A lo largo de las últimas dos décadas, el papel de la auditoría y la gestión de la calidad ha cambiado casi por completo debido a los numerosos cambios críticos que se produjeron en el entorno empresarial. A partir de ahora, las prácticas de auditoría y gestión de la calidad son dos de los aspectos más importantes del éxito de una empresa, independientemente de si opera en el sector privado o público. En este documento, se discutirán los conceptos más importantes que validan la importancia de la auditoría para estas organizaciones a fin de aprobar la necesidad de contar con un auditor o una unidad de auditoría dentro de la organización, además de las perspectivas adecuadas de gestión de la calidad.
El Rol de la Auditoría en el Siglo XXI
En el umbral del siglo XXI, la necesidad de evaluar y monitorear un conjunto de diferentes actividades organizacionales se hizo inevitable porque los campos de la economía, la contabilidad y las finanzas se convirtieron en una serie de áreas valiosas que deberían mantenerse para ayudar a la compañía a sobrevivir (Abbott, Daugherty, Parker, y Peters, 2016). Sabiendo que los entornos existentes se volvieron bastante competitivos y conocedores de la tecnología, es razonable decir que el número de oportunidades para evaluar el entorno organizacional de manera crítica ha llegado al punto en que la elección de los instrumentos es prácticamente ilimitada.
Impacto de las Auditorías en la Productividad y Calidad
Existen numerosos estudios empíricos que respaldan la idea de que las auditorías internas y externas tienen una connotación positiva para la organización debido a la creciente productividad y calidad del servicio. A partir de ahora, las organizaciones tienden a implementar nuevos programas de auditoría con la intención de establecer departamentos de auditoría y gestión de calidad que les ayuden a obtener la certificación ISO y un cierto nivel de rendimiento. Una de las razones principales de tales actividades es la presión creada por la competitividad que caracteriza a las empresas modernas (Tepalagul y Lin, 2015). Debido a esto, muchas organizaciones se ven obligadas a realizar actividades de mejora de la calidad de manera implacable para seguir siendo relevantes y aceptar la importancia de la auditoría.
La evidencia existente sugiere que hay al menos el 80% de las organizaciones que continuamente aplican actividades de auditoría y gestión de la calidad para seguir siendo competitivas en los sectores público y privado. También es interesante mencionar que al menos el 70% de las empresas tienden a utilizar las funciones de auditoría interna para mejorar el estado actual de las cosas (Christensen, Glover, Omer y Shelley, 2016). La mayoría de estas empresas se dan cuenta de la importancia de la auditoría, pero pasan por alto la posibilidad de tener un departamento de auditoría dentro de la organización y se limitan a tener un único miembro del personal que se ocupe tanto de la gestión de la calidad como de la auditoría al mismo tiempo.
Como la evidencia también sugiere, el proceso de establecer auditorías internas y procedimientos de gestión de calidad lleva a que la organización se vuelva menos estancada y preste más atención al rendimiento, tanto desde la perspectiva del equipo como la del individuo (Christensen et al., 2016). En cuanto al concepto de auditoría, generalmente es aplicado por la gerencia para lograr los objetivos organizacionales. La razón detrás de esto es que el éxito percibido de cualquier organización generalmente se mide por la capacidad del negocio para definir claramente y alcanzar sus objetivos (Ghafran y O'Sullivan, 2017). En este caso, los logros deben ser coherentes y organizados para ayudar a la empresa a medirlo y compartir con el personal que pueda tener que ajustar sus actividades para continuar alcanzando los objetivos de la organización.
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Estos criterios de evaluación específicos generalmente se incluyen en los procedimientos de auditoría para ayudar a que la empresa opere de acuerdo con su visión y visión a lo largo de todo el tiempo. Independientemente de las creencias y los motivos de categorización, hay cuatro tipos principales de objetivos que se pueden lograr fácilmente cuando se implementan los procedimientos de auditoría (Schroeder, 2015). Las auditorías tienen un gran impacto en las organizaciones porque permiten a la administración medir el éxito y crear aún más objetivos de participación que luego se pueden utilizar para ajustar el estado interno de las cosas.
