Seguramente a lo largo de tu vida has visualizado varios negocios que te gustaría montar pero no has llegado a concretarlos y varios de ellos ya has terminado por olvidarlos o siguen dando vueltas en tu cabeza, esperando a que tengas el tiempo suficiente para emprenderlos. O tal vez se te ha pasado por la mente escribir un libro, aprender un nuevo hobby, hacer más ejercicio para tener el cuerpo soñado, hacer una dieta para alcanzar el peso ideal o realizar un proyecto personal. Pero ninguno de ellos los has completado.
Y es que a pesar de lo claro que los has tenido, de las ganas que les hayas puesto y de lo mucho que hayas pensado en ellos, no los has logrado. Lo que tienen en común este tipo de situaciones es que son sueños y proyectos personales, para los cuales tenemos todo el tiempo del mundo y, aunque pudiéramos hacerlos cuando quisiéramos, no tenemos una fecha límite para terminarlos. Y este es su principal problema. Lo paradójico es que estas cosas generalmente son importantes para nosotros, de verdad las queremos hacer y nos ayudan a alcanzar nuestras metas o a vivir la vida que queremos.
La solución para que esto no te pase es que te fijes fechas límites para alcanzar todas las cosas que quieres lograr. No importa lo grande o pequeña que sea tu meta. No importa lo simple o lo compleja que sea. Si quieres tener éxito en tu vida, lo importante es que te fijes para todo una fecha máxima de ejecución. Con ello lograrás alcanzar tus objetivos y todo lo que te propongas. Esta es la clave.
La Esencia de las Fechas Límite: Por Qué Son Cruciales
Cuando no tienes una fecha límite para algo, normalmente le dedicas un buen tiempo el primer día. Quizás un poco menos el segundo, un poco menos el tercero y, con el pasar de los días, vas perdiendo el interés, te vas aburriendo y terminas por olvidarlo. Además, como sabes que no tienes que cumplirle a nadie ni una fecha en la cual responder por el entregable, dejas que otras actividades del día a día llenen tu agenda y tu lista de pendientes, haciendo que eso, que supuestamente era tan importante, se vaya quedando a un lado. Pues todo lo que uno puede hacer después, tiende a procrastinarlo.
No en vano, en el manejo del tiempo existe la llamada Ley de Parkinson, que indica que las tareas se alargan tanto como el tiempo que les demos para ejecutarlas y por ello hay que fijarles un tiempo límite. Además, cuando el tiempo para algo es ilimitado, seguimos trabajando en las cosas sin ponerles un fin. Y, generalmente, después de mucho tiempo perdemos el interés en dicho proyecto y no lo terminamos. Abortamos las cosas y las dejamos a mitad de camino.
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Por el contrario, cuando tenemos una fecha límite para alcanzar una meta, terminar un proyecto o una actividad, sentimos la presión o la obligación de cumplir con ella. Y cuando somos nosotros los que nos fijamos dicha meta, es como si nos generamos nosotros mismos esa sana presión para trabajar, para concretar, para terminar y lograr el resultado esperado. Una fecha límite estricta nos cambia la forma cómo vemos las tareas. Una fecha límite nos obliga a trabajar. Cuando tenemos que entregar o terminar algo para una fecha determinada, nos dedicamos, nos enfocamos en los aspectos más importantes y lo sacamos adelante.
No en vano algunas personas manifiestan que son más productivas cuando trabajan bajo presión. Y es precisamente por sentir que no tienen otra opción que dedicarse a la tarea que les corresponde cuando ya no pueden aplazar más. Sé que algunos deben estar pensando que una fecha límite muy ajustada podría llevar a que la calidad de los resultados no sea tan buena. Que el afán por terminar algo rápido, y no incumplirnos nuestra propia meta, puede conducirnos a la mediocridad. Pero no es así. Sin una fecha límite estricta las tareas se alargan y la calidad no mejora realmente. Recuerden que la tercera ley de la eficacia dice que la calidad de los resultados tiene una curva en forma de ’S’ y que a lo largo del tiempo, una vez se pasa un punto de inflexión, los resultados no mejoran mucho en calidad aunque sí consumen una gran cantidad de nuestro tiempo.
