La auditoría es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, etc. La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír (Méndez, Jaramillo y Serrano, 2006). El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.
Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u de otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre la auditoría económica y auditorías especiales (De la Peña, 2011).
La auditoría de la calidad, de acuerdo con la Norma ISO-19011-2011, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría a través de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría; por lo que, a través de un examen metódico, se determina si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Importancia de la Auditoría en Sistemas de Gestión de Calidad
En el caso de la auditoría de un sistema de gestión de calidad, el proceso de la misma implica la revisión de cada uno de sus procesos en cuanto a la gestión que se lleva a cabo dentro de las organizaciones, ya sean públicas o privadas. Dichos sistemas de calidad deben de ser evaluados mediante auditorías de calidad, mismas que verifican que se esté cumpliendo con lo que se establece en la norma ISO, ya que uno de los principales principios es la mejora continua que se realiza en todas y cada una de las actividades que se desarrollan en las organizaciones, ya sea prestando un servicio o en la elaboración de un producto, es decir, en cualquier tipo de organización.
El cumplimiento a los requisitos que establece la Norma de Calidad ISO-9001 obliga a las organizaciones a mantener una supervisión constante y oportuna durante el desarrollo de sus procesos administrativos, obligándolas a mantener la mejora continua de los mismos; en la actualidad, la organizaciones deben buscar la calidad total cuando se habla de satisfacción de clientes y permanencia en los mercados competitivos.
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Evolución Histórica de la Auditoría
La auditoría existe desde tiempos muy remotos, aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas, así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, que se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la auditoría (Murillo, 2011).
Como Franklin (2000) escribe: “En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Como se menciona anteriormente la auditoria es un proceso importante sin dejar de mencionar que su aplicabilidad existe desde las existentes teorías de la administración en las que se muestra el procesos administrativo donde dentro de la función administrativa de control es donde se encuentra inmerso el proceso de auditoría de cualquier tipo mismo que permite realizar una revisión exhaustiva para determinar los controles necesarios y verificación del cumplimiento de los objetivos en cuanto a lo planeado.
La auditoría desde sus inicios, en la edad antigua, estuvo orientada a la revisión metódica y rigurosa a fines administrativos contables, evolucionado posteriormente a otras áreas, tales como la operativa y la de calidad (Yánez y Yánez, 2012).
La Norma ISO 19011:2011 y la Auditoría de Sistemas de Gestión
Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoría, los auditores y los equipos auditores. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorías internas o externas de sistemas de gestión, o gestionar un programa de auditoría.
Principios de la Auditoría según ISO 19011:2011
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.
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- Integridad: El fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
- Debido cuidado profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría.
- Confidencialidad: Seguridad de la información. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.
- Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita. Los auditores deberían mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados solo en la evidencia de la auditoría. Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la objetividad.
- Enfoque basado en la evidencia: ...
Metodología de un Estudio de Planeación de Auditoría
El objetivo de este estudio es realizar un análisis de la planeación de la auditoría tomando como base los puntos requeridos en la norma ISO 19011:2011. Esta investigación es de tipo cuantitativa, descriptiva-correlacional y, a su vez, transversal.
El objetivo de la presente investigación es analizar los puntos que se refieren a la planeación de la auditoría de un sistema de gestión de calidad y diseñar un instrumento que permita realizar un análisis de la percepción de los trabajadores sobre la variable antes mencionada y, por otra parte, determinar el grado de confiabilidad del instrumento mediante el coeficiente alfa de cronbach y realizar un análisis de correlación entre cada una de las dimensiones, así como entre las dimensiones y la variable objeto de estudio.
La metodología utilizada para el presente estudio es de carácter cuantitativo pues lo que pretende es describir la percepción de los miembros de un sistema de gestión de calidad sobre la planeación de la auditoría dentro del mismo, de igual manera es un estudio descriptivo y correlacional ya que describe los porcentajes de los resultados obtenidos mediante las encuestas aplicadas y, a su vez, analiza el grado de correlación existente entre las dimensiones identificadas en el estudio; además, es de corte transversal ya que se realizó en un solo momento la aplicación de los cuestionarios mediante una prueba piloto en la que se identificó un coeficiente de confiabilidad de alfa de cronbach de 0.962.
Se diseñó un instrumento para medir la planeación de la auditoría de un sistema de gestión de calidad en el que se identificaron siete dimensiones de las cuales surgieron 37 ítemes y se realizó un análisis de confiabilidad obteniendo un valor de 0.962 de coeficiente alfa de cronbach.
Como resultados se obtiene que la mayoría de los entrevistados perciben de manera positiva cada una de las dimensiones estudiadas porque los resultados arrojan que los porcentajes oscilan arriba de 80% como de acuerdo o muy de acuerdo con las respuestas obtenidas; por otra parte, existe correlación significativa alta entre las dimensiones analizadas y una correlación muy alta entre las dimensiones y la variable planeación de la auditoría.
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Como resultados se obtuvo que las dimensiones analizadas tienen un alto grado de aceptación en cuanto a la percepción de los miembros del sistema; por otra parte, existe una correlación significativa entre cada una de las dimensiones y la variable estudiada.
Áreas Específicas de Evaluación en una Auditoría Administrativa
En una auditoría administrativa, es crucial evaluar diversas áreas funcionales de la empresa. A continuación, se mencionan algunas de estas áreas:
- Evaluación de la función de mercadotecnia.
- Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería. Esta área es analizada también debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos y procesos importantes a largo plazo para la empresa.
- Evaluación de la planeación de la empresa. Es una de las partes centrales de la Auditoría administrativa que permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificación, no sólo en los niveles altos y medios de una organización, sino también en los niveles más bajos.
- Evaluación de contabilidad y finanzas. Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. finanzas está directamente relacionado con otros subsistemas. Estas relaciones dan la fuerza viable a la organización.
- Evaluación de la función de producción. El proceso de manufactura debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado.
- Evaluación de la función de personal. La dificultad de valorar el factor humano hace difícil esta evaluación. Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales.
- Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano. Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo tanto, debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual.
- Evaluación del sistema de información. En esta sección se debe determinar el grado de control gerencial sobre el sistema de información, en algunos casos, el sistema de computación.
- Evaluación del área de compras. Si orientamos la mirada hacia la función de compras encontraríamos que es un elemento clave para la competitividad de la empresa, pues es casi el valor inicial sobre el que se construye el valor al cliente.
Adicionalmente, se consideran los siguientes aspectos:
- Tiempo de entrega de los productos. Los clientes gastan mucho tiempo y dinero en la búsqueda de los productos o servicios que necesitan.
- El plan de ventas. Mes a mes la cifra esperada del renglón de ventas puede ser que no se cumpla, que los vendedores no tengan claro a quién, cuánto y cómo deben vender para cumplir con los objetivos de la empresa.
- Comprobar si no se realiza la venta de un producto que se considera obsoleto o no deseable para la empresa.
- Sistema de crédito y cobranzas.
- Control de costos de producción.
- Procedimientos adecuados en el manejo del efectivo.
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