La Contabilidad Electrónica es el envío de información por medios digitales de todas las transacciones realizadas por una empresa o una persona a la autoridad fiscal. En el caso de México, es el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para cumplir con una obligación que tienen todas las empresas.
Esto se hace con la finalidad de realizar una fiscalización más sencilla, hacerla más simple y sin necesidad de papeles.
Archivos que Integran la Contabilidad Electrónica
Según información del Servicio de Administración Tributaria (SAT), los archivos que integran la contabilidad electrónica en México son:
- Catálogo de cuentas: Se envía una sola vez y cada vez que sea modificado.
- Balanza de comprobación: Se envía de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
- Información de pólizas y auxiliares: Se envía solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
Con esto, podrás llevar un mejor control de tu negocio porque día a día se llevará un registro claro y conciso de todos tus ingresos, así como de tus gastos.
¿Quiénes Están Obligados a Presentarla?
De acuerdo a la Ley del ISR, el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), los contribuyentes obligados a llevar y enviar la contabilidad electrónica son:
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- Las personas morales y físicas con ingresos mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio tendrán que presentar su Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario.
- Para el caso de las personas físicas con actividad empresarial que no rebasen los 2 millones de pesos, tendrán que presentar su contabilidad a través del portal del SAT en “Mis Cuentas”. En caso de que estén dentro del rango de 2 a 4 millones tendrán que reportar su contabilidad a través del portal del SAT “Mi Contabilidad”.
- También las personas morales con fines no lucrativos, a excepción de las donatarias autorizadas que no rebasen de 2 millones de pesos por concepto de ingreso, así como las asociaciones religiosas y que utilicen la página de “Mis Cuentas”.
- Las personas físicas que realicen actividades primarias (agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras) cuya excepción está en el caso de que sus ingresos no excedan 16 veces el valor de la UMA anual (para 2020 es $507,100.8 pesos) que los ingresos por su actividad primaria representen cuando menos 25% de sus ingresos totales y emitan sus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) por medio de un proveedor autorizado.
¿Quiénes No Están Obligados a Presentarla?
Algunas de las entidades y personas físicas no obligadas a presentar la contabilidad electrónica son:
Personas morales:
- La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
- Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas siempre y cuando registren sus operaciones en “Mis cuentas”.
Personas físicas:
- Personas físicas asalariadas
- Contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas
- Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y enajenación de bienes.
Cuándo se Empieza a Generar y a Enviar
La periodicidad para presentar los archivos que integran la contabilidad electrónica (Catálogo de cuentas y la Balanza de comprobación) depende del contribuyente.
| Contribuyente | Tipo de Envío |
|---|---|
| Personas físicas | Mensual - Al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar. |
| Personas morales | Mensual - Al tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar. |
| Que cotizan en Bolsa de Valores | Trimestral - Al tercer día hábil del segundo mes posterior del trimestre al que corresponde la información a enviar. |
| Personas físicas y morales del sector primario que optaron por presentar su declaración semestral | Semestral - Al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información a enviar. |
En cuanto a las pólizas auxiliares, se entregarán solamente cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
¿Cómo se Realiza la Contabilidad Electrónica?
Se realiza de la misma forma en que realizas tu contabilidad, sin embargo, los cambios más grandes son el código agrupador del SAT, ya que tendrás que alinear tu Catálogo de cuentas a las claves que dicta la autoridad para que pueda leer tu información.
“El código agrupador del SAT tiene el objetivo de que la información sea presentada de manera uniforme, para lo cual es necesario que los contribuyentes asocien las cuentas de su catálogo de cuentas al código agrupador por naturaleza y preponderancia de la cuenta”. Así lo señala el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, donde cada año se publica cualquier cambio a este código.
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Una vez que alinees tu catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, tu envío de información será aprobado. Recuerda que todo debe estar en formato XML y comprimido en un ZIP para que el Buzón Tributario las reciba.
Archivos en Formato XML
Para lograr el intercambio de información electrónica entre el SAT y un tercero, se definió un esquema de comunicación basado en documentos XML. La relevancia de utilizar documentos XML es que facilita la interoperabilidad entre el tercero y el SAT.
Un documento XML toma su nombre de la expresión inglesa eXtensible Markup Language (Lenguaje de Etiquetado Extensible en español), se trata de un lenguaje estándar que se define bajo lineamientos del World Wide Web Consortium: W3.
