Registrar pólizas de nómina en la interfaz NOI y COI te permite integrar la información de la nómina con la contabilidad de forma ordenada, asegurando que los movimientos se registren correctamente en COI. Esto es útil cuando necesitas controlar los pagos al personal, ya que facilita la generación de pólizas, reduce errores de captura y mantiene los datos fiscales consistentes. Puedes realizar este proceso cada vez que contabilices la nómina dentro del sistema.
Registro de Pólizas de Nómina desde Aspel NOI a COI
Una vez definidas las cuentas contables y configurados los datos en NOI, es fundamental registrar las pólizas de nómina e integrarlas correctamente en el sistema COI.
1. Agrega la póliza de nómina en COI
Para añadir una póliza de nómina en el sistema, ingresa por la ruta: menú Herramientas y haz clic en Interfaz Aspel-COI. Cuando se muestre la ventana de Interfaz Aspel-COI, haz clic en el botón Agregar. A continuación, captura la información solicitada:
- Póliza a generar: es el tipo de información o movimientos que se incluirán, en este caso, Póliza de nóminas.
- Tipo de póliza: anota el tipo de póliza con que se registrarán las partidas, puedes definirla como Diario (Dr.), Ingresos (Ig.) o Egresos (Eg.).
- Período Aspel COI: el ejercicio fiscal debe existir en COI, de lo contrario no podrá ser registrada la póliza de nóminas.
Importante: respeta la nomenclatura del tipo de póliza, es decir, mayúsculas y minúsculas.
2. Define los datos del archivo
En la sección del archivo se configura la información relevante para su ubicación y descripción.
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- Ruta: este campo muestra el nombre que el sistema asigna por omisión al archivo de póliza que estás generando. Dicho nombre se construye a partir del tipo de póliza y la fecha de generación. En el caso de las pólizas de nómina, se utilizan las siglas NO, seguidas de la fecha en formato DDMMAA, y la extensión P01. En esta extensión, la letra “P” indica que se trata de un archivo de póliza y el número “01” corresponde a la empresa en la que se generó el archivo. Por ejemplo, si la póliza se genera el 15 de marzo de 2010, el nombre sugerido por el sistema será: NO150310.P01.
- Nombre del archivo: la póliza se graba en la ruta especificada, el sistema te sugiere la ruta del Directorio de Archivos Comunes (DAC) como la ruta de trabajo, la cual podrás identificar por la extensión (P01).
Nota: si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará; si indicas otra fecha para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Captura un breve texto para su identificación en el Concepto de la póliza.
3. Aplica los filtros de trabajadores
Define el alcance de la información a integrar mediante los filtros disponibles.
- Si el tipo de detalle de cada percepción y deducción se configura por departamento o cuenta auxiliar, es posible definir rangos, así como seleccionar departamentos y/o puestos específicos.
- Registro patronal: si cuentas con múltiples registros, este campo estará activo para que selecciones el que requieras.
- Clasificación: te permite especificar alguna característica que tengan en común tus colaboradores, en la que el sistema se basará para aplicar el filtro de datos.
- Desglosar por la forma de pago del trabajador: visualiza el detalle de la forma de pago del colaborador. Asimismo, puedes elegir desglosar la forma de pago del trabajador, lo que permite generar movimientos de efectivo, cheque y/o transferencia por cada empleado, separando el total correspondiente a cada método de pago.
- Envío automático de CFDI al tablero de comprobantes de COI al contabilizar la póliza: al activar esta opción se agrega la información fiscal de los comprobantes digitales al tablero para su consulta.
Nota: utiliza el ícono Ayuda para consultar catálogos disponibles.
4. Selecciona los movimientos
Elige el tipo de movimiento que deseas considerar en la generación de la póliza, es decir, las percepciones y/o deducciones que se desglosarán por trabajador. Activa o desactiva las casillas según las opciones que requieras.
5. Elige las percepciones y deducciones para la contabilidad electrónica
Define las percepciones y/o deducciones que deseas considerar para incluir la información de los comprobantes fiscales en el detalle de la póliza de contabilidad electrónica. Activa o desactiva las casillas según las opciones que requieras.
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6. Guarda la póliza
Al finalizar, haz clic en Aceptar. El registro quedará con estatus Pendiente por contabilizar.
Nota: para que se refleje en la contabilidad, es necesario realizar el proceso para contabilizar pólizas de nómina en la interfaz NOI y COI.
¿Qué es una Póliza Dinámica?
Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión. La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
Este proceso te permite registrar tus pólizas con la información necesaria de acuerdo al tipo que selecciones, también defines su agrupamiento y desglose. Puedes registrar tus pólizas con la información de:
- Ventas.
- Devolución de ventas.
- Compras.
- Devolución de compras.
- Cuentas por cobrar.
- Cuentas por pagar.
- Movimientos al inventario.
- Costo de ventas.
- Descuentos sobre ventas.
Generación de Pólizas desde Aspel SAE a COI
Para la contabilización de otros tipos de pólizas, como las de ventas, se utiliza la interfaz de Aspel SAE a COI.
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1. Accede a la herramienta de Contabilización
Desde SAE ingresa a la ruta: menú Herramientas, das clic en el ícono Contabilización. Se despliega la siguiente ventana y oprimes en el botón Agregar.
Importante: verifica que tengas configurados los parámetros y cuentas contables correspondientes, para generar la interfaz entre ambos sistemas.
2. Define la información de la póliza
En la ventana de interfaz, defines lo siguiente conforme a tus necesidades:
- Tipo de póliza: eliges el tipo de información o movimientos que incluirá la póliza.
- Directorio del archivo: muestra el nombre y ruta (en del Directorio de Archivos Comunes), que el sistema asigna en automático, para la póliza que estás creando.
- Concepto de la póliza: capturas un breve texto, para su identificación.
- Periodo Aspel COI: seleccionas el periodo de COI, donde se contabilizarán los movimientos incluidos.
Nota: para este ejemplo, se registrará una póliza de ventas; considera que el llenado de los campos puede ser distinto conforme a tu selección.
3. Aplica filtros de ventas
Los filtros de ventas permiten especificar qué transacciones incluir en la póliza.
- Rango de fecha del documento: en Fecha inicial / Fecha final, eliges un rango de días correspondientes al filtro que seleccionaste, de las opciones disponibles en el listado.
- Rango de documentos: en Desde / Hasta, especificas un rango de comprobantes que requieres incluir.
- Zona del Cliente: en Zona, selecciona del catálogo una zona en específico donde se encuentran tus Clientes, para que sea considerada por el sistema.
- Otros: incluye opciones de filtrado adicionales.
- Clasificación del Cliente: te permite agrupar a tus Clientes de acuerdo con ciertas características de venta, como zona geográfica o días de crédito.
- Vendedor: digitas la clave de la persona que atiende a tus Clientes.
- Incluir campos CFDI’s en contabilidad electrónica: al activar esta opción se agrega la información fiscal de los comprobantes digitales como fecha de timbrado, folio, serie, UUID. Esta información se genera si es por agrupamiento por documento.
4. Agrupamiento y desglose
El sistema te permite organizar la información que se desglosa en la póliza. Se requiere que actives una o más casillas de la sección Desglose, así como elegir alguna de las siguientes opciones:
- Sin agrupamiento: muestra la póliza sin desglosar la información.
Una vez definidos los criterios con los que será generada la póliza, das clic en Aceptar.
Importante: la póliza será generada con el estatus de Pendiente de contabilizar. Te recomendamos consultar el tutorial Contabilizar y validar la póliza. ¡Listo!