La gestión de notas de gastos es una tarea crucial para las empresas, especialmente en aquellas donde los empleados generan gastos relacionados con viajes, reuniones, transporte o actividades operativas. Las notas de gastos son un requisito de cumplimiento fiscal que la mayoría de las empresas españolas siguen gestionando de forma manual, lo que puede conllevar a errores en la contabilización, reembolsos que tardan semanas y un riesgo real de problemas ante una inspección de la Agencia Tributaria (AEAT).
¿Qué es una Nota de Gastos?
Una nota de gastos o hoja de gastos es un documento interno que registra los gastos profesionales que un empleado ha pagado de su bolsillo por cuenta de la empresa y que solicita que le sean reembolsados. Funciona como el puente entre el justificante que el empleado obtiene del proveedor y el asiento contable que el departamento financiero debe registrar. En España también se utiliza el término «hoja de gastos» para referirse al mismo concepto. Ambas expresiones son intercambiables y designan el mismo documento de control interno.
En este documento contable, el empleado deja constancia de sus gastos realizados en relación con su actividad laboral. Por ejemplo, un trabajador tendrá que rellenar una nota de gastos si tiene un viaje de empresa; en esta nota de gastos tendrá que constar el alojamiento, las dietas y los desplazamientos. Su objetivo es contar con una prueba válida para que su compañía pueda comprobar la cuantía, el tipo de gasto o la fecha.
Normalmente, es el departamento de contabilidad el responsable de definir el protocolo, detallando la información que se deberá incluir en las notas de gastos. En muchas ocasiones, son los empleados los que tienen que pagar de su propio bolsillo todos estos gastos y, una vez rellenada la nota de gastos y verificada por el departamento administrativo, la compañía procede al reembolso del importe efectuado por el trabajador.
Cuando un empleado rellena una nota de gastos, es fundamental que incluya los siguientes datos:
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- Concepto del gasto: es decir, en qué se ha gastado el dinero.
- Nombre del proveedor.
- Importe total realizado.
- Fecha de la transacción.
Por regla general, estos son los datos indispensables que deben constar en una nota de gastos, pero cada empresa, dependiendo de su política de gastos, puede requerir que se añada información adicional, para poder obtener un mayor control de los gastos a la hora de comprobarlos y proceder a su reembolso.
Gastos Frecuentes Incluidos en las Notas de Gastos
Una nota de gastos debe contener aquellos gastos realizados por el empleado fruto de su actividad laboral. La lista puede parecer amplia, pero, básicamente, los gastos de empresa más comunes suelen ser los derivados de viajes de empresa como alojamiento, traslados, aparcamiento, gasolina, comidas y entradas o acreditaciones para eventos. Otros gastos habituales incluyen:
- Los gastos de desplazamiento, que incluyen el kilometraje cuando se usa un vehículo propio para desplazamientos laborales, así como el reembolso de peajes, carburante o billetes de transporte.
- Los gastos en comida, que pueden ser tanto la compra de un bocadillo como una comida en un restaurante durante la jornada laboral.
- Los gastos de alojamiento, que hacen referencia a las pernoctaciones en hoteles cuando el trabajador tiene que desplazarse por motivos profesionales a más de 50 kilómetros de su casa o cuando el viaje supera 1,5 horas en transporte público.
- Los gastos del teletrabajo, que incluyen aquellos costes asociados a trabajar desde casa, como la conexión a Internet, el material de oficina o el equipamiento necesario para desarrollar la actividad profesional.
El Proceso Tradicional de Gestión de Notas de Gastos: Desafíos y Problemas
Tradicionalmente, las notas de gastos se han hecho a mano o mediante un documento Excel. Sin embargo, este método tradicional ha aportado a las empresas ventajas, pero también inconvenientes. El proceso manual es lento y costoso para la empresa, y conlleva la aparición de algunos problemas que, por suerte, se pueden solucionar.