El Impacto de No Cumplir las Fechas Límite
No cumplir con una fecha límite puede tener graves consecuencias para su reputación, productividad y relaciones en el trabajo. Las fechas límite son marcapasos de gestión extremadamente importantes en cualquier campo. Ayudan a motivar e implementar buenas prácticas hacia la finalización apropiada de proyectos. También, crean un amplio terreno para conversaciones entre miembros del equipo hacia terminar una tarea antes de la fecha final. Así que, la habilidad de cumplir fechas límite es un criterio para obtener y mantener cualquier trabajo. Incluso aparece en preguntas de entrevista.
¿Cuál es el problema con las fechas límite? La investigación ha mostrado que el 37% de fallas de proyecto son debido a una falta de metas claras y el 41% de organizaciones reportan gestión de proyecto pobre. Según un estudio publicado por Hive, el 70% de las organizaciones han sufrido al menos el fracaso de uno de sus proyectos en los últimos 12 meses. ¿Qué tenían en común todos los proyectos que fracasaron? No fueron capaces de cumplir las fechas de entrega. El informe de PMI Pulse of Profession de 2017 afirma que la falta de claridad es el problema más común que causa que un proyecto fracase.
Estrategias Efectivas para Cumplir Fechas Límite
Gestión Personal de Metas y Proyectos
Para evitar perder plazos, establece un sistema de gestión de tareas, define prioridades, usa recordatorios y calendarios, mantén una comunicación eficiente y estate abierto a ajustar planes según sea necesario. La planificación y organización es clave en este proceso. Debes ordenar tus ideas, fechas y actividades de manera coherente para de esta forma administrar satisfactoriamente tus tiempos y sacar provecho a tu rendimiento. Para ello es fundamental el uso de las herramientas adecuadas.
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Aplica esta recomendación para tus grandes metas. Define para cuándo vas a escribir ese libro que tienes en mente, cuándo vas a abrir ese canal de podcast en que tanto has pensado, cuándo vas a realizar ese viaje que tanto has soñado o cuando vas a abrir ese negocio tan anhelado. Y ponte a trabajar en ello. Elabora un plan detallado para alcanzarlo. Con una meta volante cada día, cada semana, cada mes. Trabaja para ello y seguro que lo vas a lograr.
Usa esta técnica también para actividades y proyectos personales más cotidianos. Piensa en qué actividades, que te estén costando, te puedes poner fechas límite teniendo muy presente la clave para fijarte metas. Por ejemplo, leer un capítulo de un libro cada día de la semana, dejar tu bandeja de correo vacía todos los días a las 6 de la tarde o practicar 15 minutos de un segundo o tercer idioma antes de acostarte. Y hazlo siempre, sin excusas, y sin autosabotearte.
No te hagas trampa. Nunca quebrantes la fecha o el tiempo límite que te pusiste. Es por tu propio bien. Algunas veces va a ser difícil y doloroso, pero si lo rompes el único que perderá serás tú mismo. Evita que cualquier cosa se interponga entre tú y tus metas. No importa lo que sea. No dejes que la tentación de procrastinar te gane. La vida es muy corta. Aprovecha cada minuto que tienes para crear, para vivir, para disfrutar, para compartir. No sabemos cuánto tiempo nos queda y si sigues aplazando todo aquello que quieres quizás nunca lo logres.
Un serio problema asociado a la desorganización crónica típica del Déficit de Atención del Adulto, es el mal manejo del tiempo. Uno de los obstáculos del TDAH es lo que Russell Barkley llama “ceguera del tiempo”.
