La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
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- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Términos Contables Esenciales
Activos
Toda empresa rentable tiene una cantidad significativa de activos. Se consideran activos los recursos que tienen valor económico futuro y que pueden medirse en dólares, euros o libras. Los activos son en su mayoría tangibles, pero también los hay intangibles como licencias, derechos de autor, patentes y listas de clientes.
Pasivos
Los pasivos es el dinero que una empresa debe a terceros, como el alquiler, los impuestos, los servicios públicos, los salarios de los empleados y las deudas a largo plazo.
Patrimonio Neto
El patrimonio neto es el dinero atribuible a los accionistas o propietarios de una empresa.
Balance General
Un balance general es un panorama general que usa la gran mayoría de las empresas y que representa el estado de las finanzas de una empresa en ese momento específico. Los balances generales deben completarse todos los meses y compararse entre sí para tener una idea de las áreas en las que una empresa necesita mejorar. Se puede calcular un balance general utilizando una ecuación simple con los activos por un lado y los pasivos de la empresa o el patrimonio neto por el otro.
La ecuación es la siguiente: Activos = Pasivos + Patrimonio neto
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Libro Mayor
El libro mayor proporciona un registro completo y detallado de todas las transacciones financieras durante toda la vida de una gran corporación, pequeña empresa o empresa familiar. El libro mayor es esencial para crear estados financieros. También incluye cuentas de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.
Créditos y Débitos
En la contabilidad por partida doble, los contables comprenden a fondo la diferencia entre los dos para realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales. Cada transacción comercial se registra como un crédito o un débito, y un libro mayor requiere ambos. En un balance de doble entrada, los débitos están siempre a la izquierda y los créditos están siempre a la derecha.
Ingresos
Los ingresos se pueden definir como la suma de dinero que recibe una empresa en un período determinado. Esta cantidad de dinero incluye descuentos y deducciones por la mercancía que se ha devuelto. Es la cifra de ingresos brutos de la que se restan los gastos para determinar los ingresos netos de una corporación o negocio.
Capital
Por lo general, el capital se refiere a los recursos o activos financieros que son propiedad de una empresa o negocio en particular. Son fundamentales para promover el desarrollo y generar ingresos. El capital también puede incluir terrenos e inmuebles, como fábricas u otros almacenes de fabricación, que pueden utilizarse para la creación de bienes o alquilarse anualmente para crear riqueza que beneficiará a la empresa.
Flujo de Caja
Este término contable clave puede entenderse como los ingresos o gastos que se espera generar a través de diversas actividades comerciales, como ventas y fabricación, durante un período de tiempo. Para los contables, el flujo de caja es la diferencia entre la cantidad de dinero disponible al comienzo de un período o saldo inicial y la cantidad total al final o, en otras palabras, el saldo final.
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Conceptos Contables Fundamentales
Concepto de Entidad
En el concepto de entidad, las transacciones o gastos del propietario del negocio y el negocio deben mantenerse separados para evitar confusiones al revisar los libros. Es un concepto útil que se usa para evitar confusiones entre las cuentas personales del propietario de la empresa y su empresa.
Concepto de Devengo
Un devengo es un asiento de diario que se puede utilizar para reconocer los ingresos y gastos que se han ganado y gastado. Es importante señalar que, en esta situación, los importes en efectivo que se han obtenido o gastado aún no se han recibido ni pagado. Los auditores solo aceptan estados financieros que se hayan realizado previamente utilizando el concepto de devengo, ya que las declaraciones realizadas sin utilizar el concepto de devengo son mucho menos precisas.
Concepto de Empresa en Funcionamiento
Los auditores pueden analizar los estados financieros de la entidad y ciertos factores para determinar si la empresa debe continuar utilizando el concepto de empresa en funcionamiento. Los contables que utilizan este concepto asumen que la empresa permanecerá en funcionamiento indefinidamente y se atendrá a sus planes actuales.
Concepto de Conservadurismo
Un concepto contable clave que consiste en no anticipar ganancias y preparar o prever todas las pérdidas. Los contables ayudan a las empresas y a los empresarios a minimizar sus posibilidades de pérdidas máximas, que se logra subestimando los ingresos y las ganancias en lugar de exagerarlos.