Inconvenientes del Método Manual (Excel)
Realizar la gestión de gastos de empresa utilizando el método tradicional en una nota de gastos en Excel conlleva grandes errores para las empresas, tanto en la elaboración del reporte como en la posterior revisión. Algunos de los inconvenientes más destacados son:
- Pérdida significativa de tiempo de trabajo: Los trabajadores tardan, de media, unos 20 minutos en rellenar las notas de gastos manualmente. No solo ellos tienen que invertir su tiempo de trabajo en realizar este proceso, sino que esta gestión implica también la participación de otros trabajadores que se encargan de revisar todo el proceso y, finalmente, dar el visto bueno. Esta práctica, aparte de consumir gran parte de la jornada del empleado, también puede desencadenar una serie de errores fruto de la introducción manual de los datos.
- Errores de datos: La introducción manual de importes, fechas y proveedores genera errores que se arrastran hasta la contabilidad. Por ejemplo, teclear incorrectamente el importe o anotarlo por duplicado, fomentando así el fraude interno de la compañía.
- Justificantes perdidos: Sin un sistema de captura inmediata, entre el 30 % y el 40 % de los justificantes no llegan nunca al departamento financiero. Raquel, por ejemplo, se está cambiando de piso y ha perdido, entre cajas y bolsas de la mudanza, los recibos que tenía que entregar.
- Aprobaciones lentas y complejas: Los responsables tienen que validar manualmente los gastos del empleado y detectar gastos duplicados o indebidos. Los correos se pierden, los aprobadores viajan y las notas quedan en un limbo indefinido.
- Poca flexibilidad: Las hojas de gastos deben permitir tantos cambios como sea necesario y en una hoja Excel no resulta tan sencillo. Cualquier variación se debe realizar en todas las plantillas de los trabajadores, empleando mucho tiempo.
- Falta de integración: La imposibilidad de integrarlo con otros sistemas importantes como la contabilidad o la gestión de clientes o proyectos, lo convierte en una tarea aislada que lo complica todo más de la cuenta.
- Riesgo de fraude interno: El proceso manual de reportar los gastos puede conllevar a un aumento del fraude interno por parte de los empleados, ya que intencionadamente o no, pueden inflar la nota de gastos y conseguir que la compañía les devuelva más dinero del que ellos han puesto.
Digitalización y Automatización de la Gestión de Notas de Gastos
A día de hoy, hay empresas que están apostando por herramientas que les permitan automatizar todo este tedioso proceso. Digitalizar este proceso significa más comodidad, flexibilidad y facilidad. La gestión digital de este tipo de trámites ha venido a resolver buena parte de los problemas de los procesos manuales, que resultan ineficaces y propensos a errores. Hay otra manera más fácil y rápida de hacerlo. Cada vez son menos las empresas que siguen utilizando el método manual para gestionar las hojas de gastos.
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El futuro de las notas de gastos no está en el documento Excel, sino en un proceso totalmente automatizado. La transformación digital, como gran punto de inflexión en la evolución de las empresas, pasa por la automatización y la digitalización de la gestión de recursos humanos.
Ventajas de una Gestión de Gastos Digitalizada
Una gestión manual de los gastos de empresa puede conllevar una gran pérdida de tiempo tanto para el empleado en movilidad como para el departamento administrativo. Por ese motivo, una gestión de gastos automatizada presenta numerosas ventajas:
- Menos carga de trabajo y mejora de la productividad: Se reduce el tiempo invertido en estas tareas. ¡No más pérdidas de tiempo rellenando notas de gastos a mano! Con un sistema de gestión de gastos de empresa digitalizado, los empleados podrán dedicar sus jornadas laborales a su verdadero trabajo y a tareas que aporten valor a la compañía. La mecanización hace que los errores por pérdida de documentos o errores numéricos sean inferiores.
- Sin papel y archivo digital legalmente aceptado: Ya no tendrás que guardar los tiques ni las facturas. Bastará con subir una foto para hacer recuento de lo que ha gastado y automáticamente quedará reflejado en su hoja de gastos. La Orden EHA/962/2007 del 10 de abril señala que el archivo físico deja de ser obligatorio y se permite el almacenamiento de recibos en formato digital. Es lo que se conoce como archivo digital con valor probatorio: los documentos archivados en formato digital conservan ahora el mismo valor legal que los archivos en papel.