Auditorías en el Sector Privado
Cuando se trata del sector privado, las auditorías pueden usarse para facilitar el proceso de gobernanza e implementar nuevos procedimientos de gestión de riesgos que pueden aumentar la sostenibilidad y brindar más posibilidades para que la organización logre sus objetivos mientras controla todas las amenazas y oportunidades (Shore & Wright, 2015). Las empresas del sector privado dependen seriamente de la auditoría porque esta última se puede utilizar para mejorar la sostenibilidad y traer una serie de oportunidades adicionales a la mesa. Por ejemplo, las auditorías se pueden usar para supervisar la gestión y mejorar los procesos de gobierno.
La gestión de riesgos se vuelve mucho más fácil con las auditorías porque ayuda a las empresas del sector privado a manejar las incertidumbres y comprender cómo debe administrarse la empresa (Shore & Wright, 2015). En una organización privada, el consejo de administración es responsable de ejecutar el proceso de gobierno y la unidad de gestión debe hacerse cargo de los procesos de control y la gestión de riesgos. En este sentido, la importancia de la auditoría para una organización privada puede describirse como la oportunidad para que la organización ayude a la empresa a poner en práctica todas las actividades necesarias y evalúe estas últimas para mejorarlas si es necesario (Thompson, Ravindran, & Nicosia, 2015). Para una organización privada, la auditoría también es importante porque agrega valor a la empresa en términos de la presencia de actividades especiales de consultoría y aseguramiento.
Los auditores los hacen tácticos y operativos por naturaleza a fin de asegurarse de que las operaciones de la organización realmente estén mejorando. Aunque el rol de un auditor es un concepto bastante amplio, existen varias tareas principales que señalan el valor de un auditor para una organización del sector privado, como la gobernanza, la gestión de riesgos y el control organizacional (Siregar y Tenoyo, 2015). La mayoría de las empresas del sector privado tienen necesidades específicas que solo pueden ser "satisfechas" cuando un auditor experimentado está en su lugar. Por ejemplo, una compañía que está involucrada de manera recurrente en escándalos puede estar utilizando servicios de auditoría para revisiones de cumplimiento y gestión de imagen de marca.
En cuanto a las organizaciones privadas que provienen de sectores en rápida expansión, es importante recordar que la auditoría sigue siendo uno de los activos clave que agregan valor cuando se utiliza para actividades de consultoría y programación (Siregar y Tenoyo, 2015). Las organizaciones privadas de los países en desarrollo usan la auditoría para deshacerse de la corrupción y las actividades fraudulentas mientras se mantiene el control del negocio. Otro papel potencial de la auditoría para una organización privada puede consistir en el proceso de crear un entorno perfecto para la organización (el valor del sector público de la auditoría se analizará en la siguiente subsección del documento) y su desarrollo.
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Sabiendo que existe un entorno corporativo definido, los auditores tienen la oportunidad de enfocarse en lo que las partes interesadas quieren y necesitan y asegurarse de que una estrategia renovada sea igual o mejorada en comparación con la versión anterior (Blok, Hoffmans y Wubben, 2015). Si bien es importante para los sectores público y privado, en el sector privado, los auditores deben ser mucho más capacitados porque deben tener en cuenta no solo los criterios de éxito y sus valores profesionales, sino también la visión de la empresa y la misión final y los objetivos organizacionales del negocio. De una industria a otra, los auditores privados tienen la intención de determinar el valor y contribuir a las iniciativas de gestión de riesgos mientras respaldan sus roles de consultoría y aseguramiento (Cui, Liang y Lu, 2015).
Para cualquier auditor que funcione en el sector privado, también es crucial para realizar las prioridades estratégicas de la industria en la que están activos y distinguir con conocimiento entre los aspectos donde se puede agregar valor y donde no. La mayoría de las auditorías que tienen lugar en organizaciones privadas también pretenden mejorar la comunicación entre la unidad de gestión y los empleados porque la efectividad general del control de la organización está directamente relacionada con el rendimiento de la empresa. Lo que es más importante, la auditoría interna en las empresas del sector privado contribuye al desarrollo de la independencia (Graetz & Franks, 2016). Significa que, si la auditoría es subordinada, la empresa estará expuesta a una serie de riesgos que pueden obstaculizar su desempeño y capacidad para lograr los objetivos de la organización.
Algunos de los accidentes que pueden producirse son la pérdida monetaria, la reputación de la marca desperdiciada, las actividades fraudulentas y el posterior colapso general. Una organización del sector privado donde el comité de auditoría es independiente y conocedor podrá administrar los fondos disponibles y capacitar adecuadamente a los empleados (Graetz & Franks, 2016). Dependiendo de la naturaleza de la organización y el tamaño de su personal, los auditores podrán aumentar o disminuir la complejidad del entorno y crear servicios de valor y alta calidad.