Si el objetivo, meta o tarea, es muy amplio o complejo, esto puedes hacerlo diseccionando el objetivo por partes para ir, de esta forma, adelantando. Te sugerimos que dividas el proyecto en una serie de hitos más pequeños y fijes distintas fechas límites para cada uno. Asigna una mini-fecha límite a cada uno de estos sub-pasos. Así vas a crear un sentido de urgencia mayor y más temprano.
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Es posible que en ocasiones la procrastinación nos lleve al límite, y luego tengamos que correr para lograr cumplir con los plazos. Una manera efectiva de combatir esta situación, es implementar algunas fechas límites falsas anticipadas. Si estableces tiempos de finalización, que sean al menos un día antes de la fecha límite real, vas a transitar el proceso con mucha más tranquilidad.
Poder manejar nuestros tiempos es muy satisfactorio, pero si hay algo que debemos tomar en cuenta es que no todos somos igual de productivos en los mismo horarios, por este motivo, es fundamental que identifiquemos en qué rango nos sentimos más creativos y productivos para lograr un equilibrio entre las responsabilidades para cumplir con nuestras fechas límite de una manera satisfactoria y alcanzar los objetivos oportunamente.
El mindfulness es un entrenamiento que permite acabar con la dispersión de la mente, se realiza a través de la consciencia plena y la meditación. La práctica habitual de esta disciplina ayuda a controlar el estrés y la ansiedad, por ende mejora las relaciones interpersonales. También ayuda a concentrarte y favorece la creatividad. La meditación permite calmar la mente, y una mente calmada tiene más espacio para generar ideas nuevas.
Prácticas Clave para la Productividad Diaria y la Gestión de Proyectos
Comienza tu día a tiempo
Es imperativo que comiences tu día temprano con una mentalidad fresca y energética. Si, puedes tener algo de espacio de maniobra para tráfico extra o una cola larga en el cafe, pero nunca llegues tarde a la oficina. La mayoria de empleados pasan el inicio de su dia en plataformas de redes sociales, haciendo cafe, y viendo peliculas en exceso. Para ser mas productivo, trata de llegar a la oficina antes de que suene la campana de inicio. Esto te permite tiempo amplio para revisar tu correo electronico, preparar tu mente para el trabajo del dia, y estar listo.
Aplicación útil: Alarmy. Es el despertador mejor calificado por muchas razones. La más importante siendo que no solo establece una alarma sino que tambien establece una mision. Para parar la alarma, tienes que completar la mision. Desde tomar una foto hasta sacudir el telefono 1000 veces para despertar tu cuerpo hasta caminar 20 pasos hasta resolver una pregunta de matematicas para arrancar tu cerebro. La alarma es increiblemente fuerte; asi que cualquier dormidor pesado o noctambulo no puede renunciar a sus llamadas persistentes y que golpean la cabeza.
Crea un horario realista
Las listas de pendientes siempre son buena idea. Ayudan a poner tus pensamientos en papel para visualizacion apropiada. Escribe todas las tareas que quieres hacer, sean de largo plazo, o mediano plazo, o corto plazo, e identifica sus fechas de vencimiento. Una vez que hayas hecho eso, senala las tareas que son indeleblemente importantes y prioriza en consecuencia. Mantenlo realista. No compiles demasiadas acciones para un dia. Date suficiente tiempo para que tu energia mental cambie de una tarea a otra manteniendo asi tu mente equitativamente estimulada. Aborda las faciles primero, da un impulso de confianza haber terminado una tarea. Es bueno actualizar la lista al final del dia, tachando elementos que han sido completados.
Aplicación útil: Trello. Te permite gestionar facilmente tus proyectos y listas de pendientes visualmente. Y es absolutamente gratuito. Puedes tener diferentes tableros para diferentes proyectos, con sus tareas y marco de tiempo. De esa manera tienes gestion visual de fecha limite de proyecto.