Adicionalmente a las reglas de estructura planteadas dentro del presente estándar, quien realice la construcción de archivos XML podrá sujetarse a los lineamientos técnicos de forma y sintaxis precisados en la guía básica de características de archivos XML, localizada en la página www.sat.gob.mx, elegir la opción personas o empresas, en el submenú otros trámites y servicios, ir a -ver más, categoría contabilidad electrónica, apartado envía tu contabilidad electrónica y buscar dentro de contenidos relacionados.
El Buzón Tributario
El Buzón Tributario es el espacio de comunicación entre el SAT y los contribuyentes, en donde pueden enviar información, recibir requerimientos, solucionar dudas y cualquier información importante entre la autoridad y el contribuyente. Es en este espacio donde deberás enviar tu información sobre Contabilidad Electrónica.
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El SAT señala que “...Lo puede utilizar cualquier persona, física o moral, que tenga la necesidad de realizar trámites y desee hacerlo con facilidad desde la comodidad de su casa u oficina” y para ingresar a él, es necesario la e-firma. Sin embargo, el buzón no solo es para el Servicio de Administración Tributaria, ya que también se puede recibir información y resoluciones de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon).
Qué Información Debes Enviar
Para cumplir con esta obligación, primero deberás ingresar a tu Buzón Tributario y encontrar el menú dedicado a esto, y para ello es necesario que envíes tus archivos de la siguiente manera:
- Catálogo de cuentas: Deberá estar alineado al Código agrupador del SAT y únicamente se envía en el archivo XML comprimido en ZIP. El catálogo se envía solo la primera vez y cada que se agregue o elimine una cuenta.
- Balanza de comprobación: De igual manera, deberá estar en formato XML y comprimida en ZIP. Esta información se envía de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
- Pólizas y auxiliares: Estas sólo se envían cuando el SAT necesite verificar información contable, la procedencia de devoluciones y compensaciones.
Todos estos archivos deberán nombrarse de la siguiente manera:
- RFC : conformado por 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea persona moral o persona física.
- Ejercicio: conformado por 4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.
- Periodo: conformado por 2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.
- Clave: CT qué identifican el catálogo de cuentas | BN que identifican a las balanzas de comprobación con información normal. | BC que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria. | PL que identifican las pólizas del periodo. | XC que identifican el auxiliar de cuenta o subcuenta. | XF que identifican el auxiliar de folios.
- Extensión: caracteres zip que identifican que un archivo está comprimido.
Aquí un ejemplo de la nomenclatura para el archivo de Catálogo de Cuentas en el mes de enero de 2020:
ABC123456AB7202001CT.ZIP
Siendo ABC123456AB7 el RFC, el 2020 es el año que se envía, el 01 el periodo correspondiente, el CT que identifica al catálogo de cuentas y el .ZIP por el formato en que están comprimidos.
Pasos para su Uso
- Elige la opción de sellado de información contable (opcional). El sistema da la opción de sellar la información a enviar
- Selecciona la información a enviar. Deberás seleccionar alguno de los siguientes motivos de envío: Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación
- Envía y confirma. Deberás confirmar el envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza la transferencia de la información contable al SAT
Es importante que antes de realizar el envío, cuentes con el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.
Una vez que se envíe, el sistema de Contabilidad Electrónica en el Buzón Tributario emitirá acuses de recepción, aceptación o rechazo de archivos, mismos que contendrán los datos del archivo: folio, fecha y hora, RFC del contribuyente, periodo, nombre del archivo, tipo de archivo, tipo de envío, motivo y estatus.
Recuerda que para realizar este proceso, es necesario contar con una plantilla que brinda el SAT o contratar un sistema de Contabilidad Electrónica que te ayudará a realizar un registro más oportuno de toda tu información.
Validador de Forma y Sintaxis de Contabilidad Electrónica
Antes de enviar tu contabilidad electrónica valida su estructura y sintaxis para descubrir inconsistencias y corregirlas. Para esto, el SAT cuenta con un validador de forma y sintaxis que se puede usar en línea y no requiere de autenticación para ingresar.
Tiene como objetivo validar el contenido de tus archivos .xml de contabilidad electrónica, en su forma y sintaxis para su envío. Lo pueden ejecutar las personas físicas y morales que requieran validar la forma y sintaxis de su información contable. Antes de realizar la prueba, se requiere el archivo .xml de tu información contable.
Pasos para su Uso
- Da clic en "Ejecutar en línea"
- Selecciona la opción cargar tu archivo .xml
- Verifica el resultado
La información referente a la validación de tu información contable, que puede dar como resultado que sea válida o inválida.
