caso de ser necesario.
Asimismo, se resalta que la ejecución exitosa de una auditoría depende de una adecuada planeación, la cual permitirá coordinar al equipo auditor, evitar el desperdicio de tiempo y aplicar los procedimientos oportunamente.
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Etapa de Ejecución
Esta etapa se inicia con la ejecución del programa de trabajo, se obtiene información del sujeto auditado, se aplican los procedimientos y técnicas de auditoría.
Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. La selección de procedimientos dependerá de la evaluación del riesgo o del análisis del problema.
Para determinar si el objeto de la revisión cumple con los criterios correspondientes, el auditor puede allegarse de evidencias de auditoría tales como: registros de operaciones y comunicaciones en papel y en forma electrónica, así como testimonios orales o escritos hechos al sujeto auditado.
Asimismo, se aplican diferentes técnicas para obtener evidencia de auditoría, entre las que se pueden incluir la inspección, observación, indagación, confirmación, recálculo, repetición, procedimientos analíticos y/u otras técnicas de investigación.
Por lo que hace a la evaluación del auditor sobre la evidencia, ésta debe ser objetiva tomando en consideración tanto los factores cuantitativos como los cualitativos, respetando la confidencialidad de la información y comunicando al sujeto auditado los resultados sobre el asunto o sobre la información de la materia auditada.
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Es así como el equipo auditor desarrolla y concluye las actividades programadas, teniendo como soporte los papeles de trabajo correspondientes, en los cuales plasmará los datos con la información documental que se obtenga.
Etapa de Informe
Una vez concluida la etapa de ejecución, se debe preparar el pliego, informe de resultados o dictamen, según la denominación que se le dé por el órgano fiscalizador, concentrando las evidencias que sustentarán los hallazgos de auditoría, que pueden ser: observaciones y/o recomendaciones, generadas con motivo del examen que realizó el equipo auditor y que se darán a conocer al sujeto auditado, para la respectiva solventación y/o atención, promoviendo con ello la mejora continua de su gestión.
Lo que se plasma en el citado documento es la opinión profesional respecto de la revisión de toda la información y evidencias proporcionadas, después de haber aplicado los procedimientos programados y los incorporados durante la etapa de ejecución.
El proceso de auditoría incluye la preparación de un informe para comunicar los resultados de auditoría a las partes interesadas y, en su caso, a la ciudadanía. El propósito también es facilitar las acciones de seguimiento y de naturaleza preventiva y correctiva.
Los informes deben ser fáciles de comprender, claros, concretos, y objetivos, e incluir solamente información que esté sustentada con evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente, relevante y garantizar que los resultados se pongan en perspectiva y dentro de contexto.
La forma y el contenido de un informe dependerán de la naturaleza de la auditoría, los usuarios previstos, las normas aplicables y los requerimientos legales. Las facultades del organismo auditor y otras leyes o regulaciones relevantes pueden especificar el diseño o redacción de los informes, los cuales pueden realizarse de forma breve o extensa.
Los informes en formato extenso generalmente describen en detalle el alcance, los hallazgos y los resultados de la auditoría, incluyendo las consecuencias potenciales y recomendaciones que permitan tomar acciones preventivas y correctivas.
A continuación, se relacionan algunos de los elementos que se pueden incluir en los informes (sin ser limitativos y no necesariamente en el mismo orden), tomando como referencia los señalados en las NPASNF para una auditoría de cumplimiento:
- Título
- Destinatario
- Antecedentes
- Alcance
- Identificación o descripción del objeto
- Criterios de selección
- Identificación de las normas de auditoría aplicadas al realizar el trabajo
- Procedimientos de auditoria
- Resultados y conclusiones
- Comentarios del ente público auditado (según proceda)
- Acciones o Recomendaciones (según proceda)
- Fecha del informe
- Firma
Además de lo anteriormente expuesto, en el informe de resultados se debe especificar cuál fue el marco normativo que se utilizó para determinar el criterio aplicado en el análisis, lo que permitirá evidenciar que se actuó con legalidad, objetividad e imparcialidad durante el proceso de auditoría.
Etapa de Seguimiento
Una vez que el equipo auditor ha dado a conocer el informe de resultados con las observaciones y/o recomendaciones, el sujeto auditado deberá responder, dentro de los plazos establecidos, sobre las acciones que ha adoptado para solventar las observaciones y/o atender las recomendaciones resultantes en la auditoría que le fue practicada.
En esta etapa se da seguimiento a los casos de incumplimiento, promoviendo la implementación de acciones preventivas, correctivas o ambas, que generan un valor agregado a los procesos administrativos del sujeto fiscalizado.
Alcance de la Auditoría Administrativa
En general, el alcance de la auditoría administrativa se debe definir con base en un análisis costo-beneficio. De tal forma que los beneficios de la Auditoría superen a los costos de la misma. El personal que se requiere para una Auditoría administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas áreas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud.
Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
Frecuencia de la Auditoría
Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoría y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer la frecuencia de la auditoría administrativa será el tipo de organización.
Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, o cuando los recursos que utiliza son costosos, la auditoría administrativa debe ser más frecuente. Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuman gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves o de que éstos lleguen a arraigarse, es recomendable aplicarla cada dos años.
Para organizaciones relativamente estables, la auditoría puede llevarse a cabo cada tres años. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
| Tipo de Organización | Frecuencia Recomendada |
|---|---|
| Organización con cambios tecnológicos rápidos o recursos costosos | Cada dos años |
| Organización relativamente estable | Cada tres años |