Como emprendedor, es necesario conocer los pasos de una auditoría financiera para estar mejor preparado, tener un mayor control y capacidad de negociación durante el proceso. Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones.
Tipos de Auditoría
Existen diferentes tipos de auditoría, entre ellas:
- Basada en riesgos: se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera.
- Basada en controles: evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades.
Importancia de la Documentación y Comunicación
Antes de realizar una auditoría, es importante que la empresa prepare adecuadamente sus documentos. Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante. Establece las bases de una auditoría efectiva.
Recopilación de Información y Evidencias
Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. “Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.
Uso de Software en la Auditoría
Sin importar si se trata de una auditoría financiera interna o externa, el volumen de contenido que se debe procesar y analizar es muy alto, por lo que implementar softwares que faciliten el proceso es necesario. A través de diferentes recursos, se puede asegurar un proceso eficiente y efectivo. Se están dando innovaciones que redefinen la forma de realizar una auditoría, mejorando su precisión.
Lea también: Dominando las fases de la planificación de auditoría
Archivo de Información Post-Auditoría
Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.
Auditorías Financieras en México
En México todas las empresas pueden realizar auditorías financieras para verificar la razonabilidad de sus estados financieros, sin embargo, no todas se ven sujetas a la obligación.
Estudio de la Planeación de la Auditoría Basado en la Norma ISO 19011:2011
El objetivo de este estudio es realizar un análisis de la planeación de la auditoría tomando como base los puntos requeridos en la norma ISO 19011:2011. Esta investigación es de tipo cuantitativa, descriptiva-correlacional y, a su vez, transversal. Se diseñó un instrumento para medir la planeación de la auditoría de un sistema de gestión de calidad en el que se identificaron siete dimensiones de las cuales surgieron 37 ítemes y se realizó un análisis de confiabilidad obteniendo un valor de 0.962 de coeficiente alfa de cronbach. Como resultados se obtuvo que las dimensiones analizadas tienen un alto grado de aceptación en cuanto a la percepción de los miembros del sistema; por otra parte, existe una correlación significativa entre cada una de las dimensiones y la variable estudiada. Se concluye que el instrumento diseñado puede ser aplicado en distintas organizaciones para identificar la percepción de los miembros de un sistema de gestión de calidad sobre la planeación de la auditoría del mismo.
La Auditoría de Calidad según la Norma ISO 19011-2011
La auditoría de la calidad, de acuerdo con la Norma ISO-19011-2011, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría a través de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría; por lo que, a través de un examen metódico, se determina si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
El presente estudio es conveniente para determinar que las auditorías a los sistemas de Gestión de Calidad se lleven a cabo con la diligencia y el cuidado profesional que establece de conformidad con lo establecido en la Norma ISO 19011-2011, misma que regula la realización de las auditorías de gestión de calidad. El cumplimiento a los requisitos que establece la Norma de Calidad ISO-9001 obliga a las organizaciones a mantener una supervisión constante y oportuna durante el desarrollo de sus procesos administrativos, obligándolas a mantener la mejora continua de los mismos; en la actualidad, la organizaciones deben buscar la calidad total cuando se habla de satisfacción de clientes y permanencia en los mercados competitivos.
Lea también: Guía esencial para la planificación efectiva de una auditoría administrativa.
Objetivo de la Investigación
Analizar la correlación existente entre las dimensiones de la planeación de auditoría de un sistema de gestión de calidad.
Evolución del Concepto de Auditoría
La auditoría es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar a la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, etc. La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír (Méndez, Jaramillo y Serrano, 2006). El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u de otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre la auditoría económica y auditorías especiales (De la Peña, 2011).
En el caso de la auditoría de un sistema de gestión de calidad el proceso de la misma implica la revisión de cada uno de sus procesos en cuanto a la gestión que se lleva a cabo dentro de las organizaciones ya sean públicas o privadas.
La auditoría existe desde tiempos muy remotos, aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas, así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, que se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la auditoría (Murillo, 2011).
Como Franklin (2000) escribe: “En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Como se menciona anteriormente la auditoria es un proceso importante sin dejar de mencionar que su aplicabilidad existe desde las existentes teorías de la administración en las que se muestra el procesos administrativo donde dentro de la función administrativa de control es donde se encuentra inmerso el proceso de auditoría de cualquier tipo mismo que permite realizar una revisión exhaustiva para determinar los controles necesarios y verificación del cumplimiento de los objetivos en cuanto a lo planeado. Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios (Méndez et al., 2006).
Lea también: Auditoría Ambiental: Planificación y Definición
La auditoría desde sus inicios, en la edad antigua, estuvo orientada a la revisión metódica y rigurosa a fines administrativos contables, evolucionado posteriormente a otras áreas, tales como la operativa y la de calidad (Yánez y Yánez, 2012). La auditoría de calidad tampoco debe de convertirse en una simple inspección rutinaria y en su desarrollo no solamente participan la persona o equipo auditor, sino los propios auditados. El éxito y la eficacia de una auditoría de la calidad dependen de la cooperación de todas las partes involucradas (Fundación ECA global , 2006). Por lo anterior, el proceso de auditoría en un sistema de gestión de calidad es una parte meramente importante no solo en cuanto a la realización, sino también debe influenciar en las recomendaciones de mejora que se detecten para la mejora de los procesos organizacionales y, por ende, la mejora de las organizaciones en cuanto a la homogenización de los procesos de acuerdo con lo analizado en las mismas.
Gestión por Procesos y Sistemas de Calidad ISO 9000
Deficiencias en el control y seguimiento de los resultados del proceso de auditoría evidenciado en un alto índice de repetitividad en las no conformidades detectadas. El proceso representa un sistema particular, que opera dentro de un sistema general, cuyas actividades interactúan para obtener un resultado de mayor valor que al principio. Es importante su identificación, midiéndolos y controlándolos para asegurar un buen desempeño (gestión por procesos). La satisfacción del cliente dependerá mucho de cómo se desarrollan cada uno de los procesos. Entre las normas publicadas por las ISO, la más conocida internacionalmente es la familia de las ISO 9000; estas normas se centran en los procesos, independientemente del producto o servicio específico al que se dedique la organización para la implantación de un modelo de calidad en una organización (Méndez et al., 2006). Dichos sistemas de calidad deben de ser evaluados mediante auditorías de calidad, mismas que verifican que se esté cumpliendo con lo que se establece en la norma ISO, ya que uno de los principales principios es la mejora continua que se realiza en todas y cada una de las actividades que se desarrollan en las organizaciones, ya sea prestando un servicio o en la elaboración de un producto, es decir, en cualquier tipo de organización.
Cuatrecasa (2010) la define como aquellas que se elaboran en la propia empresa, a solicitud de la alta dirección. Se llevara a cabo con personal cualificado que actuará como auditor con el objeto de realizar una autoevaluación de la propia empresa. Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoría, los auditores y los equipos auditores. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorías internas o externas de sistemas de gestión, o gestionar un programa de auditoría.
Principios de la Auditoría
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.
- Integridad: el fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
- Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría.
- Confidencialidad: seguridad de la información. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.
- Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita. Los auditores deberían mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados solo en la evidencia de la auditoría. Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la objetividad.
- Enfoque basado en la evidencia:...