- Comunicación constante y fluida: Los trabajadores pueden saber cuándo quieran el estado de revisión de su hoja de gastos. Al estar disponibles todos los datos pertinentes se establece una comunicación bidireccional entre los miembros de la plantilla y la persona encargada de la supervisión de sus notas de gastos.
- Información protegida y segura: Olvídate de los espacios físicos para archivar documentos. Automatizar la gestión de gastos también conlleva la digitalización de facturas, por lo que la empresa ya no tendrá que dedicar espacios físicos al archivo de documentos que, con el paso del tiempo, están destinados a deteriorarse o extraviarse.
- Seguimiento en tiempo real y mayor control: Se controlan los movimientos de los equipos de manera rápida y global. Una herramienta que digitalice íntegramente la gestión de gastos de empresa, dota a la compañía de visibilidad y control sobre los gastos realizados por sus empleados en tiempo real.
- Cumplimiento de la política de gastos y simplificación de aprobación: Contar con una herramienta tecnológica que automatice íntegramente el proceso de gestión de gastos de empresa permite adoptar mecanismos para detectar rápidamente si el empleado está cumpliendo con la política de gastos estipulada. La aprobación de los gastos se simplifica y es capaz de detectar con rapidez y agilidad aquellos gastos indebidos o duplicados.
- Ventaja competitiva y mejora en la toma de decisiones: Una empresa que cuente con un proceso de gestión digitalizado y con datos en tiempo real puede mejorar su toma de decisiones, algo mucho más complicado para aquellas compañías que siguen con un método manual.
- Accesibilidad en remoto: Una de las grandes ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa es que no es necesario estar presencialmente en la oficina para realizar el proceso. Además, hay soluciones innovadoras que cuentan con una aplicación móvil para que se pueda acceder a la gestión desde cualquier lugar.
- Integración contable: La integración con el sistema contable de la empresa aumenta la eficiencia.
Requisitos para una Nota de Gastos Válida y Deducible Fiscalmente en España
Para que una nota de gastos sea válida ante una inspección y permita la deducibilidad fiscal del gasto, debe contener una serie de campos obligatorios. Omitir cualquiera de ellos puede suponer que la Agencia Tributaria rechace la deducción. Además, la gestión de las notas de gastos implica una política de gastos clara por parte de la empresa.
Campos Obligatorios en la Nota de Gastos
Un buen modelo de nota de gastos debe incluir campos preformateados para toda esta información, evitando que los empleados olviden datos críticos:
- Nombre del empleado y departamento: Identifica quién realizó el gasto y a qué centro de coste corresponde.
- Fecha del gasto: Debe coincidir con la fecha del justificante.
- Proveedor con NIF: El justificante debe incluir el nombre o razón social del proveedor y su número de identificación fiscal. Sin NIF, el gasto no es deducible.
- Concepto: Descripción clara del gasto (comida con cliente, taxi aeropuerto-oficina, material de presentación).
- Importe total con desglose de base imponible e IVA: Este desglose es imprescindible para recuperar el IVA soportado.
- Categoría del gasto: Dietas, transporte, alojamiento, gastos de representación, material.
- Justificante adjunto: Factura o tique que acredite el gasto.
Requisitos Específicos para el IVA
Para que el IVA de un gasto sea deducible, el justificante debe ser una factura completa que incluya el desglose de base imponible y cuota de IVA por separado. Un tique simplificado (el que no incluye los datos del destinatario) no permite la deducción del IVA, aunque sí puede servir para justificar el gasto a efectos del Impuesto sobre Sociedades. La empresa puede recuperar el IVA de los gastos necesarios para su funcionamiento y desarrollo. Cuando el empresario abona las notas de gastos de sus empleados, puede beneficiarse de una deducción del IVA en algunos gastos.
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- Los gastos de comida en el marco de un desplazamiento o de una misión profesional, al igual que las comidas de negocios y los gastos de recepción, son susceptibles de recuperación del IVA. Todas las facturas de restauración pagadas en el marco de una misión profesional permiten recuperar el IVA.
