La Auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización. Es una constante en la organización.
Todo con la intención de lograr una eficiencia administrativa. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Metodología para realizar una Auditoría Administrativa
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
1. Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios. En esta etapa se define el propósito de la auditoría.
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¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo
- Factores a revisar
- Fuentes de información
- Investigación preliminar
- Preparación del proyecto de auditoría
- Diagnóstico preliminar
Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar
Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Fuentes de información externas
- Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
- Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar
El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
- Determinar las necesidades específicas.
- Identificar los factores que requieren atención.
- Definir estrategias de acción.
- Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
- Especificar el perfil del auditor.
- Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Propuesta técnica
- Tipo de auditoría que se pretende realizar.
- Alcance: Áreas de aplicación.
- Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.
- Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
- Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos.
- Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
- Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
- Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
- Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
- Resultados: Beneficios que se espera lograr.
- Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo
- Identificación: Nombre de la auditoría.
- Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
- Area(s) Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
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- Creación de la organización.
- Cambios en su forma jurídica.
- Conversión del objeto en estrategias.
- Manejo de la delegación de facultades.
- Modificaciones a la estructura organizacional.
- Programación institucional.
- Nivel de desarrollo tecnológico.
- Desempeño registrado.
- Logros alcanzados.
2. Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de Recolección de Información
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
- Investigación documental
- Observación directa
- Acceso a redes de información
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Cedulas
Investigación documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
- Áreas (población ingresos factores limitantes).
- Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, característica).
- Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado.
- Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Observación directa
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
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La entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo.
Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
- Identificación de la auditoría.
- Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
Tipos de evidencia
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Características de la evidencia
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes situaciones: Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Supervisión
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de auditoría.
Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito. Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar los siguientes criterios:
- Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
- Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de la...
Alcance y Frecuencia de la Auditoría Administrativa
En general, el alcance de la auditoría administrativa se debe definir con base en un análisis costo-beneficio. De tal forma que los beneficios de la Auditoría superen a los costos de la misma. Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
El personal que se requiere para una Auditoría administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas áreas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud.
Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoría y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer la frecuencia de la auditoría administrativa será el tipo de organización. Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, o cuando los recursos que utiliza son costosos, la auditoría administrativa debe ser más frecuente.
Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuman gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves o de que éstos lleguen a arraigarse, es recomendable aplicarla cada dos años. Para organizaciones relativamente estables, la auditoría puede llevarse a cabo cada tres años. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.