La definición que se da a los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) o normas de información financiera (NIF) es que son un conjunto de reglas generales que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Estos principios contables generalmente aceptados constituyen la columna vertebral de la información financiera, garantizando la coherencia, fiabilidad y comparabilidad en la forma en que las organizaciones elaboran sus estados financieros. La contabilidad es la base fundamental para la toma de decisiones financieras en cualquier empresa.
Los PCGA definen principios para registrar activos, pasivos e ingresos de forma coherente. También establecen reglas para reconocer ingresos, gastos, activos y pasivos en estados financieros como el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo. La aplicación de los principios contables en la empresa es fundamental para garantizar la precisión y comparabilidad de la información financiera. La empresa debe establecer un plan general de contabilidad que defina los principios y procedimientos contables que se aplicarán. La contabilidad se basa en una serie de principios y normas que garantizan la uniformidad y comparabilidad de la información financiera.
Marco Regulador y Armonización Contable
La Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. fue quien, durante más de 30 años, se encargaba de emitir la normativa contable. Esta va a cambiar en el mes de junio de 2004. A partir de este momento será el Consejo Mexicano para la investigación y Desarrollo de las Normas de Información Financiera (CINIF) el organismo asuma la función de la emisión de la normativa contable. El CINIF es un organismo independiente en su patrimonio y operación, constituido en el año 2002. El desafío del CINIF es liderar el desarrollo y mejoramiento de las normas contables. Su propósito fundamental es el desarrollo de normas de información financiera transparentes, objetivas y confiables relacionadas con el desempeño de las entidades económicas y gubernamentales, las cuales deben ser de utilidad para los emisores y grupos de interés. La filosofía de las NIF es lograr la armonización de las normas locales utilizadas por los diversos sectores de la economía mexicana. Ademas se usará para convergir al máximo posible, con las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS, Internacional Financial Reporting Standard).
Por otra parte, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de la República Bolivariana de Venezuela (FCCPV) así como otros organismos reguladores, a lo largo de la historia contable, han implementado, utilizado, conceptualizado y adaptado el tratamiento que se debe dar a los conceptos que integran los estados financieros. Desde la promulgación de la Ley de Ejercicio de la Contaduría Pública (LECP) en 1973, le corresponde a la FCCPV a través de su Comité Permanente de Principios de Contabilidad, producir, entre otros, los Principios de Contabilidad y demás normas que guíen la actuación profesional.
La armonización contable, es decir, hacer que las normas contables no discuerden de la armonía contable internacional, se puede lograr mediante la implementación de un modelo basado en reglas propuesto por la Financial Accounting Standards Board (FASB); o a través del modelo del International Accounting Standards Board (IASB) sustentado en principios. La mayoría de los países de la región, decidieron armonizar con el modelo contable propuesto por el IASB, ya que dentro de sus objetivos está la de desarrollar, en el interés público, un conjunto único de normas de información financiera legalmente exigible y globalmente aceptada, comprensibles y de alta calidad basado en principios claramente articulados.
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Principios Fundamentales de Contabilidad
Los principios orientadores de la práctica contable tienen igual valor e importancia y son los siguientes:
- Principio de equidad: Busca la preparación de estados financieros equitativos con respecto a la empresa y a terceros. Atiende a la justicia y la imparcialidad. Este principio dice que cada cual recibe ganancias equitativamente, según su porcentaje de acciones y/o participación en el ente.
- Principio de empresa en marcha (o en funcionamiento): Se ajusta al supuesto de que la compañía seguirá operando por tiempo indefinido. Se considerará, salvo prueba en contrario, que la gestión de la empresa continuará en un futuro previsible, por lo que la aplicación de los principios y criterios contables no tiene el propósito de determinar el valor del patrimonio neto a efectos de su transmisión global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidación. Este principio asume que la empresa continuará operando en un futuro previsible. Toda empresa que se constituye espera tener una duración indefinida, salvo que su acta indique lo contrario.
- Principio de devengado: Implica registrar en cada periodo contable los ingresos y egresos que corresponden. Es fundamental para la contabilidad porque brinda una imagen más precisa y justa de la posición financiera de una entidad en un momento dado. Al tomar en cuenta las transacciones económicas en el momento en que ocurren, se evita la manipulación de los resultados financieros al aplazar ingresos o gastos. No se pueden trasladar ingresos de un ejercicio a otro, por no haber cobrado una factura. Los gastos también se deben imputar en el ejercicio en el que se produzcan y/o conozcan.