Así que, con base en la información que te compartimos, ahora sabrás si tu empresa está obligada a cumplir con la contabilidad electrónica.
¿Es Necesario un Contador para Enviarla?
Para enviarla no, pero tu negocio no debería llevar contabilidad solo porque la ley te obliga, sino porque es necesario contar con números que te permitan tomar decisiones. Como dueño de un negocio es necesario conocer los números confiables que te den idea de cómo va tu negocio y para dónde lo quieres llevar.
Un contador, desde el punto de vista financiero, puede aportar un enorme valor a tu negocio, pues te dará información que serás incapaz de ver (a menos que seas un experto administrador) para tomar decisiones confiables.
Tener claro qué son las pólizas contables, sus tipos e importancia, es el primer paso para que dentro de tu negocio dedicado a la renta de equipo profesional, estas no atrasen o afecten la operación diaria de tu negocio.
La principal razón por la que estos documentos son relevantes para tu negocio, es que te aportan información importante que te ayuda a tomar decisiones financieras más rentables. Por eso, es importante que conozcas los tipos de pólizas contables que existen.
Estas pólizas también son conocidas como “de diario” y su principal objetivo es la de dejar evidencia de una operación dentro de tu negocio. En esta clasificación entran todos los gastos o cualquier movimiento que signifique una salida de dinero generada por la operación de tu negocio. Es la principal evidencia cuando tu negocio líquida o adquiere algún producto o servicio.
Por el contrario, las pólizas de ingresos reflejan aquellos movimientos que evidencian la entrada de dinero, ya sea en efectivo, transferencia o cheque.
Sin duda, las pólizas contables te permiten controlar, medir y conocer el estatus financiero de tu negocio dedicado a la renta de equipo profesional. Y sobre todo, a gestionar las actividades operativas que influyen en el desarrollo de tu empresa.
Sin embargo, para que tu negocio aproveche al máximo esta información, es necesario que cuente con una herramienta que agilice estas tareas y evite los errores humanos que muchas veces se ocasionan por llevar un registro manual.
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Pólizas Contables: Documentos Fundamentales
Las pólizas contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar las transacciones financieras de una empresa.
- Registro ordenado: Una póliza contable permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa.
- Toma de decisiones: La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa.
Tipos de Pólizas Contables
En México, existen varios tipos de pólizas contables utilizadas en la contabilidad de las empresas:
- Póliza de ingresos: Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios.
- Póliza de egresos: Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa.
- Póliza de ajuste: Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo.
Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de pólizas contables que se utilizan en México.
Elementos de una Póliza Contable
Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. En primer lugar, debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables.
Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados.
Además de los elementos mencionados anteriormente, una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante.
Esta póliza generalmente se utiliza para proteger los ingresos de los individuos o empresas que dependen de ellos para mantener su nivel de vida o funcionamiento.
Una póliza de egresos es un documento contable utilizado para registrar y respaldar las salidas de dinero de una organización.
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Implementación de la Contabilidad Electrónica
Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes.
Pasos para Enviar la Contabilidad Electrónica al SAT
- Genera los archivos XML desde tu sistema contable
- Ingresa al portal del SAT usando RFC y e.firma
- Ve al módulo de Contabilidad Electrónica
- Adjunta los archivos y valídalos con el visor SAT
- Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT.
Preguntas Frecuentes
- ¿Puedo enviar archivos en cualquier formato? No. El SAT solo acepta archivos XML estructurados y validados.
- ¿Qué pasa si no cumplo con la contabilidad electrónica? Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos.
- ¿Cómo sé si mis archivos son correctos? El sistema detecta errores de estructura, omisiones en los códigos agrupadores y campos mal llenados.
Cumplir con la contabilidad electrónica del SAT puede ser simple si usas las herramientas correctas.
Pólizas Contables Electrónicas: Estructura Según el SAT
En el mundo contable actual, donde la fiscalización electrónica se vuelve cada vez más rigurosa, las pólizas contables ya no son solo un registro interno; ahora son evidencia clave ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Este blog es una guía práctica pensada especialmente para ti, contador o encargado administrativo de una PyME, despacho contable o empresa familiar, que quieres llevar una contabilidad limpia, eficiente y sin errores.
De acuerdo con el Anexo 24 del SAT en su versión 1.3, las pólizas electrónicas deben contener una serie de datos obligatorios para ser válidas fiscalmente. Una póliza clara no solo es útil para el SAT, también lo es para ti y para cualquier otro contador que revise la contabilidad.
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