Concepto de Realización
El concepto de realización indica la cantidad de ingresos que deben registrarse de una venta específica. Las reglas del método de realización ayudan al asesor financiero a determinar que se ha producido un ingreso o gasto. Este concepto se materializa cuando el vendedor recibe el efectivo de la venta de bienes o servicios.
Concepto de Pareo
Este concepto contable se usa para evitar la sobrevaloración de los ingresos en un período. La idea de pareo requiere que los costes se pareen con los ingresos para evitar confusiones cuando otro experto financiero examine los documentos financieros en un momento posterior. Los costos e ingresos deben registrarse en el mismo período, como una semana, mes, trimestre o año, para evitar aplazar los gastos en estados de cuentas de períodos posteriores.
Concepto de Materialidad
Este principio hace que los contables ignoren los gastos insignificantes. Sin embargo, es importante mencionar que no se puede ignorar cualquier cosa. Solo se pueden ignorar los gastos que tienen un impacto pequeño en los estados financieros de la empresa y que no inducirán a error a otros asesores financieros cuando los lean posteriormente.
Concepto de Coherencia
Los contables trabajan para ayudar a las corporaciones, pequeños negocios o empresas a elegir el método de contabilidad que mejor se adapte a sus necesidades. Una vez que la entidad ha decidido el concepto contable correcto, debe ser coherente en el uso del mismo proceso para evitar complicaciones financieras.
Concepto de Partida Doble
La partida doble es uno de los conceptos contables más importantes. Este método de contabilidad establece que cada transacción comercial debe registrarse en al menos dos cuentas diferentes. El concepto de partida doble puede entenderse mejor utilizando una ecuación financiera: Activos = Pasivos + Patrimonio neto
Concepto de Costo
El principio del costo requiere que los contables registren un activo, pasivo o patrimonio al costo de adquisición original. Es uno de los métodos contables más comunes que se utilizan para registrar transacciones de artículos recién adquiridos.
Contabilidad de Costos
En contabilidad de costos, se registra el costo real de operaciones, procesos, departamentos o productos. Estos costos están asignados a centros de costo y objetos de costo mediante distintos métodos de asignación de costos. Los administradores utilizan estadísticas e informes, como la hoja de distribución del costo y el análisis de pérdidas y ganancias para tomar decisiones y reducir costos.
La contabilidad de costos obtiene datos de contabilidad, pero funciona de manera independiente. El plan de tipos de costo tiene la misma función que el Catálogo de cuentas de contabilidad general. Suelen tener una estructura parecida. Por ello, se puede transferir el catálogo de cuentas usado para contabilidad general al plan de tipos de costo y luego modificarlo.
Asignación de Costos
La asignación de costos es un proceso de asignar los costos a centros de costo u objetos de costo. Por ejemplo, el salario de conductor de camión de departamento de ventas se asigna al centro de costo del departamento de ventas. No es necesario distribuir el costo de salarios a otros centros de costo.
Las asignaciones dinámicas dependen de bases de asignación modificables como, por ejemplo, el número de empleados de un departamento o los ingresos de ventas de un proyecto en un plazo concreto.
Los costos están asignados según las claves de distribución, que se pueden modificar utilizando un multiplicador. Por ejemplo, dos departamentos, con 20 y 10 empleados respectivamente, comparten los costos de cantina. Los costos se distribuyen entre los departamentos con una clave de asignación que representa el número de empleados que comen en la cantina. En el primer departamento, solamente cinco empleados comen en la cantina, por lo que este departamento tiene un multiplicador de 0,25. La base para la asignación es 20 x 0,25 = 5. El número total de empleados que comen en la cantina es 15.
Tipos de Costos
- Costos Fijos: Son aquellos costos que no dependen del nivel de productos o servicios producidos por la empresa.
- Costos Indirectos: No dependen directamente de un objeto de costo, como una función o un producto en particular.
- Costos Variables: Son los gastos que cambian en proporción a la actividad de una empresa.
- Costos Generales: Se refieren a los gastos en curso del funcionamiento de una empresa.
- Costos Variables de Etapa: Son costos que cambian radicalmente en algunos puntos porque implican compras grandes que no pueden extenderse a lo largo del tiempo.
La contabilidad puede ser una disciplina académica muy emocionante principalmente debido a su diversidad de conceptos y términos. Los aspirantes a contables nunca se aburrirán si desarrollan sus habilidades y se mantienen al día con los últimos avances y utilizan software de contabilidad para pequeñas empresas para trabajar de una manera más eficiente.
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