- Principio de prudencia: Establece que se opte por el valor más bajo de un activo cuando se debe elegir entre varios valores. Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. Se deben tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos. La prudencia no justifica que la valoración de los elementos patrimoniales no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales. Cuando se conoce un hecho económico, pero no lo podemos medir con fiabilidad, debemos regirnos por este principio, buscando el punto más conservador.
- Principio de uniformidad: Busca mantener el empleo de los mismos criterios contables independientemente de las circunstancias. Adoptado un criterio, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, en tanto no se alteren los supuestos que motivaron su elección. Implica el reconocimiento de las operaciones respetando el método usado en operaciones similares, el cual debe guardar relación con los principios, políticas, normas y leyes adoptadas.
- Principio de bienes económicos: Según el cual cualquier activo de la entidad debe estar registrado en los libros. Esto, aunque no pertenezca propiamente a la empresa, pero mientras un tercero no reclame su propiedad. La contabilidad se basa en transacciones económicas realizadas por la empresa o ente, en ese sentido, las partidas o registros tienen que tener un carácter económico.
- Principio de ejercicio (o periodo contable): Divide la operatividad de la empresa en periodos de tiempo iguales para determinar la situación financiera y los resultados del ejercicio. Los usuarios de los EEFF necesitan conocer el periodo o la fecha en la que estos se presentan. En la mayoría de empresas la presentación suele ser mensual, al cierre de cada mes. Es necesario que exista una regla o fecha establecida.
- Principio de entidad: Pretende independizar el patrimonio de la empresa del personal (socios o accionistas). Dentro de la contabilidad, la empresa debe ser tratada como una persona o ente independiente, donde los accionistas o dueños son tratados como terceros. La personalidad de la entidad económica es independiente de la de sus accionistas.
- Principio de valuación al costo: El respectivo registro de los movimientos -producción, adquisición o canje- debe hacerse con el costo original (o de factura) que representará para la empresa. El valor del costo debe ser el inicio de cada operación.
- Principio de objetividad: Para contar con registros objetivos, las fluctuaciones en el patrimonio deben cuantificarse y registrarse de manera precisa, de la misma manera como se presentan en la realidad, lo más pronto posible. Las operaciones económicas deben reconocerse en los libros contables libres de intereses particulares. La objetividad implica registrar las operaciones lo más cercanas a la realidad de ese momento, sin encubrir ni ocultar hechos para favorecer algún interés.
- Principio de importancia relativa (o materialidad): Se admitirá la no aplicación estricta de algunos de los principios y criterios contables, cuando la importancia relativa en términos cuantitativos o cualitativos de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresión de la imagen fiel. Debemos evaluar la importancia o materialidad que representa la operación para la compañía.
- Principio de moneda común (o unidad monetaria): Este postulado indica que las operaciones que afectan económicamente a una entidad deben cuantificarse y tener una valuación monetaria. La empresa está obligada a elegir el tipo de moneda en la que presentará sus estados financieros, revisando cuál es la que domina sus operaciones (compras y ventas).
Importancia y Beneficios de los PCGA
Los principios contables generalmente aceptados son importantes porque garantizan la coherencia y la responsabilidad de la información financiera. Protegen a las partes interesadas, los prestamistas y los inversores al garantizar que todas las empresas informan de su situación financiera dentro de un marco unificado. La correcta implementación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) prepara a su organización para el cumplimiento normativo, las auditorías y la sostenibilidad financiera.
- Transparencia para las partes interesadas: Los estados financieros basados en los PCGA ayudan a demostrar una gestión financiera responsable y permiten a las partes interesadas comparar su organización con otras.
- Mejor toma de decisiones: El método de contabilidad de acumulación de los PCGA ofrece una imagen más precisa de sus finanzas, útilmente asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar o a los resultados que desea producir.
- Protección contra el fraude: Seguir los PCGA requiere implícitamente tener sólidos conocimientos financieros, lo que ayuda a proteger a la organización.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (US GAAP) para Organizaciones sin Fines de Lucro
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de los Estados Unidos (US GAAP) son las normas contables que rigen los requisitos de contabilidad e información financiera para entidades de todos los sectores, incluyendo las organizaciones sin fines de lucro. Si bien los PCGA no son un requisito legal para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, muchas optan por aplicarlos como una buena práctica. Esto abre la posibilidad de obtener más financiación, ya que muchos financiadores requieren conformidad con los PCGA o tienen más confianza en la administración financiera de una organización sin fines de lucro cuando emiten estados financieros basados en los PCGA. Además, allana el camino para el cumplimiento legal y normativo, ya que muchos principios de los PCGA están entrelazados con regulaciones que deben seguirse para mantener el estatus de exención de impuestos, como el Formulario 990 del IRS.