Bloquea distracciones
Frecuentemente perdemos fechas limite debido a distracciones y procrastinacion frecuente. Ser proactivo es una clave principal para cumplir fechas limite. Cuando estas trabajando en un proyecto, es bueno descubrir la causa de tus distracciones y, simultaneamente o subsecuentemente, deshacerte de ellas. Aunque, tenemos que mencionar, la mayor parte de distracciones enfrentadas por la mayoria de personas son de sus telefonos. Tienen el poder de sacar nuestras mentes del trabajo en cualquier momento.
Aplicación útil: Forest App. Es una aplicacion de productividad popular para ayudar a personas con su adiccion al telefono. Cuando quieres enfocarte, "plantas" un arbol. Mientras te enfocas en tu trabajo, de principio a fin, el arbol crece. Si abres tu telefono y sales de la aplicacion para hacer algo mas, tu arbol comienza a morir. Ganas monedas cuando tu arbol crece. Con esas monedas, puedes plantar arboles reales (Forest se asocia con organizaciones de plantar arboles del mundo real)!
Comunicate rápidamente
Como gerente de proyecto, es esencial asegurar que tus reuniones sean productivas y oportunas. Miembros del equipo deberian comunicarse entre si todos los dias con actualizaciones y tareas. Esto es para obtener informacion apropiada sobre el progreso del proyecto propuesto. Estas actualizaciones y habilidades de comunicacion rapida ayudan a detectar cualquier descuido o problema de antemano. De otra manera, podrias pasar minutos, incluso horas, escribiendo correos electronicos que no produciran resultados positivos. La comunicacion es una de las dependencias de tareas más importantes.
Aplicación útil: ScreenRec. Es facil de usar, navegar, y 100% seguro. Puedes grabar pantalla, compartir pantalla, videollamar, y capturar pantalla en lugar de escribir correos electronicos y notas largos. Crea una conversacion visual entre tu y tus companeros de equipo. Lo mejor de todo, los videos y capturas de pantalla que creas se guardan en una biblioteca en linea privada para referencia facil.
No hagas multitarea
Manten la carga de trabajo manejable. Los Gerentes de Proyecto tienen que ser responsables de eso. No trates de comprometerte en multiples tareas al mismo tiempo; te abrumaran y afectaran tu fuerza laboral relativa. Si tienes un ritmo especifico, trata de seguirlo todos los dias. Cuando haces multitarea, solo agregas multiples tareas a tu lista de pendientes y nunca logras verdadera satisfaccion con el trabajo hecho. Esto es porque no puedes dar tu atencion completa a cada tarea. Es un completo desperdiciador de tiempo! Si tienes muchas cosas que hacer, puedes comenzar con las tareas prioritarias.
Aplicación útil: Temporizador Pomodoro. Un temporizador Pomodoro en linea es una herramienta facil y personalizable que ayudara a evitar multitarea. Usa una tecnica de gestion de tiempo que divide trabajo en intervalos establecidos con descansos de 5 minutos entre ellos. Cada temporizador es 25 minutos por defecto. Este es el tramo perfecto de tiempo antes de que comiences a distraerte o sientas el impulso de procrastinar. Es una estructura eficiente de division de trabajo.
Manejo de Proyectos Complejos y Múltiples Fechas Límite
Por eso los Gerentes de Proyecto deciden las metas, delegan trabajo, y programan cronogramas estrategicos para cada tarea y proyecto especifico. Sin embargo, el peor problema frecuentemente enfrentado por gerentes de proyecto siempre ha sido la gestion de tiempo. La falta de gestion de tiempo lleva a: metas poco claras, tareas propuestas oscuras, y comunicacion inapropiada, e incluso procrastinacion. Cada uno de estos problemas, ya sea colectivamente o singularmente, lleva a mala gestion de proyecto.
Hay una necesidad innegable de planificar con antelación, y se recomienda que seas consciente de los procesos y tareas que necesitas llevar a cabo. Saber los plazos y objetivos del proyecto te puede ayudar a planificar con antelación. Antes de que el proyecto comience, es crítica una reunión del equipo para establecer los ya mencionados hitos. Estas pequeñas metas que establezcas van a ser decisivas para el éxito del proyecto.
