La contabilidad fiscal es una herramienta fundamental para cualquier entidad económica. Antes de conocer los requisitos específicos, es importante repasar el concepto de Contabilidad Fiscal. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria. En México, llevar la contabilidad fiscal no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes.
Es importante destacar que solo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad solo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios, según el Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998.
Marco Legal y Fundamentos de la Obligatoriedad
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes de este impuesto deberán llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.
¿Quiénes Deben Llevar Contabilidad?
La obligación de llevar contabilidad abarca a diversas personas naturales y jurídicas. A continuación, se detallan los principales obligados:
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- El artículo 19 del Código de Comercio señala que está obligado a llevar contabilidad, de todas sus operaciones diarias y conforme a las prescripciones legales, todo aquel que sea considerado comerciante, independientemente si se trata de una persona natural o jurídica.
- Todo contribuyente que pretenda hacer valer la contabilidad como medio de prueba para efectos fiscales, según el Artículo 772 del Estatuto Tributario (E.T.).
- Todas las Entidades Sin Ánimo de Lucro -ESAL-, con excepción de las entidades de Derecho Público y las Juntas de Defensa Civil, conforme al Decreto 2500 de 1986 y artículo 364 del E.T. (Decreto 2707 de 2008 - Reglamenta parcialmente el art. 364 E.T. Libro Fiscal de Operaciones Diarias).
- Todos los contribuyentes del Régimen Tributario Especial, de acuerdo con el Decreto 4400 de 2004.
- Todos los servidores públicos, sean personas jurídicas o personas naturales que cumplan los requisitos señalados en la Ley 190 de 1995 - artículo 45.
- Las organizaciones de acción comunal, según la Ley 743 de 2002 - Artículo 72, literal g y Decreto 2350 de 2003 - artículo 27.
- Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2° de la Ley 590 de 2000 (micro, pequeñas y medianas empresas), conforme al Decreto 1878 de 2008.
- En general, todas las personas naturales y jurídicas que deban aplicar algún marco contable derivado de la Ley 1314 del 2009.
- Tratándose de personas que enajenen gasolina, diésel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Excepciones a la Obligatoriedad
No todos los contribuyentes están obligados a llevar contabilidad. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras. Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Además, algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío; por regla general, quienes utilizan el aplicativo “Mis cuentas” no deben cumplir con esa obligación.
Llevanza y Presentación de la Contabilidad
El Código de Comercio indica que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. En cuanto a la forma de llevanza de la contabilidad, el artículo 29.1 del Código de Comercio, expone que todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. La información que se consigne en los libros de contabilidad debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos.
Libros de Contabilidad y Registros Electrónicos
En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc.
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Envío de Información y Aplicativos
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad formal, mensualmente deben enviarla al Servicio de Administración Tributaria. La regla 3.21.5.2., de la Resolución Miscelánea Fiscal 2020 establece que las personas morales que tributen conforme flujo de efectivo (Título VII, Capítulo VIII de la Ley del ISR) que utilicen el aplicativo “Mi contabilidad” tienen consideraciones especiales.
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Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Conservación de la Documentación Contable
La documentación contable deberá conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Actualización del Registro Único Tributario (RUT)
Con el ánimo de garantizar la calidad, veracidad y confiabilidad de la información del Registro Único Tributario, es preciso verificar la información contenida en éste y la concordancia del mismo con la normatividad vigente. Conforme a lo anterior, la Dirección de Gestión de Fiscalización de la U.A.E. DIAN, detectó un grupo de clientes que deben llevar contabilidad de acuerdo al marco normativo vigente.
Por lo anterior, se procedió a realizar la actualización de oficio del Registro Único Tributario RUT, adicionando en la casilla 53 del Registro la responsabilidad 42 "Obligado a llevar contabilidad". Teniendo en cuenta esta situación, se invita a los contribuyentes a consultar si su RUT ha sido actualizado de oficio, y a obtener la copia del certificado del Registro Único Tributario generado en este trámite, ingresando a los Servicios en Línea de la página web de la Entidad www.dian.gov.co.
Si usted se encuentra obligado a llevar contabilidad, lo invitamos a actualizar el RUT de manera virtual, adicionando la responsabilidad 42 y seleccionando el grupo contable al que pertenece según la clasificación de las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF establecidas para Colombia, y el sistema de control de diferencias utilizado (Registro Obligatorio o Libro Tributario).
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