En el mundo empresarial, tener un control adecuado sobre los ingresos y egresos es fundamental. La contabilidad en las empresas juega un papel crucial en este aspecto, impulsando su éxito real.
¿Qué es la Contabilidad en las Empresas?
Se conoce como contabilidad en las empresas a un sistema donde se registran todas las transacciones financieras que tiene tu negocio, como compras, ventas y pagos. Su objetivo es tener un panorama financiero del negocio que permita balancear las cuentas y tener una administración del flujo más estratégica.
Las características principales de la contabilidad en las empresas son:
- Se basa en información con evidencia y cuantificables
- Es un cálculo objetivo y exacto
- Funciona por medio de protocolos
- Es una labor continua
- Da información monetaria certera
- Está relacionada con el área legal
¿Cuál es el Objetivo de Llevar la Contabilidad en las Empresas?
Llevar de forma adecuada la contabilidad en las empresas es importante porque sus principales objetivos son:
- Tener un sistema ordenado del área contable
- Llevar un registro de los movimientos económicos y financieros de la empresa
- Poder tener información certera sobre la empresa
- Analizar adecuadamente la eficacia de las estrategias financieras
- Hacer estimaciones predictivas sobre la salud financiera de la empresa
Elementos Básicos de la Contabilidad en las Empresas
Para entender bien lo que implica la contabilidad en las empresas, es importante aclarar algunos conceptos que son fundamentales:
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- Activos: Son los recursos que tiene una empresa debido a sus transacciones como el inventario. Además de los activos físicos, es clave reconocer y gestionar correctamente los activos intangibles como la propiedad intelectual, el valor de marca o el capital humano especializado, que aportan un valor significativo al negocio.
- Pasivos: Son las deudas que tiene la empresa con proveedores, bancos o prestamistas.
- Ganancias o ingresos: Es el dinero que genera la empresa debido a las ventas o prestación de servicios.
- Gastos: Son los fondos que salen de la empresa para ganar servicios como los salarios
- Capital: Es el valor residual resultado de la participación del propietario tras deducir todos los pasivos.
El contador registra todos estos elementos en un documento al que se le conoce como libro mayor.
¿Cómo se Lleva la Contabilidad en las Empresas?
Aunque existen distintos métodos para llevar la contabilidad en las empresas, los principios generales para tener un adecuado control son:
- Tener actualizados los registros financieros: Es importante que los registros financieros estén actualizados no solo para una mejor toma de decisiones, sino para evitar problemas en caso de que tu empresa se someta a una auditoria. Los registros financieros incluyen liquidación de cuentas por cobrar, estados de cuenta bancarios, transacciones financieras, facturación y nómina. En este punto, es importante contemplar herramientas y políticas para facilitar a los colaboradores el acceso a un adelanto de nómina en casos de necesidad, garantizando un flujo controlado y documentado que no afecte la estabilidad financiera de la empresa.
- Ten un control sobre todo lo que hacen los demás: En este punto es fundamental hacer un balance diario de los libros y tener toda la información relacionada con los ingresos y egresos de los empleados. Para lograr este control, será necesario que recolectar diario los recibos de los empleados para tener el control de gastos de viaje o los reembolsos al personal. Sugerimos crear un sistema de solicitudes y reembolsos para no perder ninguna transacción. Una alternativa sencilla para mantener a raya registros como los gastos de la empresa es a través del uso de tarjetas, lo que disminuye la pérdida de recursos o merma al hacer uso de efectivo; en Métricas, podemos ayudarte con la emisión de tarjetas empresariales, además de una plataforma personalizada para tener control absoluto de todos los recursos que se dispersen en las tarjetas de tus colaboradores para los gastos de la empresa o incluso el pago de comisiones y bonos extra a sus salarios. Con nuestra plataforma podrás sacar fácilmente los reportes de ingresos y egresos, para llevar un mejor orden en la contabilidad de tu empresa.
- Recurre a servicios de contabilidad: Existen muchos softwares de contabilidad que le permiten al contador tener un control más adecuado de las finanzas de la empresa. Con este tipo de programas, se pueden agilizar todos los procesos relacionados con la contabilidad en las empresas. Todos los gastos que tengan el propósito de mejorar los procesos contables de una empresa, se consideran una inversión debido a la importancia de esta área para el negocio.
- No olvides estar al tanto de los nuevos gastos o aquellos que son variables: Es responsabilidad del contador estar al tanto de aquellos gastos que sean nuevos o que vayan cambiando dependiendo de la temporada. Algunos gastos variables son aquellos relacionados con crear la página web de la empresa, un gasto extra de marketing o publicidad, etc.
¿Cuáles son los Documentos Necesarios para Llevar una Buena Contabilidad en las Empresas?
El control de los ingresos y egresos de una empresa requiere de documentos especializados, algunos de ellos son:
- Estado de ingresos: Es un documento que indica la cantidad monetaria que tu empresa ha perdido o ganado.
- Hoja de balance: Te permite conocer y nombrar las ganancias y/o la suma de rendimientos.
- Estados de pérdidas y ganancias: Son las ganancias y gastos del negocio durante un periodo previamente establecido. Puede ser mensual, bimestral, trimestral o anual.
- Estado de la caja de flujo: Incluye información sobre lo que estás recibiendo y gastando, así como las actividades operativas, financieras y de inversión.
- Conciliación bancaria: Aquí se comparan los gastos de efectivo con los estados generales de la cuenta bancaria empresarial para tener un registro consistente del negocio.
Ventajas de Tener una Buena Contabilidad en las Empresas
Las principales ventajas derivadas de tener una buena contabilidad en las empresas son:
- Tendrás registros organizados: Una adecuada contabilidad permite organizar toda la información y evitar datos financieros dispersos.
- Podrás tener un mejor control de las finanzas: Podrás saber de dónde proviene el dinero y hacia dónde va.
- Permite hacer mejores decisiones: Tendrás toda la información que necesitas para tomar decisiones financieras importantes para la empresa.
- Ayuda a establecer presupuestos más fácilmente: Los datos contables serán útiles para saber cuánto dinero tiene la empresa, su capacidad de endeudamiento y cuánto es lo máximo que se puede gastar en determinados recursos o servicios.
- Permite pagar los impuestos a tiempo: El adecuado control de la contabilidad te ayudará a tener un control sobre los impuestos y evitar sanciones del SAT.
Leyes que Regulan la Contabilidad en las Empresas Mexicanas
En México hay leyes que regulan los procesos contables por lo que no tener un adecuado control de todos los flujos de la empresa puede resultar en multas gubernamentales. Las principales leyes y normas que regulan la contabilidad en las empresas mexicanas son:
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- Ley de Impuesto sobre la renta
- Código de comercio
- Código fiscal de la federación
- Ley de impuesto de valor agregado
- Normas de Información Financiera Mexicana
- Criterios contables prescritos por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores
- Normas Internacionales de Información financiera.
Objetivos de Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
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