Elaborar una devolución de compra te permite registrar la salida de productos o el ajuste de una factura cuando los artículos adquiridos no cumplen con lo solicitado o presentan alguna inconformidad. Este proceso es útil para mantener actualizado el control de tus inventarios, costos y cuentas por pagar. Puedes realizarlo en el momento en que gestionas la devolución con tu proveedor para asegurar que la información quede correctamente reflejada en el sistema.
Una devolución sobre compra es el proceso mediante el cual una empresa regresa mercancía previamente adquirida a un proveedor. Este proceso impacta tanto el inventario como la relación financiera con el proveedor.
Razones Comunes para una Devolución
Las situaciones que pueden motivar una devolución incluyen:
- Productos defectuosos
- Errores en el surtido
- Exceso de mercancía
- Incumplimiento de especificaciones
Proceso General de una Devolución sobre Compra
El proceso para gestionar una devolución de mercancía sigue una serie de pasos estructurados:
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Identificación del problema
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Primero, se detecta un inconveniente con la mercancía recibida. Por ejemplo: Se compraron 100 unidades de un producto (clave 1001) y 2 piezas resultan defectuosas.
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Localización del documento de compra
Ubica el documento original de la compra o recepción de mercancía. Este documento será la base para generar la devolución.
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Preparación de la devolución
Una vez localizado el documento: envíalo al carrito de compras, elimina las partidas que no serán devueltas y deja únicamente la cantidad de los productos a devolver. Por ejemplo: Dejar solo 2 unidades del producto con clave 1001.
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Generación de la devolución
Verifica cantidades y montos, haz clic en la opción “Devolución” y guarda el movimiento. Opcionalmente, puedes agregar observaciones.
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Consulta del historial
Todas las devoluciones sobre compra quedan registradas en el menú: Compras → Devoluciones. Desde ahí puedes consultar el historial completo.
Pasos para Elaborar una Devolución de Compra en el Sistema
Para elaborar una devolución de compra, ingresa por cualquiera de las siguientes rutas:
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- Dirígete al botón + Crear y, en Proveedores, selecciona Devolución en compra.
- Desde la factura de compra, haz clic en el botón Más - Aplicar devolución en compra.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, el sistema muestra la pantalla de registro. Completa los siguientes datos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| No. de compra | Escribe o busca la factura de compra sobre la cual realizarás la devolución. Importante: el sistema carga automáticamente la información relacionada con la factura original. |
| Serie | Selecciona el tipo de documento que configuraste previamente para la devolución de compra. |
| Folio | Si la numeración es automática, el sistema asigna el número. Si es manual, ingrésalo. |
| Fecha de elaboración | Selecciona la fecha con la que quedará registrada la devolución. |
| Proveedor | Busca o crea el proveedor al que se le realizará la devolución. |
| Adjuntar XML | Haz clic en el campo para abrir la ventana lateral y selecciona el archivo XML desde tu equipo. |
Detalle de la Devolución y Condiciones de Pago
En el detalle de la devolución de compra, modifica las cantidades a devolver. El sistema actualiza de forma automática el subtotal, los impuestos y los totales del documento.
Importante: las formas de pago administrativas no se muestran en la devolución. El sistema conserva la condición de pago definida en la compra original:
- Efectivo: la devolución se registra como un pago inmediato; debes seleccionar la misma condición de pago.
- Crédito: al elaborar la devolución, selecciona la forma de pago cruzar con cuenta por pagar y relaciona la factura de compra correspondiente para que el sistema realice el cruce.
Campos Adicionales y Guardado
Además, puedes completar los siguientes campos:
- Observaciones: agrega comentarios que se mostrarán al imprimir el documento.
- Adjuntar archivo: anexa un documento de respaldo de la devolución, como un comprobante escaneado.
Cuando completes la información, haz clic en Guardar. El sistema mostrará la devolución de compra registrada.
Efectos de una Devolución sobre Compra en el Sistema
Al realizar una devolución, el sistema genera automáticamente un efecto importante:
Generación de saldo a favor
Cuando se realiza una devolución, se crea un saldo a favor con el proveedor. Este saldo puede utilizarse en compras futuras. Puedes consultarlo en el Módulo de Proveedores, seleccionando el proveedor correspondiente. Puedes aplicarlo posteriormente en nuevas compras mediante la opción de “anticipos y saldos a favor”.
Enfoques Documentales para la Devolución de Mercancías
La devolución de mercancías es un proceso en el que una empresa devuelve las mercancías a un proveedor por un buen motivo. Puede elegir los documentos que ajustan el saldo de un proveedor y el registro de la devolución de mercancías. Elija los documentos y la secuencia de estos dos pasos en función de su escenario empresarial. Decida qué escenario empresarial quiere seguir. A continuación, ajuste el proceso de devolución de mercancías en consecuencia.
Documentos Clave en la Devolución a Proveedores
Nota de Débito
Cree una nota de débito para hacer ambas cosas: ajustar el saldo de un proveedor y registrar la devolución de mercancías a un proveedor. Para ajustar el saldo de un proveedor, cree una nota de débito con Operación = Devolución de la compra. Existen varias variantes para crear las notas de débito. Elija una variante en función del escenario empresarial definido en la política de contabilidad de su empresa. Para crear una sola nota de débito para varias facturas de proveedores, en la lista Facturas de proveedores, seleccione las facturas de proveedores y haga clic en Crear a base de > Nota de débito. Puede seleccionar facturas de proveedor que difieren en detalles como Proveedor o Contrato. Se puede seleccionar las salidas de mercancías que difieran en detalles como Contrapartida o Contrato. Después de crear una nota de débito, considere su siguiente paso.
Salida de Mercancías
Para registrar la devolución de mercancías a un proveedor, cree una salida de mercancías con Operación = Devolución de la compra. Existen varias variantes para crear las salidas de mercancías. Elija una variante en función del escenario empresarial definido en la política de contabilidad de su empresa. Se puede seleccionar las facturas de compra que difieran en detalles como Proveedor o Contrato. Después de crear una salida de mercancías, considere su siguiente paso.
Escenarios de Flujo de Trabajo para Devoluciones
- Primero la salida de mercancías y luego la nota de débito: Primero, cree una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor. A continuación, cree una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor.
- Primero la nota de débito y luego la salida de mercancías: Primero cree una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor. A continuación, cree una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor.