La Obligatoriedad de las Normas en la Auditoría Administrativa

Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) son un grupo de principios que los auditores deben seguir al examinar los estados financieros de una organización. Sus lineamientos son utilizados en más de 130 países para exponer la información contable de un negocio a las partes interesadas. Generar transparencia para la confianza empresarial es la finalidad de las normas internacionales de auditoría (NIA). Estas regulaciones dirigen la evaluación de estados financieros con el fin de crear la fiabilidad en la calidad de los informes.

La Federación Internacional de Contadores (IFAC) creó un grupo de principios que los auditores deben seguir al examinar los estados financieros de una organización. Estos reciben el nombre de Normas Internacionales de Auditoría.

En desarrollo de su trabajo para empresas privadas, los auditores deben cumplir una serie de normas profesionales, denominadas Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Las normas son estándares mínimos para la ejecución de una auditoría. Si bien el enfoque principal de las normas de auditoría generalmente aceptadas está dado por la auditoría financiera, ello no obsta para que sean aplicadas en lo pertinente, en cualquier trabajo de auditoría.

¿Qué es la Auditoría Administrativa?

La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.

Es una constante en la organización, cuyo buen funcionamiento. Todo con la intención de lograr una eficiencia administrativa.

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La Obligatoriedad de la Auditoría

¿Por qué las empresas están obligadas a cumplir estas normas? Una auditoría contable transparente otorga mérito a las organizaciones que cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores (BMV). Además, es un procedimiento financiero recomendado para la gestión económica de cualquier compañía que busque posicionarse en el mercado de inversiones.

Si un negocio aplica de forma correcta las normas de auditoría internacionales, tendrá capacidad de:

• Generar mayor confianza por parte de inversores y entidades reguladoras.
• Reducir riesgos operativos.
• Lograr su expansión a nivel internacional.

Ahora que sabes qué son y cuántas son las normas internacionales de auditoría, ¿cuándo estoy obligado a auditar mis cuentas?, es una de las preguntas que más se plantean los empresarios y directores financieros de las PYMES que por volumen, están viendo incrementada su actividad.

Obligación de Auditoría de las Cuentas Anuales

Según el artículo 263 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital: Las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión deberán ser revisados por auditor de cuentas.

Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

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• Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

Es decir, estarán obligadas a auditar sus cuentas todas aquellas sociedades mercantiles que cumplan dos de los requisitos siguientes durante, al menos, dos ejercicios consecutivos.

Otros Casos de Obligatoriedad

Asimismo, existen otra serie de hechos, que harán que una empresa tenga que auditar sus cuentas anuales. Entre otros, conforme a la Disposición adicional primera de la Ley de Auditoría, serán las entidades, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, en las que concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Que emitan valores admitidos a negociación en mercados secundarios oficiales de valores o sistemas multilaterales de negociación.
• Que emitan obligaciones en oferta pública.
• Que se dediquen de forma habitual a la intermediación financiera, y, en todo caso, las entidades de crédito, las empresas de servicios de inversión, las sociedades rectoras de los mercados secundarios oficiales, las entidades rectoras de los sistemas multilaterales de negociación, la Sociedad de Sistemas, las entidades de contrapartida central, la Sociedad de Bolsas, las sociedades gestoras de los fondos de garantía de inversiones y las demás entidades financieras, incluidas las instituciones de inversión colectiva, fondos de titulización y sus gestoras, inscritas en los correspondientes Registros del Banco de España y de la Comisión Nacional del Mercado de Valores.
• Que tengan por objeto social cualquier actividad sujeta al Texto Refundido de la Ley de ordenación y supervisión de los seguros privados, aprobado por Real Decreto Legislativo 6/2004, de 29 de octubre, dentro de los límites que reglamentariamente se establezcan, así como los fondos de pensiones y sus entidades gestoras.
• Que reciban subvenciones, ayudas o realicen obras, prestaciones, servicios o suministren bienes al Estado y demás organismos públicos dentro de los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por real decreto, es decir, si las mismas se reciben por un importe acumulado superior a 600.000 euros.
• Las demás entidades que superen los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por real decreto. Dichos límites se referirán, al menos, a la cifra de negocios, al importe total del activo según balance y al número anual medio de empleados, y se aplicarán, todos o cada uno de ellos, según lo permita la respectiva naturaleza jurídica de cada sociedad o entidad. En las sociedades mercantiles, ya hemos comentado los límites anteriormente, si bien existen otros límites cuantitativos en función del tipo de entidad (Por ejemplo: para fundaciones, los límites por encima de los cuales existe obligación de auditar son que el activo supere 2.400.000 €, que el importe neto de su volumen anual de ingresos por actividad sea superior a 2.400.000 € y que el número de trabajadores sea superior a 50).