Auditorías en el Sector Público
Cuando se trata de la discusión de las organizaciones del sector público y su enfoque de auditoría, hay varios rasgos distintivos que distancian a los auditores públicos y privados. En las organizaciones públicas, la auditoría se utiliza principalmente como un instrumento destinado a proporcionar control financiero donde las diferentes fuentes de fraude deben ser bloqueadas y eliminadas para que el auditor y la compañía sean más creíbles (Arena & Jeppesen, 2016). En las organizaciones públicas, se presta mucha más atención a cómo se asigna el presupuesto para evadir las situaciones en que se analizan los sistemas internos a fin de aprobar el hecho de que la organización funciona correctamente y todos los objetivos se están logrando en este momento o se han logrado en algún lugar durante el año fiscal existente.
En una organización del sector público, el concepto de auditoría va más allá de simples chequeos de efectivo y elimina las limitaciones que son más típicas del sector privado. Por lo tanto, la importancia de la auditoría para las organizaciones públicas puede definirse como la capacidad de asignar fondos públicos de manera informada al tiempo que se llega a cada individuo necesario de la base de clientes de la empresa (Rossi, Cohen, Caperchione y Brusca, 2016). Si bien tiene al público en general en el alcance, la auditoría pública también puede servir como una prueba de responsabilidad para el gobierno. Teniendo en cuenta que los procesos de auditoría son bastante diferentes en lo que respecta a los sectores público y privado, puede ser necesario analizar los tipos de auditorías del sector público para obtener una visión más clara de la diversidad de los métodos de auditoría.
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El primer tipo de auditoría es financiera: se usa principalmente para verificar declaraciones y saldos que deben revisarse de acuerdo con principios contables especiales (Rossi et al., 2016). En una escala más grande, la importancia de este tipo de auditoría consiste en que le da a la organización la posibilidad de verificar si los recursos asignados fueron utilizados para lograr un objetivo organizacional o no. En consecuencia, hay ciertos caprichos que no se pueden superar al realizar una auditoría financiera para una organización del sector público.
Tipos de Auditoría en el Sector Público
- Auditoría Financiera: Verifica la exactitud de los estados financieros.
- Auditoría de Concordancia de Legitimidad: Asegura el cumplimiento de las normas y regulaciones.
- Auditoría de Programas: Valida que los resultados obtenidos se ajusten al programa propuesto.
- Auditoría de Economía: Evalúa la gestión de los recursos organizativos.
- Auditoría de Sistemas y Procedimientos: Asegura la calidad de los productos y servicios.
- Auditoría Operativa: Combina la auditoría de concordancia y la auditoría financiera.
Otro tipo de auditoría es la concordancia de legitimidad (Bawole & Ibrahim, 2016). Otro tipo de auditoría que es característico del sector público es la auditoría de programas (a veces, también se denomina auditoría de eficacia) (Alwardat, Benamraoui y Rieple, 2015). Este tipo de auditoría es importante porque ayuda a la organización a verificar que el resultado que se obtuvo está totalmente de acuerdo con el programa propuesto y no infringe ninguna regla legal u organizacional. Aquí, también puede ser necesario mencionar la auditoría de economía, que generalmente se caracteriza por la verificación de cómo se gestionan actualmente los recursos organizativos (Massaro, Dumay y Garlatti, 2015). Los dos últimos tipos de auditoría que son en su mayoría características de las organizaciones públicas son la auditoría de sistemas y procedimientos y la auditoría operativa. El primero es responsable de validar la capacidad de la empresa de seguir los procedimientos y mejorarlos cuando sea necesario si es necesario para garantizar que solo se propongan productos y servicios de alta calidad a los clientes. En cuanto a la auditoría operativa, a menudo está compuesta por la auditoría de concordancia de legitimidad y la auditoría financiera (Massaro et al., 2015). La importancia de estos tipos de auditoría puede explicarse por la capacidad de representar cifras y hechos en un formulario de informe donde se compartirán todas las opiniones adecuadas.
Auditoría Contable
La auditoria contable es un proceso esencial para garantizar la precisión y transparencia de los estados financieros de una empresa. Este procedimiento permite identificar errores y fraudes, asegurando que las prácticas contables cumplan con las normativas vigentes. La auditoria contable es un examen sistemático de los registros financieros de una organización. Su objetivo principal es verificar la exactitud de los estados financieros y asegurar que reflejen fielmente la situación económica de la empresa.
