La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Términos Contables Esenciales
Para comprender mejor la contabilidad, es fundamental conocer algunos términos técnicos clave:
Activos
- Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa.
- Activos: Un activo es cualquier cosa que poseas y tenga valor económico, como dinero, propiedades o inversiones.
Pasivos
- Pasivo: Representa las deudas y obligaciones que tiene una empresa con terceros.
Patrimonio Neto
- Patrimonio Neto: Es la diferencia entre los activos y los pasivos de una empresa, representando el valor neto de la misma.
Ingresos y Gastos
- Ingresos: Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, ya sea por el aumento de activos o la disminución de un pasivo.
- Egresos: Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto.
- Ingresos brutos: Son el total de ingresos generados antes de deducir cualquier gasto o impuesto.
Otros Términos Relevantes
- Amortización acumulada: La amortización acumulada es la suma total de las depreciaciones acumuladas de un activo a lo largo de su vida útil.
- Depreciación: La depreciación es la disminución del valor de un activo con el tiempo debido al desgaste, el uso o la obsolescencia.
- Ratio de solvencia: El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas.
- Libro mayor: El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica.
- Costos fijos: Los costos fijos son aquellos costos que no dependen del nivel de productos o servicios producidos por la empresa. Tienden a estar relacionados con el tiempo, por ejemplo el salario o el alquiler que se paga por mes.
- Costos variables: Los costos variables son los gastos que cambian en proporción a la actividad de una empresa. Los costos variables son la suma de costos marginales en todas las unidades producidas.
- Costos indirectos: Los costos indirectos no dependen directamente de un objeto de costo, como una función o un producto en particular. Los costos indirectos pueden ser fijos o variables.
- Costos generales: Los costos generales se refieren a los gastos en curso del funcionamiento de una empresa. Son todos costos en el balance de ingresos excepto la mano de obra directa, los materiales directos y los gastos directos.
- Ganancia bruta: La ganancia bruta es el total de ingresos generados por una empresa menos el costo directo de producir los bienes o servicios vendidos, sin considerar otros gastos como impuestos, costos administrativos o de ventas.
El Rol de la Contabilidad en la Empresa
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
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