Las pólizas contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar las transacciones financieras de una empresa. Son un documento en el que se registran las operaciones contables de personas o empresas, ya sean físicas o digitales. El registro se debe realizar dentro de los cinco días siguientes a la realización de dicha operación. Una póliza contable es uno de los documentos más comunes usados al interior de las empresas, ya que sirven para realizar los registros de ingresos, egresos y movimientos internos de la contabilidad del negocio. De hecho, la póliza contable es una, o tal vez la más importante dentro del rubro de la contabilidad y de la facturación electrónica. En este documento se registra todo tipo de operación relacionada a la contabilidad, ya sea para una gran empresa, un negocio e incluso para un profesionista.
Contenido de una Póliza Contable
Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. Una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante. Una póliza contable contiene todos los detalles de cada póliza en sí y de la transacción realizada, como:
- Tipo de póliza: de diario, ingreso o egreso
- Fecha del registro
- Número de póliza
- Concepto de la transacción
- Número de cuenta o subcuenta afectada y auxiliares contables.
- Tipo de moneda utilizada, de acuerdo con el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Información de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) relacionados.
En primer lugar, debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables. Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados.
Definición de Póliza de Diario
Una póliza de diario es un documento contable, físico o digital, utilizado por las empresas para registrar de manera cronológica aquellas operaciones económicas que afectan su estructura financiera pero que no implican una entrada o salida inmediata de dinero en efectivo o transacciones bancarias. Pólizas de diario: En este caso se reflejarán las operaciones que afectan a la empresa y a su contabilidad, pero que no presentan una salida de dinero por parte del negocio; en otras palabras, no hay salidas ni entradas de efectivo. La póliza de diario es un documento contable que se usa para registrar cualquier operación o ajuste que no encaje en los registros específicos de compras, ventas, o caja. En consecuencia, la póliza de diario cumple con la tarea de registrar toda operación que influye en la economía de la empresa. Por lo tanto, se traducen en operaciones que no involucran el ingreso de dinero en el banco a través de una ficha de depósito, ni salida de dinero en la cual se tenga que hacer un cheque.
Es el documento donde se registran los movimientos al interior de las empresas, que no implican la entrada o salida de dinero, debido a que se trata de operaciones internas, pero que sí deben estar registrados para fines de un correcto seguimiento de información para el sistema contable. Esta póliza es un documento interno de la empresa que nos servirá para registrar las operaciones que se realizan y se adjuntan los comprobantes de las operaciones que se asientan. Esta póliza se utiliza cuando se adquiere un activo, es decir, cuando no se trata de productos que vendes o que compras con un cheque, ya que no refleja el movimiento de dinero en efectivo o con cheque, sino que nos ayuda a representar el intercambio, recepción o entrega de mercadería con una promesa de pago, como crédito para el cliente o la empresa.
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Operaciones que se Registran en una Póliza de Diario
A diferencia de las pólizas de ingresos (que registran entradas de dinero) y las pólizas de egresos o cheques (que registran salidas), la póliza de diario es indispensable para asentar movimientos internos como depreciaciones, amortizaciones, provisiones de gastos, cancelaciones de cuentas incobrables o la aplicación de ajustes al cierre del ejercicio. Para algunos casos, la parte financiera requiere de registros contables de cuentas sin que la parte bancaria se vea involucrada en esto. No porque sea un registro de contabilidad ilegal, sino porque en realidad estas transacciones no involucran salidas o entradas de dinero.
Algunos ejemplos de recopilación de información que se integran en una póliza de diario son:
- Movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos), sin que esto suponga un ingreso o egreso.
- La recepción de materia prima y de la factura que será revisada.
- La entrega de productos a un cliente y el envío de la factura, que será pagada posteriormente.
- Todo tipo de información valiosa generada por la empresa, que no implique entradas ni salidas de dinero.