- No es posible deducir el IVA de los gastos de alojamiento, sean cuales sean: ni las facturas de hotel, ni los gastos de alquiler de un piso pueden dar lugar a una recuperación del IVA para la empresa.
- Cuando el empleado utilice un vehículo tipo turismo, la recuperación del IVA solo es posible en un 80 % para el diésel y el E85, y en un 50 % para el GLP.
- En el caso de un vehículo comercial, tampoco se puede deducir el IVA de la gasolina (SP95, SP98 o E10).
- Las dietas por kilometraje abonadas a un empleado que utilice su propio vehículo no dan derecho a recuperación del IVA.
Documentación Adicional para Gastos de Representación
Cuando el gasto corresponde a una comida o evento con clientes, proveedores o socios, la normativa exige documentación adicional: el motivo de la reunión, los asistentes y la justificación empresarial del gasto. Sin esta información, la Agencia Tributaria puede considerar que se trata de un gasto personal no deducible.
Conservación de Documentación
La normativa exige conservar los documentos durante el plazo de prescripción tributaria, que generalmente es de 4 años. El Código de Comercio recomienda 6 años. El archivo digital de justificantes cumple con los requisitos de conservación de la AEAT y genera una pista de auditoría completa: quién aprobó qué, cuándo y con qué justificación. Ante una inspección, localizar cualquier gasto y su documentación es cuestión de segundos.
Contabilización de Dietas, Manutención y Gastos de Representación
La contabilización de los gastos de viaje y representación en España tiene particularidades fiscales que debes conocer para evitar problemas con la Agencia Tributaria y optimizar la carga fiscal de tu empresa.
Dietas y Gastos de Manutención
Las dietas por desplazamiento están exentas de IRPF hasta ciertos límites establecidos por la normativa. Estos importes no tributan como rendimiento del trabajo para el empleado, siempre que se documenten correctamente. Para aplicar estas exenciones, el desplazamiento debe producirse a un municipio distinto al del lugar de trabajo habitual y al de residencia del empleado. Además, debe existir documentación que acredite el desplazamiento: billetes de transporte, reserva de hotel o agenda de reuniones. Si la empresa abona importes superiores a estos límites, la diferencia tributa como salario en especie para el empleado.
| Tipo de Desplazamiento | Límite Exento de IRPF (por día) |
|---|---|
| Desplazamiento nacional con pernocta | 26,67 € |
| Desplazamiento internacional con pernocta | 48,08 € |
| Desplazamiento nacional sin pernocta | 13,34 € |
| Desplazamiento internacional sin pernocta | 24,04 € |
Los vales o tarjetas de comida para empleados están exentos de IRPF hasta 11 €/día laborable. Este importe no computa como salario en especie si se cumplen los requisitos: uso exclusivo en establecimientos de hostelería, intransferibles y sin reembolso en efectivo.
Gastos de Representación
Los gastos de representación (comidas con clientes, regalos de empresa, eventos corporativos) son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades siempre que se documente su vinculación con la actividad empresarial. Esto implica registrar el motivo empresarial del gasto, los asistentes (nombre y empresa) y la relación comercial que justifica el gasto.
Cuentas Contables Aplicables
Según el Plan General Contable:
- Cuenta 627: publicidad, propaganda y relaciones públicas. Incluye los gastos de representación con clientes.
- Cuenta 629: otros servicios. Incluye dietas y gastos de desplazamiento.
Las notas de gastos se registran en el diario contable, o diario de compras de la empresa. El importe debe introducirse en el diario y, a continuación, deben realizarse los cargos en las cuentas de cargo. Si procede, también debe realizarse el cargo en la cuenta del IVA deducible.
Cómo Implementar una Gestión de Notas de Gastos Automatizada (Paso a Paso)
Para lograr una buena gestión de hojas de gasto es preciso equilibrar y relacionar dos perspectivas diferentes: la del empleado que las genera y la de la empresa. Este objetivo es mucho más fácil de lograr, de una forma rápida y fluida, en entornos automatizados mediante un software específico de gestión y control de gastos.
