La automatización en los procesos contables ha tomado un papel protagónico en la gestión eficiente de las empresas. Las pólizas dinámicas son una de las innovaciones más esperadas y permiten la generación automática de asientos contables basados en la lectura directa de los XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Una póliza dinámica es una plantilla de Microsoft Excel® la cual se usa como póliza modelo a partir de uno o más CFDI. En el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de condiciones o criterios establecidos previamente. Esta herramienta, una función exclusiva de Aspel-COI, permite generar de manera automática un asiento contable (póliza) con únicamente cargar al sistema el o los archivos XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que se desean contabilizar.
Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión. La ventaja de utilizarlas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación. A través de esta funcionalidad, Aspel COI puede leer los conceptos de los CFDI (XML’s) emitidos o recibidos y, a partir de estos, generar automáticamente las pólizas correspondientes de manera precisa y conforme a la contabilidad de la empresa.
Estructura de los CFDI y la Importancia de las Etiquetas
Los CFDI están conformados por nodos, representados por los caracteres entre símbolos «mayor que, menor que» < >. Cada nodo contiene campos que hacen referencia a un valor. Para la correcta generación de pólizas dinámicas, se necesita el valor del UUID (Identificador Único Universal) del CFDI. La generación automática de un asiento contable por medio de la plantilla de una póliza dinámica funciona mediante etiquetas que extraen la información del archivo XML.
Las etiquetas son variables identificadas mediante palabras que se encuentran entre los signos “menor que” y “mayor que” (<>), las cuales son interpretadas por el sistema para colocar la información extraída del XML en el campo correspondiente. Las plantillas de pólizas dinámicas funcionan con etiquetas como
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En la hoja número dos de cualquier plantilla de póliza dinámica que viene predeterminada en el sistema, se encuentra el listado de las etiquetas que se pueden utilizar en la misma u otras plantillas, así como su respectiva descripción y el atributo en el XML de donde se extrae la información. Ya que se definió una etiqueta en el archivo PlatillaPolizaXML.ini, se puede utilizar en cualquier póliza dinámica.
Definición y Uso de Etiquetas en Pólizas Dinámicas
Además de las etiquetas predefinidas, el usuario puede especificar o definir otras etiquetas para la elaboración de la póliza dinámica. La estructura de la definición es la siguiente:
Nombre_Etiqueta = [NODO1.NODO2.NODO3.NODOn].[ATRIBUTO_A_PROPONER](ATR_COND1=VALOR1, ATR_COND2=VALOR2, ... , ATR_CONDn=VALORn)
Donde:
- NODO1 es el nodo padre.
- NODO2 es hijo de NODO1.
- NODO3 es hijo de NODO2 y así sucesivamente.
- NODOn es hijo de NODOn-1.
- ATRIBUTO_A_PROPONER es un atributo del NODOn y es el valor que sustituirá la etiqueta.
Para identificar un nodo en específico se podrá realizar por medio del valor de sus atributos:
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- ATR_COND1 es un atributo de NODOn, cuyo valor debe coincidir con VALOR1.
- ATR_COND2 es un atributo de NODOn, cuyo valor debe coincidir con VALOR2 y así sucesivamente.
Por ejemplo, si se desea que en la póliza se muestre el nombre del producto, se debe colocar la etiqueta
Adicional a esto, también es posible calcular un porcentaje a las etiquetas para los montos en los cargos y/o abonos. La operación se expresa como:
Etiquetas Específicas
El sistema también cuenta con etiquetas que no extraen información directamente de los archivos XML, pero son útiles para colocar información almacenada en la base de datos de Aspel-COI o para funcionalidades específicas:
: Se utiliza solo en la definición del concepto de partidas, replica el concepto definido en la cabecera de la póliza. : Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable asociada al RFC del receptor del comprobante. : Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable asociada al RFC del emisor del comprobante. : Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable del tercero, es decir, la asociada al RFC que es distinto al definido en parámetros del sistema. : Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable definida en el campo "Contrapartida más común" en Datos fiscales del tercero. - FIN_PARTIDAS: Etiqueta que se utiliza para delimitar la definición de las partidas de la póliza. Cualquier dato que se coloque por debajo de la fila en que se encuentre ubicada, será ignorado al generar la póliza dinámica.