Por último, también lo estarán las entidades en las que incluyan en sus estatutos la obligación de auditar o por petición en el Registro Mercantil o por mandato judicial (Por ejemplo: a petición de uno de los socios o accionistas).

Metodología para Realizar una Auditoría Administrativa

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

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También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

Etapas de la Auditoría Administrativa

1. Planeación: Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
2. Instrumentación: Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
3. Examen
4. Informe
5. Seguimiento

Detalle de la Etapa de Planeación

En esta etapa se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma. La planeación cubre:

• Objetivo: En esta etapa se define el propósito de la auditoría.
• Factores a revisar: Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
• Fuentes de Información: Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Fuentes de información externas incluyen Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad, y Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
• Investigación Preliminar: El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
• Preparación del proyecto de auditoría: Incluye la Propuesta técnica (Tipo de auditoría que se pretende realizar, Alcance: Áreas de aplicación), Antecedentes (Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos), Objetivos (Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa), Estrategia (Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos), Justificación (Demostración de la necesidad de instrumentarla), Acciones (Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución), Recursos (Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos), Costo (Estimación global y específica de recursos financieros necesarios), Resultados (Beneficios que se espera lograr), e Información complementaria (Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo). También abarca el Programa de trabajo (Identificación: Nombre de la auditoría, Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación, Área(s) Universo bajo estudio, Clave: Número progresivo de las actividades estimadas, Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información, Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades, Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase, Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes, Reportes de avance: Seguimiento de las acciones, Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances).
• Diagnóstico Preliminar: Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.

Técnicas de Recolección de Información

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:

• Investigación documental: Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
• Observación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
• Acceso a redes de información.
• Entrevistas: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
• Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capítulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
• Cedulas: Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

Medición, Papeles de Trabajo y Evidencia

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas.

La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.

Los tipos de evidencia incluyen:

• Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
• Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
• Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
• Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.

Es fundamental que la evidencia sea: Competente (si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada); Relevante (cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara); Pertinente (cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría).

Principios Fundamentales de la Auditoría

La auditoría representa una herramienta esencial para garantizar la eficacia y la transparencia en los sistemas de gestión. Estos principios no solo son indispensables para la validez y confiabilidad de los procesos de auditoría de calidad, sino que también proporcionan un marco que ayuda a las organizaciones a mejorar su desempeño y a tomar decisiones informadas. La adhesión a estos principios permite a los auditores realizar evaluaciones objetivas y precisas, asegurando que los hallazgos y conclusiones reflejan con veracidad las actividades auditadas.

Las auditorías de sistemas de gestión son procesos fundamentales para evaluar la eficacia y el cumplimiento de las normas establecidas en una organización. Según la norma ISO 19011:2018, existen siete principios básicos que guían una auditoría:

1. Integridad: El principio de integridad es fundamental en el ámbito de la auditoría, ya que establece la base de confianza necesaria entre los auditores y las partes interesadas. Este principio exige que los auditores actúen de manera directa y honesta en todas sus relaciones profesionales y comerciales.
2. Presentación imparcial: La presentación imparcial es uno de los principios de una auditoría, ya que garantiza que la comunicación de los hallazgos y resultados sea veraz, exacta y objetiva. Establece que los auditores tienen la obligación de informar de manera clara y completa, asegurando que toda la información relevante se presente sin sesgos ni distorsiones, lo que contribuye a la credibilidad del proceso, permitiendo a las partes interesadas confiar en que los resultados reflejan la realidad de la situación auditada.
3. Debido cuidado profesional: Para ejercer el debido cuidado profesional, los auditores deben contar con el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva, lo que incluye mantenerse actualizados sobre los estándares y métodos de auditoría aplicables, así como participar en capacitación continua y buscar retroalimentación de otros profesionales.
4. Confidencialidad: Otro de los principios de una auditoría es la confidencialidad, necesario para garantizar que toda la información obtenida durante el proceso de auditoría se maneje con el máximo respeto y protección, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a ella, lo que requiere un compromiso ético firme para proteger la información de la empresa.
5. Independencia: La independencia garantiza la imparcialidad y objetividad del auditor en el ejercicio de sus funciones. Este principio se refiere a la ausencia de influencias o intereses que puedan comprometer el juicio del auditor al realizar su trabajo. Resulta especialmente crítico para auditores externos y revisores fiscales, quienes deben mantener una postura neutral y objetiva frente a la entidad auditada.
6. Enfoque basado en la evidencia: Es otro de los principios de una auditoría y se refiere a establecer que todas las conclusiones y hallazgos se deben fundamentar en evidencia objetiva y verificable. Este enfoque asegura que las decisiones tomadas durante la auditoría sean racionales y estén respaldadas por datos concretos, lo que aumenta la fiabilidad y reproducibilidad de los resultados obtenidos.
7. Enfoque en el riesgo: Este séptimo y último principio permite a los auditores identificar y evaluar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de una organización.

Clasificación y Tipos de Auditoría

Independientemente de la obligatoriedad de las empresas de auditar las cuentas, podemos distinguir distintos tipos de auditoría en función de distintas características. Muchas de ellas, son complementarias, y pueden darse a la vez, si bien hay que conocerlas para ver el alcance que tiene cada una de ellas.

• Auditoría Interna o Externa: La primera de ellas es realizada por un empleado de la propia empresa con el fin de realizar una evaluación del control interno de la sociedad, y en el segundo caso se lleva a cabo por un auditor independiente de la empresa.
• Auditoría Pública o Privada: Podemos distinguir entre estas dos opciones en función de la entidad que se audita, y si la misma es un organismo público o una empresa de titularidad privada.
• Auditoría operativa: su objetivo es la revisión de los procedimiento y métodos utilizados por la empresa en la gestión y administración de la misma, a fin de verificar la eficiencia y eficacia de los mismos.
• Auditoría de cumplimiento: es una parte de la auditoría operativa, y trata principalmente de analizar los procedimientos establecidos en el manual de control interno de la empresa, así como las decisiones tomadas por el órgano de administración de la entidad.
• Auditoría de estados financieros: es la más realizada, también conocida como auditoría de cuentas anuales. Su objetivo principal es verificar si los estados contables reflejan la imagen fiel de la empresa.
• Auditoría total o completa: como su propio nombre indica revisan la totalidad de las operaciones. Son las realizadas conforme a las NAGA (Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas).
• Auditoría parcial o de alcance limitado: se diferencias de la total o completa en que únicamente llevan a cabo la revisión de un área o un conjunto de operaciones concretas.
• Auditoría obligatoria: son las que se exigen a las entidades cuando cumplen ciertos requisitos (los mencionados en este mismo artículo).
• Auditoría voluntaria: son las que las entidades realizan libremente, sin estar obligados a ello.
• Auditoría forense: es aquella auditoría realizada por un auditor independiente con el fin de investigar las consecuencias y efectos del fraude en la contabilidad de las entidades.
• Auditoría de partes vinculadas: es la realizada sobre las operaciones realizadas entre las empresas del mismo grupo.
• Auditoría de combinaciones de negocios y de los estados financieros consolidados: entendida como tal la primera de ellas, la auditoría de aquellas operaciones en las que una empresa adquiere el control de otro y otros negocios. La segunda de ellas se refiere a la revisión de las cuentas anuales consolidadas de aquellas empresas que conforme al artículo 42 del Código de Comercio forman un grupo de sociedades.

Una auditoría de cumplimiento de normas es una revisión imparcial de las actividades y registros de una organización para verificar el cumplimiento de políticas, estándares y regulaciones internas y externas. Las auditorías de cumplimiento a menudo se llevan a cabo como parte del sistema de gestión de cumplimiento de una organización.

Las auditorías de cumplimiento pueden ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos empresariales evitando al mismo tiempo consecuencias tan costosas. Pueden capacitar a las organizaciones para determinar si están siguiendo sus propias mejores prácticas de gestión de riesgos, identificando si están en peligro de incumplimiento y revelando cuándo es necesaria una acción correctiva.

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