Un estudio menciona que solo el 64% de los proyectos cumple sus objetivos. La Gestión de Proyectos Ágil (Agile) es el enfoque más eficiente a la hora de gestionar proyectos. Lo que hace el enfoque Ágil es dividir el proyecto en distintas partes más digeribles, llamadas ‘Sprints’. Si sigues estas iteraciones en orden, la eficiencia final del proyecto puede mejorar. A través del enfoque Ágil las organizaciones también pueden ver los resultados parciales de su inversión después de completar cada iteración. Todos los interesados en el proyectos dan feedback basado en esos informes, que se puede utilizar para mejorar el cómo se lleva a cabo el resto del proyecto.
Un equipo formado por miembros con las habilidades necesarias y el conocimiento adecuado es crucial para un proyecto. Después de diseñar el proyecto, deberías contratar a los individuos que vayan a ser más eficientes en cada una de las fases. Debes dedicar el tiempo suficiente a elegir a las personas adecuadas. No obstante, no vale solo con elegir el equipo correcto. Es necesario también promover el trabajo en equipo entre los individuos. Si los miembros del equipo se llevan bien, la productividad en los distintos procesos que se lleven a cabo será mejor. Si todo esto se consigue, los miembros se ayudarán entre sí con cada tarea. Si hay una sincronización perfecta, notarás que el proyecto va cumpliendo sus fechas.
Otro factor que ayuda a cumplir las deadlines es tener las herramientas correctas. Un software colaborativo de gestión te permite comunicarte con los otros miembros del equipo fácilmente. Algunas herramientas de gestión incluso te permiten dividir el proyecto en pequeñas porciones alcanzables. Esto te asegura que puedes planificar con tiempo eficientemente y completar los distintos hitos dentro de un proyecto. También son ideales para tener un control sobre los recursos asignados. El set de herramientas correcto te ayuda a mejorar tu eficiencia y tu productividad en el proyecto.
Siempre hay riesgos en los proyectos. Estos riesgos, si no se resuelven a tiempo, pueden tener severos efectos en el progreso del proyecto. Las consecuencias pueden conllevar el incumplimiento de fechas límite. Antes de empezar un proyecto, los riesgos se deben examinar y controlar. Después de analizar los riesgos, deben tomarse las medidas más efectivas. Junto con los riesgos, uno siempre debe tener en cuenta las posibilidades de excederse a la hora de asignar recursos. En esos casos el progreso del proyecto se puede ver obstruido. Por eso se recomienda que, antes de empezar el proyecto, se considere reservar una cantidad extra de recursos. Asumiendo que se tienen en cuenta los posibles encontronazos con lo inesperado, se puede proceder con los distintos procesos del proyecto sin problemas. Todos los pasos que se mencionan arriba te aseguran cumplir las deadlines. Una combinación de todos estos pasos te permite alcanzar consistentemente tus fechas límite. Por eso, si solo sigues uno de los consejos mencionados arriba no te asegurarás de que tú y tu equipo lleguéis a las deadlines.
Transformando la Percepción de las Fechas Límite
En lugar de sentir estrés o pavor a los deadlines o a las fechas de entrega, en vez de verlas como una amenaza que obliga a trabajar apresuradamente tomando decisiones precipitadas, estas citas en el calendario pueden llegar a convertirse en un gran aliado de tu productividad. ¿Por qué ver las fechas límite como algo negativo cuando puedes utilizarlo precisamente para obtener mejores resultados? Porque el gran beneficio oculto de las fechas límite es que también te están indicando una fecha de inicio.
