Mediante el proceso de globalización, el desarrollo y el crecimiento de las organizaciones se ha visto influenciado por la necesidad de diseñar e implementar programas de revisión constantes sobre los sistemas, métodos y procedimientos inherentes a la ejecución operativa.
Las organizaciones, en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de sus funciones, cuentan con uno de los procedimientos más utilizados como son los manuales. Según Catacora (2009), los manuales son por excelencia, los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.
En este sentido, es imperante contar con buenos sistemas procedimentales que en forma consecuente, permitan procesar información válida y confiable, al igual que la misma sea realizada en tiempo real, para validar de manera coherentemente los resultados con respecto a la realidad. La tarea de mejorar continuamente los procesos de producción e información, constituye la fuente de las preocupaciones de los gerentes que se encuentran comprometidos en llevar a sus respectivas organizaciones por el camino de la rentabilidad y competitividad.
Además, los constantes cambios en el contexto legal, obligan a las empresas a tomar decisiones con miras a desarrollar procedimientos que le permitan cumplir con estas exigencias y así garantizar su normal funcionamiento. Actualmente, las empresas necesitan tomar medidas organizacionales que le garanticen dirigir acciones que fomenten la eficiencia y el control de sus operaciones y alcanzar los objetivos propuestos.
La Importancia de la Organización Administrativa
La importancia de contar con una organización administrativa acorde a las necesidades de la empresa, está en el hecho de que la misma le brinde fortaleza y ventajas competitivas para enfrentar posibles situaciones coyunturales que pudieran ir en detrimento de sus procesos operacionales, ya que involucra la participación permanente de departamentos clave como Cuentas por Cobrar; esta representa la extensión de un crédito a los clientes, con el fin de mantenerlos y atraer a nuevos.
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Así mismo, puede exigir efectivo en la fecha de la entrega o bien puede permitir alguna demora de pago; por lo tanto la necesidad de crear vínculos comerciales exitosos con sus clientes, viene dada por esta misma facilidad de pago. En consecuencia, los errores y debilidades anteriormente señalados en el ciclo de cuentas por cobrar, generan grandes pérdidas de dinero a las organizaciones e incluso, pueden llevarlas al cierre definitivo.
Manuales de Normas y Procedimientos Contables
Según Kellog (2003) el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. De tal modo, que se puede inferir que los manuales de normas y procedimientos son instrumentos que sirven para la documentación e información de las actividades que se llevan a cabo en una institución, área o departamento.
Es importante destacar que un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución. Es por ello, que el proceso de documentar la información referida a las operaciones que realiza una empresa resulta de gran utilidad para el desarrollo normal de las actividades.
La importancia de esta documentación está, en que es necesario dejar plasmado de alguna manera las actividades u operaciones que realizan los empleados con la finalidad de que se pueda solventar cualquier situación de ausencia de un empleado, por ejemplo, por enfermedad o porque se retira de la empresa. A este respecto afirma este autor que, mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información.
Es importante destacar que Terry (2007) plantea un procedimiento como es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. Partiendo de esta definición, se considera procedimientos como una serie de labores concatenadas, ya que existe variedad de operaciones que se relacionan entre sí, para que las anteriores sirvan de base a la siguiente, y así sucesivamente hasta obtener el resultado deseado.
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Así mismo, se describe como sucesión cronológica al hecho de que suceden en tiempos subsecuentes y en orden lógico, dando respuesta a la pregunta ¿Cuándo?, en cuanto a la manera de ejecutar un trabajo nos indica el ¿Cómo?, el ¿Quién? y el ¿Dónde? Por su parte Kellog (2003) explica que el manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas. Señala los procedimientos precisos a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.
Por lo tanto, los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que indica las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos. Según Matheus et al. (2014) dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de narrativos denominados responsable / acción. Esta forma de describir procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que realizan.
Duhalt (2007), menciona que con la implementación de manuales se elimina la duplicidad de funciones, permite que se realice revisión constante de políticas, normas y procedimientos que se están llevando a cabo y establecer cambios en las mismas cuando así se requiera, facilita la auditoría interna de las políticas, permite que exista un solo criterio en la ejecución de las actividades y en la aplicación de las políticas, permite que la información fluya a todo lo largo de la organización, facilita al empleado nuevo la ubicación de sus labores, de las políticas a las que estará condicionado.
Ejemplo de Normas y Procedimientos Contables en Cuentas por Cobrar
El manual de normas y procedimientos de cuentas por cobrar, está dirigido al personal administrativo y contable que labora en la empresa atendiendo a la necesidad que proporciona contar con procedimientos comunicacionales relacionados con las actividades que se desarrollan en la organización. Por lo tanto, se considera aceptable darle la importancia que posee, para obtener así mejoras significativas en los resultados esperados por la organización, respecto a su flujo de caja y estabilidad financiera.
- Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la empresa, por la prestación de un servicio, arrendamiento, suministro o venta de material.
- Todo pago debe ser realizado por medio de cheques o transferencias a nombre de la empresa Inversiones M.C.H.
- Deben crearse niveles de autoridad mediante el establecimiento de responsabilidades del personal de acuerdo al cargo desempeñado por el personal y el orden jerárquico del mismo.
- Se debe realizar una planificación de cobros por lo menos de dos (02) veces al mes, así como también implementarse conteos selectivos de ingresos una vez al mes.
- El registro de las operaciones se debe realizar en el momento en que realmente ocurre, esto garantiza que la información presentada por la empresa sea válida, confiable y acorde con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
- Se debe adoptar mecanismos que permitan mantener actualizada la información del registro de las transacciones.
Es por ello que, este manual es considerado de gran ayuda para la empresa, debido a que toma en cuenta aspectos requeridos y relacionados con los componentes básicos de los procesos administrativos del área de cuentas por cobrar, como son: segregación de funciones, protección del activo, documentación, autorización, registro de las operaciones y controles físicos.
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