La notificación es el acto a través del cual la autoridad fiscal da a conocer a los contribuyentes el contenido de una resolución administrativa, a efecto de que estén en posibilidad de cumplirlo o de llevar a cabo acciones en su contra a través de los medios legales procedentes. El tema de las notificaciones en materia fiscal y aduanera es importante ya que es a través de ellas como se da a conocer al particular el contenido de una actuación o una resolución de la autoridad. Con el avance tecnológico, la notificación personal mediante mensaje de datos se ha consolidado como una herramienta fundamental en diversos ámbitos.
Marco Normativo de la Notificación por Mensaje de Datos
La Notificación Personal por Mensaje de Datos según la Ley 2213 de 2022
La normatividad que recogió el contenido del Decreto 806 del 2020, con el cual se paleó los efectos nefasto de la pandemia en materia judicial. En lo relativo a la vinculación de la parte demandada a la contienda judicial procurándose la no paralización de la justicia. La actual normatividad establece las reglas de la notificación personal, mediante mensaje de datos según el artículo 8º de la Ley 2213 de 2022, conforme sigue:
“Las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán por el mismo medio.
“El interesado afirmará bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición, que la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar, informará la forma como la obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.
“La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. Para los fines de esta norma se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos. Cuando exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la parte que se considere afectada deberá manifestar bajo la gravedad del juramento, al solicitar la declaratoria de nulidad de lo actuado, que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del Código General del Proceso.
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PAR. 1º-Lo previsto en este artículo se aplicará cualquiera sea la naturaleza de la actuación, incluidas las pruebas extraprocesales o del proceso, sea este declarativo, declarativo especial, monitorio, ejecutivo o cualquier otro.
PAR. 2º-La autoridad judicial, de oficio o a petición de parte, podrá solicitar información de las direcciones electrónicas o sitios de la parte por notificar que estén en las cámaras de comercio, superintendencias, entidades públicas o privadas, o utilizar aquellas que estén informadas en páginas web o en redes sociales.
PAR. 3º-Para los efectos de lo dispuesto en este artículo, se podrá hacer uso del servicio de correo electrónico postal certificado y los servicios postales electrónicos definidos por la Unión Postal Universal, UPU, con cargo a la franquicia postal.”
Es otra forma de notificación personal. Es patente que la primera providencia proferida en el proceso debe notificarse personalmente al demandado (CGP art. 290[1]). La notificación mediante mensaje de datos es otra forma de notificación personal, lo que significa que las modalidades previstas en el artículo 291, la notificación por aviso (art. 292) así como que se perfecciona por conducta concluyente (art. 30), siguen vigentes.
Notificación Electrónica en el Ámbito Fiscal (Artículo 134 del Código)
La notificación electrónica de documentos digitales se realizará en el buzón tributario conforme las reglas de carácter general que para tales efectos establezca el Servicio de Administración Tributaria. Los contribuyentes contarán con tres días para abrir los documentos digitales pendientes de notificar. Verifica periódicamente si cuentas con una notificación des SAT.
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La Posición Jurisprudencial sobre la Notificación Digital
Libertad de Elección y Deber de los Sujetos Procesales
En reciente pronunciamiento la Corte Suprema de Justicia, in extenso, explicó la notificación mediante mensaje de datos. Los sujetos procesales tienen la libertad de optar por practicar sus notificaciones personales, bien bajo el régimen presencial previsto en el Código General del Proceso -arts. 291 y 292-, o por el trámite digital dispuesto en la Ley 2213 de 2022 - art. 8-. Dependiendo de cuál opción escoja, deberá ajustarse a las pautas consagradas para cada una de ellas, a fin de que el acto se cumpla en debida forma. De allí que no haya duda sobre la vigencia actual de esas dos formas de enteramiento y del deber de las partes de ceñirse a los postulados propios de su escogencia.
Tratándose de la notificación personal surtida por medios digitales está claro que, conforme a la Ley 2213 de 2022, obedece a los propósitos de implementar las TIC hasta el punto de constituirse como un «deber» de las partes y apoderados, quienes «deberán suministrar los canales digitales escogidos para los fines del proceso», en los cuales «se surtirán todas las notificaciones» (arts. 3 y 6 ibidem). La elección de los canales digitales a utilizar para los fines del proceso compete a las partes y, en principio, al demandante -salvo los casos de direcciones electrónicas registradas en el registro mercantil-.
No hay vacilación al indicar que esa elección, al menos en la etapa inicial del proceso, compete al demandante quien debe demostrar la idoneidad del medio escogido. Sin perjuicio de que se modifique en el curso del proceso, conforme lo permiten los numerales 5° de los artículos 78 y 96 del Código General del Proceso y el canon 3° de la Ley 2213 de 2022.
