La auditoría hace referencia al examen disponible para la confirmación del cumplimiento de resultados, y debe ser llevada a cabo desde el campo interno de la entidad. Como profesional, se debe estar presto a ser parte de la solución de problemas dentro del campo administrativo, contable y financiero.
Evolución Histórica de la Auditoría
A través de la historia, se han evidenciado diferentes tipos de auditoría, como para el comercio, como para las finanzas de los gobiernos. Se ha considerado que el auditor fue un individuo que escucha, y fue adecuado en el tiempo durante los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados después de la lectura pública, en la que todas las cuentas que registraban eran leídas en voz alta (Montilla & Herrera, 2006).
Desde la historia, y durante la Revolución Industrial, se realizaban Auditorías para evaluar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban cumpliendo y mostrando información de forma honesta; a su vez, ayudaba a los negocios a determinar donde se encuentra, hacia dónde va, cuáles deberían ser sus objetivos y planes para cumplir.
Antes del año 1900, la auditoría tenía como objetivo primordial detectar errores y fraudes, que con frecuencia incluían el estudio de todas las transacciones registradas. Los profesionales especialistas realizaron un análisis, que al realizar una Auditoría para detectar falencias o fraudes en las empresas tenía costos muy elevados; de esta manera, optaron por hacer un control interno que también ayudaba a una mejora continua en el proceso.
En las décadas de los 60's, Estados Unidos indica que la detención de fraudes tomó como principal proceso de Auditoría. En el año1990 inicia la globalización de la disciplina.
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En 1996, la Junta de Normas de Auditoría, emitió una guía para los auditores solicitando una evaluación explícita del riesgo de errores en los estados financieros y registros en todas las auditorías debido al fraude. Las empresas estaban convencidas de que la clave para evadir falencias era respaldar en una reglamentación de leyes seguras y las exigencias por parte de los auditores, en el cumplimiento de esas leyes y regulaciones.
Esta etapa hace referencia, que la auditoría se creó como aplicación a los principios de la contabilidad; los primeros exámenes o intervenciones fueron a los que realizaban alguna actividad comercial. Así fue tomando el nombre de Auditoría, que al inicio se formó con un propósito de implementar procesos de carácter administrativo, ayudando a ser eficientes y eficaces en la actividad que realizaban cada organización comercial.
En la segunda etapa de la auditoría, se establece a partir de la aparición de la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores (Securities and Exchange Comisión, SEC) fundada en los Estados Unidos de Norteamérica en el año de 1934 (Santillana, 2002). La SEC requiere datos o información que no es de interés directo de los Contadores Públicos Certificados, los Decretos sobre Valores de 1933 y 1934 solicitan Estados Financieros, requiriendo del visto bueno de un contador público independiente, como parte de la declaración de registro e informes subsecuentes.
La SEC practica numerosa influencia en la determinación de normas de información financiera aplicables y en los requisitos de revelación de los Estados Financieros, al momento de realizar un informe debe cumplir con los requisitos para poder ser considerados como información veraz para los dueños o accionistas de la empresa. Hoy por hoy, la auditoría se encuentra presente y nace con la auditoría administrativa y la auditoría operacional, ejercida por auditores internos dependientes de una empresa, auditorías que se apegan a lo financiero, que de ello depende el desarrollo de una organización.
Auditoría de Gestión
Auditoría de gestión es un examen sistemático y competitiva de evidencias, elaborados con el objeto de facilitar una evaluación autónomo sobre el desempeño de una empresa, encaminada a corregir la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos de la misma, proporcionando la toma de decisiones por quienes son comprometidos de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.
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La auditoría por su enfoque comprende un estudio sistemático de las actividades de un ente en correspondencia al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad), y respecto al correcto manejo de los recursos (eficiencia y economía). Al hablar sobre la auditoría en el Ecuador, se lo realiza debido al control exhaustivo solicitado y emanado por los estatutos y normativas de las entidades de control gubernamental, teniendo como resultado mejoras en la ejecución de sus procesos y administración de la empresa, mediante sugerencias y recomendaciones se ha podido tomar excelentes decisiones y así logar un mejor desarrollo económico de la empresa.