Reconocimiento de Ingresos
Una particularidad para las organizaciones sin ánimo de lucro reside en que, en ocasiones, una transacción puede ser en parte una donación y en parte una transacción de intercambio. Los ingresos procedentes de transacciones de intercambio (o contratos con clientes) se contabilizan de forma similar a los ingresos de las organizaciones con fines de lucro, siguiendo la guía de contratos de los PCGA (FASB ASC 606).
Donaciones Condicionadas y Restringidas
- Fondos condicionados: Las subvenciones suelen requerir que usted alcance un objetivo y una meta cuantificable para tener derecho a los fondos correspondientes. Deben incluir un derecho de devolución o liberación. Las organizaciones sin fines de lucro no reconocen las contribuciones condicionales hasta que se cumplen las condiciones.
- Fondos restringidos por donantes: Son contribuciones con estipulaciones de tiempo o propósito impuestas por el donante. Las organizaciones sin fines de lucro están obligadas a respetar dichas estipulaciones y deben realizar un seguimiento minucioso de estos fondos. Las restricciones del donante afectan la forma en que se informan los ingresos, no el momento de su reconocimiento. Se distinguen:
- Activos netos sin restricciones de donantes: Son fondos sobre los que los donantes no han impuesto ninguna restricción, por lo que la organización sin fines de lucro puede utilizarlos como mejor le parezca.
- Activos netos con restricciones de donantes: Son fondos con restricciones específicas de tiempo o propósito, que pueden ser temporales o permanentes.
- Promesas de donación: Las promesas de donación representan la intención de los donantes de aportar fondos. Las organizaciones sin fines de lucro deben distinguir entre intenciones (no se registran) y promesas de donación (sí se registran). Las promesas incondicionales no tienen ninguna condición impuesta por el donante o están condicionadas únicamente al transcurso del tiempo o a un requisito de desempeño. Los requisitos de tiempo y desempeño son restricciones, no condiciones.
- Contribuciones en especie: Las donaciones de bienes o servicios permiten a las organizaciones sin fines de lucro acceder a recursos adicionales, pero pueden complicar la gestión financiera.
Clasificación de Gastos Funcionales
Según los PCGA, las organizaciones sin fines de lucro deben proporcionar un análisis de sus gastos por naturaleza y función, mostrando la relación entre las clasificaciones funcionales y naturales de sus gastos. Los PCGA establecen requisitos específicos para la presentación de gastos funcionales, incluyendo definiciones de servicios del programa y actividades de apoyo.
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- Gastos del programa: Son los gastos directamente relacionados con su misión.
- Actividades de apoyo: Todos los demás gastos se incluyen en las actividades de apoyo. Por ejemplo, los costos de recursos humanos, según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), son de gestión y generales, ya que apoyan a la organización sin fines de lucro en su conjunto. Los costos de recaudación de fondos incluyen los gastos para solicitar contribuciones monetarias y no monetarias.
Para gastos que se relacionan con más de una función (por ejemplo, gastos generales como alquiler, servicios públicos y tecnología), las organizaciones sin fines de lucro necesitan una metodología de asignación de costos claramente definida. Los PCGA no especifican los métodos de asignación, sino que los dejan a criterio de la organización.
Estados Financieros Obligatorios
Tanto las organizaciones sin fines de lucro como las organizaciones con fines de lucro deben elaborar un conjunto completo de estados financieros para cumplir con los PCGA.
- Estado de situación financiera: Conocido en el mundo empresarial como balance general, informa sobre sus activos, pasivos y patrimonio neto.
- Declaración de actividades: El equivalente sin fines de lucro de un estado de resultados, muestra los ingresos, gastos y variación del patrimonio neto durante un período determinado.
- Estado de flujos de efectivo: Similar al estado de cuenta con fines de lucro, muestra cómo entra y sale el efectivo de su organización.
Además, algunas organizaciones sin fines de lucro preparan un Estado de Gastos Funcionales para cumplir con el requisito de análisis de gastos funcionales de los PCGA.
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