Registrar las entradas y salidas en tu almacén es básico para mantener una contabilidad precisa en tu negocio. Esto te ayudará a monitorear los inventarios y por ende a tener un mayor control.
Los Registros de Entradas y Salidas en el Almacén
Los registros de entradas y salidas en un almacén son una parte importante de la gestión de inventario. Estos registros ayudan a los administradores o gerentes de almacén a mantener un seguimiento de los productos que entran y salen del almacén, lo que les permite asegurarse de que el inventario está al día y que los productos están disponibles para los clientes.
Ayudan a identificar los productos que están siendo más vendidos y los que están siendo menos vendidos. Esto sirve para ajustar el inventario para satisfacer las necesidades de los clientes, también sirve para saber si los productos están siendo mal manejados o mal almacenados, lo que permite tomar medidas para mejorar el manejo de los productos.
Los registros de entradas y salidas son muy útiles de igual manera para identificar si los productos están siendo robados o mal utilizados. Esto definitivamente ayuda a tomar medidas para prevenir el robo y mejorar la seguridad del almacén.
Las Entradas en el Inventario
Las entradas en el inventario de un almacén son un registro de los productos y materiales que se almacenan en el almacén. Estas entradas se utilizan para llevar un seguimiento de los productos y materiales en existencia, así como para determinar cuándo se necesitan reponer. Las entradas en el inventario también se utilizan para calcular el costo de los productos y materiales almacenados.
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Las entradas en el inventario de un almacén generalmente incluyen información como el nombre del producto o material, la cantidad almacenada, el precio unitario, el costo total, la fecha de entrada y la fecha de vencimiento. Esta información se utiliza para llevar un seguimiento de los productos y materiales almacenados, así como para determinar cuándo se necesitan reponer.
Las entradas en el inventario también se utilizan para llevar un seguimiento de los movimientos de los productos y materiales almacenados. Esto incluye el seguimiento de los productos y materiales que entran y salen del almacén, así como el seguimiento de los productos y materiales que se transfieren entre almacenes. Esta información se utiliza para determinar cuándo se necesitan reponer los productos y materiales almacenados.
Las Salidas en el Inventario
Las salidas en un inventario son los productos o materiales que se han vendido, entregado o utilizado durante un período de tiempo determinado. Estas salidas se registran en el inventario para mantener un registro de los productos o materiales que se han utilizado y para calcular el costo de los productos o materiales que se han vendido.
Las salidas en el almacén son movimientos de mercancías que se realizan para abastecer a los clientes y se pueden clasificar en dos tipos principales: salidas de materiales para la producción y salidas de productos terminados para la venta. Las primeras incluyen salidas de materias primas, materiales de empaque, herramientas y equipos, mientras que las segundas comprenden salidas de productos para la venta, descargas de inventario en exceso y devoluciones de clientes.
Métodos de Registro de Inventarios
El presente tema corresponde a la UDA Contabilidad Financiera. En lo correspondiente al tema que nos atañe es importante conocerlo ya que es un tema que nos ayuda para que en cualquier empresa, negocio propio o simplemente algún trabajo sepamos realizar registros contables para determinar por ejemplo un inventario final, por lo que conocer estos métodos son base esencial para un correcto análisis de la información.
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Existen varios métodos de registro de inventarios, entre ellos: global, analítico y perpetuos. Es importante conocer el tratamiento contable de cada uno de los métodos, repasando conceptos aunado a los correspondientes cargos y abonos que se emplean en cada uno de los procedimientos de tal forma que sea más fácil para el lector saber cómo funciona cada método y del porqué de las cuentas que se utilizan.
1. Método Global o de Mercancías Generales
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones.
Para entender un poco este método debemos saber que en lugar de abrir una cuenta de inventario inicial, de ventas o cualquier otra que se mencionó, todo se registra únicamente en la cuenta de mercancías generales puede resultar sencillo pero al momento de realizar el estado financiero puede complicarse ya que los montos no estarán bien definidos.
De antemano sabemos que este procedimiento usa una sola cuenta que es la de mercancías generales, partiendo de eso ahora vamos a conocer en qué momento se carga y se abona. Para ello Lara, E., (1999) nos dice que:
- Inventario inicial: Se carga porque representa un activo y como sabemos todo activo se debe cargar.
- Compras: Se cargan ya que el activo aumenta.
- Gastos de compra: Se cargan porque disminuyen el capital y las disminuciones de capital se cargan.
- Devoluciones sobre ventas: Se cargan porque al otorgar el cobro es menor, entonces disminuye el capital y toda disminución de capital se carga.
- Ventas: Se abonan ya que al vender una mercancía disminuye el activo y la disminución de activo se abona.
- Devoluciones sobre compras: Se abonan porque el activo disminuye cuando se devuelven mercancías y toda disminución de activo se abona.
- Descuento sobre compras: Se abonan porque al ser concedidas a nuestro favor el pago es menor, esto aumenta el capital y todo aumento al capital se abona.
2. Método Analítico o Pormenorizado
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción. Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta. El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual. Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
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Para este procedimiento recordemos que vamos a utilizar cuentas auxiliares, es decir para cada operación con las mercancías las cuales son: inventarios, compras, gastos de compras, devoluciones sobre compras, descuentos sobre cuentas, ventas, descuentos sobre venta, devoluciones sobre venta. Ahora vamos a ver cuándo se carga o abona en cada una de las subcuentas de acuerdo con Lara, E., (2009).
Este método como vimos se ven varias cuentas para varios conceptos en los que se ve afectada la mercancía sin embargo al no tener en registros el inventario final se debe hacer una inspección física de con cuánta mercancía cuenta la empresa.
3. Método de Inventarios Perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas.
Vamos a recordar el último procedimiento que nos habla acerca de que se utilizan tres cuentas que son almacén, ventas y costo de ventas, es por ello que de acuerdo con Guerrero, j., & Galindo, J., (2014) nos dice que los cargos y abonos correspondientes a las cuentas se deben realizar de la siguiente manera.
Para finalizar vemos que en este último método sólo se usan tres cuentas sin embargo, este procedimiento si da los montos especificados que es el inventario final, el costo de lo vendido y las ventas netas que son necesarios para realizar el estado de resultados. Es por ello que el método de inventarios perpetuos es el más utilizado por ser más completo.
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Tabla Comparativa de Métodos de Inventario
| Método | Cuentas Utilizadas | Información Proporcionada | Complejidad | Recomendación |
|---|---|---|---|---|
| Global | Mercancías Generales | Registro simple de operaciones | Baja | Empresas pequeñas con operaciones simples |
| Analítico | Cuentas auxiliares detalladas | Valor detallado de cada concepto | Media | Empresas con muchos artículos diferentes |
| Perpetuo | Almacén, Costo de Ventas, Ventas | Inventario final, costo de ventas, ventas netas | Alta | Empresas que requieren información completa y actualizada |
Es importante que de lo anterior recuerdes que: Cada método tiene las cuentas principales que se van a utilizar para determinar los conceptos que abarque. El método más utilizado es el de inventarios perpetuos ya que proporciona la información para realizar los estados financieros. El método de inventarios perpetuos permite conocer inventario final, costo de ventas y las ventas netas.
En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida.
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