La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia (Zambrano & Armada, 2018).
De esta manera, la auditoría de gestión logra a aceptar todas las sistematizaciones y procedimientos de la empresa y su oportunidad de mejora, enfocándose en la eficiencia, eficacia, economía, calidad de la información, y cumplimiento de leyes, procedimientos y políticas, tomando en cuenta que la eficacia ayuda a cumplir la meta propuesta, que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo.
Es fundamental que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un determinado momento. La eficiencia está relacionado los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos.
Haciendo mención de los tres conceptos: eficacia, eficiencia y economía, logran ir de la mano, tomando en cuenta cuáles son los objetivos que se plantea como negocio; es evidente que ser eficiente y de alta calidad no es suficiente para lograr con lo planeado, es necesario contar con una organización adecuada y capaz de cumplir con las exigencias, teniendo en cuenta estas 3 variables que se componen y que establecen la base para un negocio exitoso y competitivo.
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Ciclo PHVA
Se la entiende como todas las actividades dirigidas a optimizar los procesos que conlleven a una calidad dentro de un Sistema de Gestión aplicable para un producto, proceso o servicio. En las empresas no siempre será el mejorar, sino asegurar que los pasos que se dan sean seguros y no se retroceda. Este principio no solo mejora los resultados empresariales, sino que provoca el cambio cultural buscado.
La mejora continua en diferentes empresas, sin distinguir su tamaño, campo o tipo, atenúa llevarla al desarrollo; basando en minimizar el desperdicio, en indiscutible, todo aquello que añade coste al producto sin añadir valor. Gómez & Guardiola (2014) manifiestan que: “con la globalización se requiere más afecto y menos control”, por lo que hay que reorientar la capacidad del directivo para escuchar a sus colaboradores, ya que con ello y a través de sistemas de sugerencias, se tiene el ingrediente para propiciar un verdadero proceso de mejora continua, que lleve a colocar a una organización en una posición competitiva, a sabiendas de que sus miembros son los que han contribuido a ese logro, la situación de competencia que actualmente se vive a orilla de cambiar prácticas tradicionales, que si bien funcionaron en un determinado momento y circunstancias, ahora ya no es así, porque no basta con estar en la competencia, sino ser competitivo, lo que obliga a prestar atención en los procesos estratégicos, que exigen cada vez más un esfuerzo por ser día con día mejores.
Metodología para realizar una Auditoría Administrativa
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
- Planeación.
- Instrumentación.
- Examen.
- Informe.
- Seguimiento.
Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo.
- Factores a revisar.
- Fuentes de información.
- Investigación preliminar.
- Preparación del proyecto de auditoría.
- Diagnóstico preliminar.
Objetivo. En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar.
- Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
- El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información. Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Fuentes de información externas.
- Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
- Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar. El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
- Determinar las necesidades específicas.
- Identificar los factores que requieren atención.
- Definir estrategias de acción.
- Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
- Especificar el perfil del auditor.
- Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Propuesta técnica:
- Tipo de auditoría que se pretende realizar.
- Alcance: Áreas de aplicación.
- Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.
- Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
- Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos.
- Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
- Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
- Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
- Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
- Resultados: Beneficios que se espera lograr.
- Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo.
- Identificación: Nombre de la auditoría.
- Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
- Area(s) Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar. Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
- Creación de la organización.
- Cambios en su forma jurídica.
- Conversión del objeto en estrategias.
- Manejo de la delegación de facultades.
- Modificaciones a la estructura organizacional.
- Programación institucional.
- Nivel de desarrollo tecnológico.
- Desempeño registrado.
- Logros alcanzados.
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
- Investigación documental.
- Observación directa.
- Acceso a redes de información.
- Entrevistas.
- Cuestionarios.
- Cedulas.
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
- Áreas (población ingresos factores limitantes).
- Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, característica).
- Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado.
- Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Observación directa. Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
La entrevista. Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios. Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas. Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición. Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro.
La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de trabajo. Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas.
También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría. El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
- Identificación de la auditoría.
- Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.
Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
Evidencia. La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara.
Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.