Elaborar o dar de alta una póliza contable en Aspel COI te permite registrar de forma ordenada cada operación financiera de tu empresa. Este proceso es necesario para llevar un control claro de tus movimientos y asegurar que la información contable sea correcta. Lo realizas cada vez que necesitas capturar transacciones como ingresos, egresos o ajustes dentro del sistema.
Tipos de Pólizas en Aspel COI
Póliza Modelo Tradicional: Integración con Aspel CAJA
Esta interfaz te permite registrar automáticamente las operaciones de ventas realizadas en el sistema CAJA en el sistema contable COI. Al generar las pólizas contables del día, se registran de forma automática las transacciones de ventas, ingresos y pagos en el sistema contable, sin necesidad de ingresarlas manualmente, lo que optimiza el proceso contable.
Para utilizar esta funcionalidad, disponible en COI a partir de la versión 8.0.1, se siguen los siguientes pasos:
- Válidas que te encuentres en el período y ejercicio fiscal correspondiente.
- Ingresas a la ruta: Menú Cuentas y pólizas, seleccionas el ícono Pólizas y das clic en el ícono Agregar.
- Das clic en el ícono Póliza modelo, ubicas la póliza modelo generada desde CAJA, la podrás reconocer por la terminación con extensión *.POL. Una vez cargada, observarás la póliza con las cuentas configuradas; tabula las partidas. Si generaste la póliza de ventas habilitando el parámetro para incluir información de la contabilidad electrónica, esta se mostrará automáticamente.
- Si la información es correcta, oprimes en el botón Grabar.
- En la ventana de consulta verificas que en la columna Contabilizada, se visualice con la letra "S", de lo contrario valida que se encuentre activa la opción "contabilizar en línea" desde los parámetros del sistema en COI o bien, contabilízala de forma manual.
Elaboración Manual de Pólizas Contables
La elaboración manual de pólizas implica el registro detallado de cuentas, cargos y abonos hasta cuadrar la operación contable.
Para elaborar o dar de alta una póliza de forma manual, se realizan los siguientes pasos:
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- Para elaborar o dar de alta una póliza, ingresa a Cuentas y pólizas, dirígete a Pólizas y haz clic en Agregar.
- El sistema mostrará una ventana donde debes capturar la información detallada.
- En la sección de Partidas, captura los datos requeridos:
- No. Cuenta: Indica la cuenta que se afectará. Presiona F2 para seleccionarla.
- Depto. / Centro de costos / Proyectos: Indica el origen del movimiento, si estos campos están activos.
- Concepto del movimiento: Captura la descripción del movimiento. El sistema puede sugerir la del campo Concepto.
- T. Cambio: El sistema propone el tipo de cambio según el histórico; si no existe, utiliza el último registrado o el valor 1.
- Debe: Indica la cantidad que se cargará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- Haber: Captura el importe que se abonará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- En la sección de datos informativos, consulta:
- No. de partidas: Indica el total de registros capturados.
- Nombre: Al seleccionar un registro, muestra el nombre del concepto.
- Moneda: Indica la moneda utilizada en la cuenta.
Póliza Dinámica: Automatización con CFDI
Una póliza dinámica es una plantilla de Microsoft Excel® que se utiliza como póliza modelo a partir de uno o más Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Este proceso es útil para agilizar la captura, reducir errores y mantener consistencia en tus registros, ya que permite automatizar el registro de operaciones contables mediante configuraciones predefinidas. Lo realizas cuando necesitas registrar operaciones recurrentes o estandarizar la forma en que se generan tus pólizas dentro del sistema.
Configuración de la Plantilla de Póliza Dinámica
- Para dar de alta una póliza dinámica, primero prepara la plantilla de póliza. Ingresa a Reportes y selecciona Administrador de hojas de cálculo. Después, selecciona la pestaña Póliza dinámica.