El proceso de auditoria contable se lleva a cabo en varias etapas, cada una diseñada para asegurar una revisión exhaustiva de los registros financieros. La auditoria contable es vital para las empresas por varias razones. En primer lugar, proporciona una evaluación objetiva de la salud financiera de la organización, lo que es crucial para la toma de decisiones estratégicas.
Auditoría Interna
Una auditoría interna es un análisis o evaluación general de todos los procesos y estructuras dentro de una empresa. Aunque su nombre podría hacer pensar que es un análisis que se lleva a cabo por miembros de la misma empresa, lo cierto es que más bien suele ser un proceso que lleva a cabo un auditor externo analizando los procesos internos de un negocio.
Es importante que la persona a cargo de la auditoría cuente con las habilidades necesarias para efectuar este proceso del mejor modo. Esto significa que no antepondrá intereses o simpatías por encima de los estándares de calidad. Así no quedará pendiente una evaluación a los procesos, estructuras o políticas de la empresa. Para obtener los mejores resultados, es conveniente avisar sobre los procesos de auditoría.
Una vez realizada la auditoría, deberá realizar una junta en la que informe sobre los resultados.
Auditoría de Procesos
La empresa cuenta con la información estratégica necesaria para emprender las mejoras y acciones correctivas necesarias para optimizar sus procesos clave. Es muy importante que la cadena de mando, directivos y operativos estén en sincronía para que los resultados sea óptimos. Lo mejor de todo es que una auditoría de procesos se adapta a las necesidades de tu negocio y por lo tanto, ofrece soluciones reales, tangibles, acordes al funcionamiento de tu organización.
Una auditoría de procesos ayuda a detectar en qué aspectos debes mejorar, en qué actividades debes tener mayor control y cuáles no aportan a tu negocio, emitiendo recomendaciones que te permitan alcanzar los objetivos clave, que mejoren la rentabilidad, y que potencialicen el crecimiento de tu empresa.
Auditoría Laboral
La auditoría laboral es un proceso en el que se revisa detalladamente si una empresa cumple con todas sus obligaciones legales en materia laboral. Este proceso no solo ayuda a prevenir riesgos, sino que también aporta tranquilidad a la empresa y a sus colaboradores, garantizando que todo esté en orden. El cumplimiento laboral no solo protege a la empresa, sino que también impacta directamente en la satisfacción y estabilidad de los colaboradores.
Muchos conflictos laborales no surgen de la noche a la mañana, sino que son el resultado de errores acumulados que, con el tiempo, escalan hasta convertirse en demandas. Cumplir con la normativa laboral no solo evita problemas internos y sanciones, sino que también proyecta una imagen de confianza y profesionalismo. En pocas palabras, una auditoría laboral es una inversión en estabilidad y crecimiento.
Auditoría Financiera y las Normas Internacionales (NIA)
La capacidad de tomar decisiones informadas es una de las principales ventajas que representa la auditoría financiera. En México, donde el SAT ha intensificado sus procesos de fiscalización, las auditorías cobran una relevancia especial. Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA, o ISA, por sus siglas en inglés) constituyen el pilar fundamental para la práctica de auditoría financiera a nivel global.
Sea interna o externa, la auditoría es un elemento que asegura el éxito continuo de cualquier empresa. Para facilitar la preparación y realización de auditorías, es recomendable implementar sistemas que automaticen la recopilación y el análisis de datos financieros.
Auditoría de Inventario
Las auditorías de inventario pueden identificar errores en el proceso de inventario,como recuentos incorrectos, robos, desvíos de productos o incluso fraudes. Mejoran el control interno y evalúan la efectividad de los controles internos de la empresa relacionados con el inventario. La retroalimentación de ambas auditorías ayuda a identificar áreas de mejora en el sistema de control interno y fortalecerlo en general. Esto ayuda a identificar áreas de mejora y fortalecer el sistema de control interno, lo que reduce el riesgo de errores y fraudes.
Un levantamiento de inventario físico preciso y bien documentado es una herramienta fundamental para el cumplimiento de las normas fiscales y regulatorias, y para superar auditorías sin problemas. Recuerda que el cumplimiento no es solo una obligación, sino también una oportunidad para mejorar la transparencia, la eficiencia y la rentabilidad de tu negocio.
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