Principales Pasos para una Gestión Optimizada
- Definir una exhaustiva política de gastos e informar a los empleados: La información es la clave del trabajo bien hecho y la productividad. No se puede exigir que un empleado elabore correctamente sus notas de gastos si antes no se le informa correctamente. Esto se puede hacer a través de manuales y un buen plan de comunicación de los requisitos de la empresa: conceptos admitidos, fijación de topes, etc.
- Recopilar los justificantes de forma digital: El primer paso, y el más crítico, es obtener y conservar el justificante del gasto en el momento en que se produce. Fotografía o escanea el tique o la factura inmediatamente después del pago. Los justificantes en papel se deterioran, se pierden y acaban siendo ilegibles. Con la aplicación móvil de un software de gestión de gastos, el empleado fotografía el tique con el móvil y el sistema extrae automáticamente los datos (proveedor, fecha, importe, IVA), sin transcripción manual.
- Completar la nota de gastos automáticamente: Los sistemas automatizados permiten rellenar todos los campos de la nota de gastos con la información del justificante de manera sencilla y guiada.
- Verificar la política de gastos en tiempo real: Antes de enviar la nota, el sistema puede comprobar automáticamente que el gasto cumple la política de gastos de la empresa: si la categoría está permitida, si el importe está dentro de los límites establecidos o si el proveedor está autorizado. Los gastos que no cumplen se rechazan automáticamente.
- Enviar para aprobación mediante flujos digitales: Remite la nota de gastos al aprobador designado según el flujo de tu empresa. Puede ser tu responsable directo, el responsable del proyecto o el departamento financiero. Cada nota llega al aprobador correcto según las reglas configuradas, con notificaciones, recordatorios y escalado automático si no hay respuesta.
- Precontabilización automática y archivo: Una vez aprobada, el departamento financiero contabiliza el gasto en la cuenta correspondiente y archiva la nota con su justificante. Los gastos aprobados se exportan al ERP con la cuenta contable correcta, sin intervención del equipo financiero.
- Recibir el reembolso de forma rápida: Con el proceso digitalizado, el tiempo entre gasto y reembolso se reduce de semanas a días.
Soluciones de Software para la Gestión de Notas de Gastos
Hoy en día hay cada vez más softwares especializados en la gestión de datos de empresa que generan informes de este tipo para facilitar el seguimiento de cada gasto a las empresas, evitando así el uso de notas de gastos. Existen herramientas para optimizar la gestión de las notas de gastos.
- Tickelia: Soluciones como Tickelia automatizan la gestión de los gastos de desplazamientos y dietas de manera ágil y dinámica con solo unas fotografías y unos clics, y desde una única plataforma que se enlaza con el sistema de gestión empresarial o ERP de la compañía. También ofrece su propio método de pago inteligente: las tarjetas Visa Tickelia.
- Factorial Expenses: Por ejemplo, Factorial Expenses te ofrece otras ventajas añadidas como Factorial Card. Se trata de una tarjeta personal que tendrá cada empleado para gestionar sus propios gastos y hacer transacciones con ella.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Ofrece una solución eficiente, segura y completamente legal para contabilizar y gestionar estas operaciones. Permite automatizar tareas como cálculos de IVA, generación de asientos contables y flujos de aprobación. También ofrece facilidad para el empleado a la hora de subir notas de gasto directamente al ERP financiero desde cualquier dispositivo y la posibilidad de adjuntar tickets, facturas o cualquier justificante de pago digitalizado.
- Spendesk: Con la aplicación móvil de Spendesk y su tecnología OCR, el proceso de captura y envío de justificantes se simplifica drásticamente. El sistema extrae los datos automáticamente, aplica la política de gastos y envía la solicitud al aprobador correspondiente sin intervención manual.
El empleo de ciertos procesos digitales ayuda a que las empresas con un gran volumen de gastos por la constante movilidad de sus trabajadores puedan optimizar su control.