- En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Es crucial asegurarse de haber asignado previamente las cuentas contables de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y banco. Este paso se realiza una sola vez y el sistema utilizará estas cuentas de forma automática.
- Las plantillas funcionan con etiquetas tales como <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL>, entre otras. Estas etiquetas, que puedes consultar al editar la plantilla en Excel en la pestaña Etiquetas, son las que integran la información en las partidas de las pólizas.
- Los CFDI están estructurados por nodos, denotados por los caracteres “<>”. Cada nodo contiene campos que a su vez hacen referencia a un valor. Para incluir un valor específico como el UUID del CFDI en la póliza dinámica, será necesario editar el formato de la póliza e incluir el nodo de UUID.
- Para definir etiquetas personalizadas, estas deben ser capturadas en el archivo PlatillaPolizaXML.ini siguiendo el formato Nombre_etiqueta=[NODO1 . NODO2 . NODO3]. Una vez definida en este archivo, la etiqueta puede ser utilizada en cualquier póliza dinámica. Por ejemplo, se puede modificar una plantilla existente como “Pago a Proveedores”, agregando la etiqueta <UUID> en la fila deseada para que extraiga la información del CFDI.
Generación de Pólizas Dinámicas a partir de CFDI
Para crear una nueva póliza dinámica desde uno o más Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), ingresa a Cuentas y pólizas, haz clic en Pólizas y luego en Agregar.
Para generar la póliza dinámica, tienes dos formas principales:
- Desde el ícono Generar póliza dinámica CFDI:
- Selecciona uno o varios CFDI desde tu equipo o desde el depósito de documentos.
- Elige la plantilla deseada.
- Define el nivel de detalle:
- Por comprobante: Genera una partida por cada CFDI.
- Concentrado: Genera una sola partida con el total de los XML seleccionados o arrastrados.
- Selecciona la cuenta de flujo.
- Arrastrando los CFDI:
- Ubica y arrastra los CFDI a la ventana de captura de la póliza en Aspel COI.
- El sistema mostrará automáticamente la ventana de generación.
- Selecciona la plantilla y el nivel de detalle.
- Haz clic en Aceptar.
El sistema genera la póliza automáticamente, incluyendo el UUID (Identificador Único Universal) del CFDI (si está configurado) y cumpliendo con los requisitos de contabilidad electrónica. Automáticamente, creará la póliza agregando la información del folio fiscal en la partida de la cuenta que se haya configurado previamente. Ingresa a Consulta de pólizas para revisar la información registrada.
Los archivos XML de las facturas se visualizan en el Tablero de Comprobantes, donde puedes ver la información de la factura asociada. En la póliza, un punto rojo indica que el registro cuenta con un documento digital asociado. La póliza dinámica toma la información fiscal conforme a la configuración de cuentas y parámetros definidos en el sistema.
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Consideraciones Importantes y Solución de Problemas Comunes
- Cuando el sistema muestra el mensaje "el sistema está actualizando los saldos de las cuentas…", esto ocurre porque el sistema se encuentra en proceso de actualización de saldos.
- Al eliminar pólizas, es posible que el sistema mantenga registros asociados a estas, aunque ya no sean visibles en COI o Banco, lo que puede causar errores de duplicidad si se intenta registrar nuevamente.
- Si los números de cuentas de los saldos iniciales no coinciden con los de tu sistema COI, primero es necesario ingresar esas cuentas en el catálogo de cuentas para asegurarte de que estén registradas correctamente.
- Es vital asegurar de tener actualizado el sistema con el último reinstalable; de lo contrario, algunas funcionalidades, como la generación de pólizas dinámicas, podrían no estar disponibles.
- Aunque esté activada la opción “Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro” en el depósito de documentos, las pólizas dinámicas se crean con la fecha inicial del periodo contable (día 01).
- Sí, puedes modificar el número de póliza manualmente, aunque no es lo más recomendable para mantener la integridad de la numeración automática.
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