Pólizas Dinámicas de Nómina
Para la póliza dinámica de nómina, el sistema validará del XML si contiene el nodo
: Esta etiqueta propondrá la cuenta de cuadre configurada en parámetros del sistema. : Esta etiqueta propondrá el monto para cuadrar la póliza.
En esta nueva póliza dinámica también es posible manejar etiquetas dinámicas para llamar la información que se requiera, siguiendo la misma estructura de los nodos.
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Configuración e Implementación de Pólizas Dinámicas en Aspel-COI
La creación automática de asientos contables a través de las pólizas dinámicas se hace en únicamente estos pasos: conocer e identificar la póliza dinámica que se utilizará, y crear la póliza a partir de uno o más CFDI’s. Pero previamente a estos pasos, y por única ocasión, se debe analizar y/o personalizar el o los archivo XLS que se utilizarán de manera cotidiana en la generación automática de asientos contables.
Preparación y Configuración de las Plantillas
El administrador de hojas de cálculo es el módulo de Aspel-COI para gestionar las plantillas en formato XLS (Excel) que intercambian directamente información con el sistema. Es decir, gracias a estas plantillas es posible extraer o introducir de manera fácil y rápida información a Aspel-COI.
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Para elaborar o dar de alta una póliza dinámica, primero prepara la plantilla de póliza. Ingresa a Reportes y selecciona Administrador de hojas de cálculo. Después, selecciona la pestaña Póliza dinámica. Una póliza dinámica se genera a partir de una plantilla la cual, a su vez, debe estar contenida en el administrador de hojas de cálculo.
La ruta para la Plantilla XML es: C:\Program Files (x86)\Aspel\Aspel-COI 11.0/PlantillaPolizaXML.INI.
Los archivos predeterminados XLS de las pólizas dinámicas se encuentran dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC), en la ruta: Sistemas Aspel\COI7\Plantillas\Póliza Dinámica CFDI.
Importante: Antes de realizar cambios, crea un respaldo en: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI11.00\Datos(#empresa)\Póliza dinámica CFDI.
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Valida la plantilla de póliza dinámica, en la pestaña Póliza dinámica. Selecciona la plantilla de ingresos o de comprobante de pago. Haz clic en Modificar o abre la plantilla con doble clic. Verifica que incluya las etiquetas de impuestos (Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS)), según corresponda.
Importante: Si necesitas usar una tasa o cuota diferente, primero regístrala en la plantilla XML y después configúrala en la plantilla de Excel. Para configurar la plantilla Extensible Markup Language (XML), ingresa a la ruta: C:\Program Files (x86)\Aspel\Aspel-COI 11.0.
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Configura la plantilla de Excel para provisión y comprobante de pago. Configura impuestos y captura de comprobantes. Ingresa a la ruta: Cuentas y pólizas y haz clic en Cuentas.
- Para Ingresos cobrados (IC): Selecciona la cuenta. Haz clic en Modificar. En la pestaña Fiscales, activa Captura de forma de pago.
- Para Operaciones con terceros (OT) y comprobantes: Selecciona la cuenta. Haz clic en Modificar. En Fiscales, configura el RFC, activa Operaciones con terceros y Captura de comprobantes.
Asegúrate de haber asignado previamente las cuentas contables de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y banco. Este paso se realiza una sola vez y el sistema utilizará estas cuentas de forma automática. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar).
Generación de Pólizas Dinámicas a partir de CFDI
Lo realizas cuando necesitas integrar comprobantes a tu contabilidad de forma rápida y organizada dentro del sistema, o cuando necesitas registrar operaciones recurrentes o estandarizar la forma en que se generan tus pólizas dentro del sistema.