El Deber de Acreditar el Envío de la Providencia
El tercer presupuesto que debe demostrarse por el demandante cuando se usa la notificación personal electrónica está relacionado «con el deber de acreditar el “envío” de la providencia a notificar como mensaje de datos al canal elegido por el demandante». De manera que, al escogerse esta vía de comunicación, que puede ser directa, al actor le corresponde probar que remitió la providencia a notificar y al juzgador le compete su verificación.
Por lo cual es posible colegir que, por regla general, si el demandante supera las exigencias iniciales previstas por el legislador tendientes a demostrar la idoneidad del canal digital elegido y el juez hace uso de los poderes de verificación que le otorga el legislador, hay una alta probabilidad de que ese medio resulte efectivo para el enteramiento del demandado o convocado.
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La Sala consideró que «el juzgado erró al considerar que las capturas de pantalla de los mensajes de datos remitidos por el demandante no podían ser admisibles para acreditar la notificación de la parte demandada» y «dejó de apreciar en detalle si el demandante cumplió con las cargas probatorias que el legislador le impuso para lograr la notificación de su contraria», avalando que, bajo las reglas de la notificación personal por medios electrónicos, el demandante la puede realizarla directamente, sin perjuicio de las facultades de los secretarios, siendo deber del operador judicial verificar el cumplimiento de todos los requisitos. Sin perjuicio de lo anterior, las copias impresas y las capturas de pantalla tienen fuerza probatoria, las cuales deberán ser analizadas bajo el principio de la sana crítica y partiendo de la lealtad procesal y la buena fe.
El Acuse de Recibo y la Verificación de la Notificación
En ese sentido, tal circunstancia puede verificarse -entre otros medios de prueba- a través:
- i). del acuse de recibo voluntario y expreso del demandado;
- ii). de la certificación emitida por empresas de servicio postal autorizadas y;
- iii). de los documentos aportados por el demandante con el fin de acreditar el cumplimiento de las exigencias relativas a la idoneidad del canal digital elegido.
Del cumplimiento de esas cargas, también es posible presumir la recepción de la misiva. Igualmente, no hay problema en admitir que -por presunción legal- con el envío de la providencia como mensaje de datos que se entiende surtida la notificación personal y, menos, con reconocer que no puede iniciar el cómputo del término derivado de la determinación notificada si se demuestra que el destinatario no recibió la respectiva comunicación.
Es claro que la notificación se entiende realizada cuando se probó que se recibió el correo electrónico. Mas no en fecha posterior cuando el usuario abre su bandeja de entrada y da lectura a la comunicación, pues habilitar este proceder implicaría que la notificación quedaría al arbitrio de su receptor, no obstante que la administración de justicia o la parte contraria, según sea el caso, habrían cumplido con suficiencia la carga a estos impuesta en el surtimiento del trámite de notificación.
Consideraciones Generales sobre Notificaciones
Efectos y Requisitos de las Notificaciones
Las notificaciones surtirán sus efectos al día hábil siguiente en que fueron hechas y al practicarlas deberá proporcionarse al interesado copia del acto administrativo que se notifique. Cuando la notificación la hagan directamente las autoridades fiscales o por terceros habilitados, deberá señalarse la fecha en que ésta se efectúe, recabando el nombre y la firma de la persona con quien se entienda la diligencia.
Tiene como finalidad dar a conocer de manera directa al destinatario el contenido del acto administrativo, para lo cual un funcionario del Servicio de Administración Tributaria designado para tal fin, se presenta en el domicilio del contribuyente y le hace entrega del documento. Las notificaciones también se podrán efectuar en el último domicilio que el interesado haya señalado para efectos del registro federal de contribuyentes o en el domicilio fiscal que le corresponda de acuerdo con lo previsto en el artículo 10 de este Código.
El citatorio a que se refiere este artículo será siempre para la espera antes señalada y, si la persona citada o su representante legal no esperaren, se practicará la diligencia con quien se encuentre en el domicilio o en su defecto con un vecino.
Tabla Comparativa de Tiempos de Notificación Digital
| Tipo de Notificación | Plazo/Condición para Entendimiento de Notificación | Marco Legal |
|---|---|---|
| Electrónica (Buzón Tributario) | Tres días para abrir los documentos digitales pendientes de notificar. | Artículo 134 del Código (Fiscal) |
| Personal por Mensaje de Datos | Se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. | Artículo 8º de la Ley 2213 de 2022 |