En el contexto de la economía de la información, los sistemas de información (SI) se han convertido en elementos esenciales para las empresas. Un sistema de información (SI) es un conjunto de componentes que interactúan para lograr un objetivo específico. La forma en que estos componentes interactúan y se relacionan define el funcionamiento del sistema.
Todas las compañías requieren de los beneficios de los sistemas de información. Las más grandes invierten cuantiosas sumas de dinero en tecnologías de información; tendencia que seguirá en el futuro, pues cada vez más dependemos de los SI. Computadoras y SI no cesan de producir cambios en la manera de trabajar de las organizaciones. Vivimos inmersos en una economía de la información.
En este orden, los SI basados en computadoras agrupan de manera única equipos, aplicaciones, bases de datos, procedimientos y usuarios para recabar, almacenar datos y transformarlos en información. Los inversionistas se sirven de SI para tomar decisiones en las que están en juego miles de millones de dólares; las instituciones financieras los emplean para transferir por medio electrónico enormes cantidades de dinero en todo el mundo; las compañías manufactureras, por su parte, los utilizan para hacer pedidos de suministros y distribuir con mayor rapidez que nunca.
La tecnología de la información ha ejercido un profundo impacto en la sociedad, al grado de que hay quienes llaman a esta época la era de la información. En su libro Megatrends (2000), John Naisbitt identifica a 1956 como el año en que surgió la sociedad de la información, en el que por primera vez en la historia de Estados Unidos, los empleados administrativos rebasaron en número a los trabajadores de producción. La sociedad industrial ha dado paso a una nueva sociedad, en donde la mayoría de las personas trabajan con información en lugar de producir bienes.
Componentes y Configuración de un Sistema
Otro de los conceptos centrales de la unidad, además del de información, es el de sistema. Por ejemplo, el lavado automático de automóviles. Las entradas tangibles de este proceso son un auto sucio, agua y los diversos ingredientes de limpieza en uso; tiempo, energía, habilidad y conocimiento también son indispensables como entradas de este sistema.
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Siguiendo con el ejemplo, los mecanismos de procesamiento consisten en seleccionar las opciones de limpieza requeridas (lavado simple, lavado y aplicación de cera, lavado, aplicación de cera y pulido de carrocería, etcétera). La apreciación por parte del cliente con respecto al resultado obtenido es el mecanismo de retroalimentación. Así, dependiendo de la opción seleccionada y de la etapa del procesamiento, es como funcionan sus componentes (rociadores de agua, detergente o cera automotriz).
La forma como están organizados los elementos del sistema se llama configuración. En la mayoría de los casos, conocer el propósito o resultado que se desea obtener de un sistema es el primer paso en la definición de la manera en que se configurarán sus elementos. Por ejemplo, el resultado deseado de nuestro sistema es un auto limpio.
Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo a diversos criterios: simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinámicos, adaptables o no adaptables, permanentes o temporales.
Eficiencia y Eficacia de los Sistemas
Por ejemplo, la eficiencia de un motor es la energía producida (en términos de trabajo realizado) dividida entre la energía consumida (en términos de electricidad o combustible). La eficiencia es un término relativo empleado para comparar sistemas. Un motor de gasolina, por ejemplo, es más eficiente que uno de vapor, pues con un monto equivalente de insumo de energía (gasolina o carbón), el primero la produce más.
Se calcula al dividir las metas alcanzadas en realidad entre el total de metas establecidas. Por ejemplo, una compañía podría fijarse como meta reducir sus partes defectuosas en 100 unidades, y en beneficio de ello instala un nuevo sistema de control; sin embargo, supongamos que la reducción real de partes defectuosas equivale a sólo 85 unidades; la eficacia del nuevo sistema de control sería entonces de 85 por ciento (85/100 = 85 %).
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El cumplimiento de estos objetivos supone considerar no sólo la eficiencia y eficacia deseada, sino también el costo, complejidad y nivel de control que se desean del sistema.
Datos, Información y Conocimiento
La relación existente entre los datos y la información podría compararse entre un conjunto de piezas de madera, las cuales por sí solas no representan valor o utilidad alguna, pero si las arreglamos o acomodamos de tal manera que formen una pieza útil, por ejemplo, un banco, una pirámide o simplemente una escalera, representan un valor adicional. Los datos consisten en hechos y cifras con existencia propia e independiente, y tienen poco significado para el usuario.
Gracias a la rápida evolución de las tecnologías de información (incluyendo los medios de almacenamiento), las computadoras acumulan grandes cantidades de datos que posteriormente se transforman en información. La información debe transformar la percepción de los hechos del perceptor, ya que será éste quien decida si un dato (o un conjunto de datos) es relevante o no.
Además de los datos e información hay otro concepto que resulta importante mencionar, el conocimiento, que -en palabras de Davenport y Prusak (1998)- es una mezcla fluida de experiencias concretas, valores, información en contexto y juicio basado en la experiencia que proporciona un marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información. El conocimiento se origina y aplica en las mentes de las personas.
Sistemas Manuales vs. Computarizados
La información no sólo se transmite a operadores humanos, sino también a determinados tipos de máquinas. existen analistas consejeros de inversión que manualmente elaboran líneas de tendencia y gráficas de rendimiento con las que se apoyan para decidir el momento y monto de las inversiones. Estimada para los próximos días o semanas. Procesos manuales como éste se utilizan en las grandes instalaciones de las bolsas de todo el mundo, escenas que podemos ver en los noticieros y han generado millones de dólares a los inversionistas.
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La mayoría de los SI computarizados fueron inicialmente sistemas manuales. Pensemos, por ejemplo, en la nómina de cualquier empresa. Antes de que el sistema fuera computarizado se utilizaban largas hojas tabulares de registro, donde se tenían todos los datos de los empleados y en cada columna se registraban los movimientos de la semana o quincena, y se iban haciendo dobleces para tener todas las cifras y calcular todas las percepciones, el impuesto y las demás deducciones y el sueldo neto. Actualmente, un sistema computarizado de nómina hace uso de diferentes archivos relacionados en una base de datos.
Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)
Un SI basado en computadora (SIBC) es un conjunto de hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, usuarios, procedimientos y rutinas, configurados de tal manera que permiten reunir, clasificar, manipular, procesar y almacenar datos y transformarlos en información útil para la toma de decisiones. Es el proceso mediante el cual el sistema toma los datos requeridos para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las primeras son aquéllas que se proporcionan de forma directa por el usuario; mientras que las segundas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
El almacenamiento es una de las actividades más importantes de una computadora: de este modo el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.
Es la capacidad del SI para efectuar cálculos de acuerdo a una secuencia de operaciones preestablecida. La salida es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o los datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un SI puede constituir la entrada a otro SI o módulo. En este caso, también existe una interfaz automática de salida.
Clasificación de los Sistemas de Información
Hay una gran cantidad de criterios para clasificar los SI. En las organizaciones pueden existir sistemas que necesitan una alta participación de trabajadores: poco automatizados (por ejemplo, los sistemas para responder a preguntas personalizadas a través de correo electrónico).
Apoyar en la toma de decisiones debe ser una de las funciones básica de un SI. Los SI de una organización pueden clasificarse según la importancia estratégica que representan para sus operaciones. McLeod (2000) establece que los SI se clasifican en subsistemas directivos y subsistemas funcionales.
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