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Crea una nueva póliza desde uno o más Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para ello, ingresa a Cuentas y pólizas y haz clic en Pólizas. Haz clic en Agregar.
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Para generar la póliza dinámica tienes dos formas:
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Desde el icono Generar póliza dinámica CFDI:
Selecciona uno o varios CFDI desde tu equipo o desde el depósito de documentos. Elige la plantilla. Define el nivel de detalle:
- Por comprobante: genera una partida por cada CFDI.
- Concentrado: genera una sola partida con el total.
Selecciona la cuenta de flujo.
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Arrastrando los CFDI:
Ubica y selecciona uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastra hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI. El sistema mostrará automáticamente la ventana de generación. Selecciona la plantilla y el nivel de detalle. Haz clic en Aceptar.
El sistema genera la póliza automáticamente, incluyendo el UUID del CFDI (si está configurado) y cumpliendo con los requisitos de contabilidad electrónica. Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.
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Para la generación de pólizas de provisión y comprobante de pago:
- Primero genera la póliza de provisión y después la del comprobante de pago. Ingresa a Cuentas y pólizas y selecciona Pólizas. Haz clic en Agregar.
- Póliza de provisión: Lista de CFDI: selecciona los comprobantes. Plantilla: elige la plantilla correspondiente. El sistema genera la póliza con los impuestos correspondientes.
- Póliza de comprobante de pago: Lista de CFDI: selecciona los comprobantes. Plantilla: elige la plantilla. Cuenta de flujo: selecciona la cuenta correspondiente. El sistema calcula automáticamente los impuestos proporcionales.
Ingresa a Consulta de pólizas para revisar la información registrada. Asegúrate de tener actualizado el sistema con el último reinstalable; de lo contrario, esta funcionalidad no estará disponible. El punto rojo que aparece en la póliza indica que el registro cuenta con un documento digital asociado. La póliza dinámica toma la información fiscal conforme a la configuración de cuentas y parámetros definidos en el sistema. Aunque esté activada la opción “Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro” en el depósito de documentos, las pólizas dinámicas se crean con la fecha inicial del periodo contable (día 01).
Elementos de las Plantillas de Pólizas Dinámicas
Las diferentes plantillas de pólizas dinámicas preinstaladas en Aspel-COI cuentan con los siguientes elementos:
- a) Cabecera del documento
- Tipo de póliza. (2 caracteres) debe comenzar en la primera columna de la tercera fila.
- El concepto de la póliza. (120 caracteres) debe de ir en la segunda columna y tercera fila a continuación del tipo de póliza.
- b) Partidas
- Número de cuenta. Hasta 29 caracteres si están con un formato establecido tomando en cuenta la distribución de niveles de la empresa donde se vaya a contabilizar la póliza.
- Departamento. Hasta 3 caracteres numéricos, si no se captura el departamento se entenderá que la cuenta no es departamental.
- Concepto del movimiento. Hasta 120 caracteres, este campo puede estar vacío.
- Debe. Es de tipo numérico sin formato de moneda.
- Haber. Es de tipo numérico sin formato de moneda.
Beneficios Clave de la Automatización Contable
La capacidad de Aspel COI para generar pólizas dinámicas a partir de los conceptos de los XML’s no solo mejora la eficiencia en la gestión contable, sino que también asegura que los registros estén alineados con la normativa fiscal. Los beneficios clave incluyen:
- Precisión en el registro contable: Al basarse en la información directa de los XML, las pólizas generadas son exactas y reflejan fielmente las transacciones realizadas.
- Reducción de errores: Elimina la posibilidad de omisiones o errores humanos en el registro de información contable. Este proceso es útil para agilizar la captura de información, reducir errores y mantener un mejor control y consistencia en tus registros.
- Cumplimiento fiscal: Aspel COI está diseñado para cumplir con las normativas fiscales vigentes, asegurando que los registros contables generados a partir de los XML estén en regla con el SAT.
- Facilidad de uso: Con una interfaz amigable, esta función está al alcance tanto de expertos como de usuarios con conocimientos básicos de contabilidad.
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