Tipos de Pólizas Contables
En nuestro país, existen varios tipos de pólizas contables utilizadas en la contabilidad de las empresas:
| Tipo de Póliza | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Pólizas de Diario | Registran operaciones que afectan la contabilidad sin implicar una entrada o salida de dinero en efectivo o transacciones bancarias. | Depreciaciones, amortizaciones, provisiones de gastos, cancelaciones de cuentas incobrables, ajustes al cierre del ejercicio, movimientos entre cuentas bancarias, recepción de materia prima con factura a revisar, entrega de productos con factura a pagar posteriormente. |
| Pólizas de Ingresos | Registran todas las entradas de dinero a la empresa, independientemente del método de pago. Se utilizan para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. | Cobros de facturas ya enviadas, ingresos obtenidos a través de financiamiento, pago de deudores, entradas en efectivo, transferencias, cheques u otros métodos de pago. |
| Pólizas de Egresos | Registran cualquier tipo de salida de dinero de la empresa. Sirven para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa. | Pago de nómina a trabajadores, pago a proveedores con facturas pendientes, adquisición de bienes o servicios (herramientas, maquinaria), pago de créditos o préstamos, adquisición de seguros de cualquier tipo, pago de impuestos por las operaciones del negocio, erogaciones mediante efectivo o cheques. |
| Pólizas de Ajuste | Se utilizan para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo. | Correcciones o reclasificaciones contables al cierre del ejercicio. |
Principios y Requisitos para las Pólizas de Diario
Al igual que cualquier otro registro contable, la póliza de diario debe respetar estrictamente el principio de partida doble, asegurando que la suma de los cargos (debe) sea exactamente igual a la suma de los abonos (haber). Bajo las normas vigentes de la Contabilidad Electrónica en México, las pólizas de diario deben incluir de forma obligatoria el soporte documental digital. La partida debe contener cuenta contable, subcuenta y sus auxiliares. En operaciones relacionadas con terceros, se debe incluir el RFC de éste. Los contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad electrónica deben generar archivos en formato XML que contengan las pólizas que ha llevado a cabo la empresa. Estas se deben entregar al SAT el mes siguiente a la fecha en la que se realizaron las operaciones.
Importancia y Manejo de Errores
El correcto manejo de las pólizas de diario es una de las mejores prácticas para mantener la salud financiera de una organización y evitar requerimientos por parte de las autoridades fiscales. La importancia de utilizar pólizas contables, además de que son una herramienta para llevar la contabilidad de forma correcta, se trata de uno de los elementos que integran la contabilidad electrónica, junto con el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, como parte de las obligaciones fiscales de las personas morales y físicas con actividad empresarial. Por otro lado, existen algunos casos en los que el SAT solicita la entrega de las pólizas contables con fines de comprobación, tanto a los contribuyentes, como a terceros relacionados, por ejemplo en el caso de solicitar alguna devolución o compensación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 22, décimo párrafo y 42, fracciones II, III, IV o IX del Código Fiscal de la Federación.
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Al realizar una póliza de diario, pueden ocurrir varios errores que afectan la precisión de los registros contables. En caso de haberla registrado con un error, pero nos dimos cuenta hasta que la subimos al sistema, lo correcto sería crear una segunda póliza con un asiento de contrapartida, al igual que una referencia a la póliza errónea. Registramos la segunda póliza y se corregirá el error.
Automatización y Contabilidad Electrónica
Con la implementación de la contabilidad electrónica en México, que sustituyeron a los asientos contables tradicionales, las pólizas de contabilidad en papel, pasaron a ser formatos, en algún programa informático, de hojas de cálculo como excel o algún otro software especializado. Este tipo de programas cuenta con plantillas para elegir el tipo: póliza de diario, ingreso o egreso. Además, brindan menús con los movimientos u opciones más comunes o frecuentes, mismas que contienen una serie de cuentas y etiquetas predeterminadas para seleccionarlas fácilmente. La ventaja de los softwares de contabilidad es que la mayoría de ellos permite importar pólizas generadas anteriormente a través de excel, incluso de forma masiva, para que los usuarios puedan integrar fácilmente sus archivos contables en una sola plataforma.
Realizar este tipo de documentos puede llegar a ser tedioso y agotador, sin mencionar el tiempo que se les debe invertir para asegurar que estén realizados correctamente. Capturar pólizas de diario a mano, arrastrar saldos en hojas de cálculo y buscar e integrar manualmente los UUID de tus facturas XML es un proceso ineficiente que consume el tiempo de tu equipo contable y eleva el riesgo de errores. Con el Software de Contabilidad en la Nube y ERP de Villanett, transformas tu gestión: el sistema genera pólizas de diario automáticas a partir de tus operaciones comerciales, asocia los folios fiscales (UUID) sin intervención manual, calcula las depreciaciones de ley y genera tus archivos de Contabilidad Electrónica listos para el SAT en un solo clic. En SaaSMéxico tenemos la solución para volver este tipo de documentos informativos y tediosos, algo más sencillo y productivo para nuestra empresa. Nuestro sistema de gestión empresarial, o sistema ERP en la nube te permitirá administrar tus áreas de contabilidad, facturación electrónica, atención a clientes e incluso tus inventarios, áreas de producción y compras.
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