En tus tareas clave: te ayudan a poner una fecha para tus resultados. En tus otras tareas: te ayudan a no caer en la procrastinación y no abusar del síndrome de “ya lo haré algún día”. En tus objetivos personales: sirven para ponerle una fecha a tus metas porque muchas tienen caducidad. Tradicionalmente hemos odiado las fechas límite porque siempre hemos ido detrás de ellas, persiguiéndolas, cuando todo pasa por caminar delante de ellas. Cuando haya fecha límite, anótala con toda claridad junto a la tarea. En proyectos adelanta la fecha límite por otra inventada por ti mismo. Las fechas límite son un fenomenal mecanismo de activación y puesta en marcha. Y no tienen que ser siempre algo que me imponen los demás. Por ejemplo, cuando no hay yo mismo fijo voluntariamente una fecha ficticia. ¿Por qué? Para cargarme de tensión productiva positiva. Precisamente las utilizo para “activarme”. Porque cuando trabajo en función de objetivos trabajo bien.
¿Qué Hacer Cuando se Incumple una Fecha Límite?
Ya sea debido a una mala planificación, obstáculos inesperados o problemas personales, debe asumir la responsabilidad y aprender de su error. Una vez que hayas lidiado con la situación inmediata, debes tomarte un tiempo para reflexionar sobre lo que salió mal y cómo puedes mejorar. Identifique las causas fundamentales del incumplimiento de la fecha límite, como una mala estimación, la falta de recursos, expectativas poco claras o distracciones. A continuación, piensa en formas de abordarlos, como utilizar una herramienta de gestión de proyectos, establecer objetivos SMART, desglosar las tareas grandes o pedir comentarios.
Evita ver el fracaso como un detrimento. En su lugar, míralo como una oportunidad para aprender y mejorar para el éxito futuro. Además, sé abierto sobre tus fallos. Reconoce los errores abiertamente, aprende de ellos y adapta tu enfoque.
Abajo hay varias cosas que puedes hacer cuando pierdes una fecha limite:
- Disculpate antes que nada. Esta bien. Sucede. Todos han perdido fechas limite una o dos veces. La vida se interpone en el camino. Solo limpia la niebla y disculpate.
- Si es posible, diles de antemano que no podras cumplir la fecha limite. No trates de trabajar en exceso y meter cosas para terminar el trabajo.
- Pide extensiones. Un buen gerente de proyecto siempre hara espacio para errores. Saben que fechas limite podrian perderse y planifican en consecuencia.
- Pide ayuda. Siempre mantener comunicacion abierta. Da actualizaciones al equipo. Pide ayuda de alguien cuya carga de trabajo podria ser ligera para la semana.
- Usa esta leccion y preparate para la proxima vez. Habiendo conocido tus errores, ahora puedes trabajar facilmente hacia erradicarlos. Aprendes como manejar fechas limite en el futuro.
- Aprende como priorizar tareas. Clarifica que tareas son importantes y cuales necesitan atencion urgente. Prioriza usando ese conocimiento.
Resumen de Consejos y Herramientas
| Consejo de fecha límite de proyecto | Mejor herramienta | Qué hace |
|---|---|---|
| Comienza tu dia a tiempo | Alarmy | Crear alarmas colaborativas. Configurar una mision para la mañana. Puede ser caminar 20 pasos, tomar una foto, o resolver un problema de matematicas. |
| Crea un horario realista | Trello | Gestionar tareas de proyecto visualmente. Cada proyecto tiene un tablero y listas de pendientes para el dia. |
| Bloquea distracciones | Forest App | Para evitar distracciones, plantas un arbol. Si sigues enfocandote, el arbol crece. Si usas tu telefono y dejas la aplicacion, el arbol muere. Si tus arboles crecen, ganas monedas virtuales para plantar arboles reales! |
| Comunicate rapidamente | ScreenRec | Comunicate visualmente con grabaciones de pantalla y camara web, y capturas de pantalla anotadas. |
| No hagas multitarea! | Temporizador Pomodoro | Establecer tareas de 25 mins con descansos de 5 mins. Esta tecnica de gestion de tiempo es muy comoda y productiva. 25 mins es el tramo perfecto de tiempo antes de que comiences a distraerte. |