El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados acerca de la información y la situación en general en que se encuentra la empresa.
Como ya se señaló en el módulo anterior, al tratar el punto de las normas de auditoría, se incluyen en su tercer apartado precisamente las normas relativas al informe de auditoría, las cuales, como también se puntualizó, están orientadas originalmente hacia la auditoría de los Estados financieros, por lo que es preciso destacar que por las características que presentan y la finalidad que persiguen, sirven como guías de acción para otro tipo de auditorías, como es en este caso la Auditoría administrativa. Sin embargo, algunos organismos como “La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Supervisoras”, se han preocupado en la integración de las normas que deben ser tomadas en consideración de manera particular para la elaboración de los informes tanto en auditorías de carácter financiero como las de otro tipo, por ejemplo: la auditoría de gestión u operacional, que en nuestro caso particular se relaciona también con la propia Auditoría Administrativa, normas que puedes consultar en este enlace.
Estructura del Informe de Auditoría Administrativa
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. La índole del proyecto de auditoría, el contenido de sus comprobaciones y el grado de interés de la administración superior afectarán la clase de informe de auditoría que se prepare. Los antecedentes de la organización también influirán en la clase y presentación de los informes.
Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: sección inicial, estudio principal y conclusiones. El auditor, al elaborar su informe, siempre deberá tener en mente que es el resultado final de su trabajo. El auditor podrá haber hecho un excelente trabajo en campo, pero si no es capaz de plasmarlo es su informe, y que éste tenga el impacto deseado, no apreciarán ese buen trabajo.
Contenido Esencial del Informe
El informe sobre la auditoría es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá que debido a la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la empresa.
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Para que la auditoría sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. El enfoque que conviene dar al informe, como ya lo he mencionado, debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuánto les cuesta o dejan de ganar), con el fin de motivar la toma de medidas correctivas.
El efecto y consecuencia de los problemas a que se hace referencia pueden corresponder a una pérdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un aumento de la productividad, ahorros que podrían lograrse, o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades. Generalmente, el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
Puntos Clave a Incluir en el Informe
- Planes y objetivos.
- Estructura de la empresa.
- Políticas, sistemas y procedimientos.
- Aprovechamiento de los recursos.
- Equipo y su disposición.
- Métodos y operaciones de control.
En cuanto a este punto, debe indicar si la estructura de la empresa corresponde con las situaciones reales de su funcionamiento, si es preciso realizar modificaciones, si va de acuerdo con los objetivos que se pretende, si los deberes y responsabilidades están debidamente definidos y comunicados, si no existe duplicidad de funciones, si se requiere la contratación de otros recursos humanos, si precisa realizar ajustes o cambios en la organización y todo aquello que mejore la realización de las acciones y el ambiente propio de la misma. En cuanto a este tema debe manifestar si existen las políticas debidamente redactadas, escritas, comunicadas y aceptadas por todo el personal; si las políticas existentes son suficientes y abarcan todas las áreas, actividades y situaciones importantes o precisa la definición de algunas nuevas en algún aspecto que afecte la buena marcha de las actividades. En el informe también se puede dar a conocer si se emplea de manera eficiente a todo el personal, se aprovechan sus habilidades, conocimientos y experiencia, si se puede mejorar la capacitación, el ambiente interno en general y las relaciones humanas a todos los niveles. Si se aprovechan adecuadamente todas las inversiones en cuanto a instalaciones, vehículos, maquinaria, equipo de cómputo y otros activos disponibles.
También puede incluir si se utilizan los espacios disponibles de la mejor manera, si existe equipo faltante o excedente, si el rendimiento del equipo es productivamente conveniente o es preciso actualizar algún equipo o maquinaria, si se manejan con la debida capacidad técnica o se requiere mayor capacitación al respecto, si se aplican los programas adecuados de mantenimiento preventivo o correctivo, si se requiere proyectar ampliaciones o mejoras a las instalaciones productivas, almacenes, oficinas, áreas de esparcimiento, estacionamiento o de acceso. Señalar si se llevan los sistemas de medición y control necesarios y adecuados a las operaciones de riesgo. Si existen controles suficientes para detectar fallas, errores, fraudes o pérdidas. Si se siguen algunas medidas de gestión y de control de la calidad. Se llevan todos los registros estadísticos de las acciones y situaciones que permitan la toma adecuada de decisiones. Los informes generales y financieros son los adecuados y suficientes. Los registros de asistencia y reporte del personal son funcionales y precisos. Qué operaciones pueden simplificarse, coordinarse o mejorarse. Si se considera recomendable la implantación de una planeación estratégica para los próximos 5, 10 o 15 años; etcétera. Todo esto y más aspectos o situaciones en general pueden ser contemplados en el informe de auditoría, que por lo extenso que puede resultar, se insiste en que es necesario definir el alcance que se debe dar al trabajo desde antes de iniciar las acciones de auditoría, puntualizándolo en el plan de trabajo elaborado en forma concreta y en la medida de las necesidades, de las disponibilidades de recursos y de los objetivos de la alta dirección.
Por las características de este tipo de auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa. A diferencia de la auditoría operacional, el resultado final de la auditoría administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
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Consideraciones Adicionales
- Control de las conclusiones y recomendaciones.
- Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio.
- Cualquier ejecutivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos.
- No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el lenguaje que él está acostumbrado a usar.
- Sólo plantear críticas que vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que estén respaldadas por hechos.
- Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse de que sí están de acuerdo respecto a las circunstancias y hechos que se informan.
Metodología para Realizar una Auditoría Administrativa
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización. La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
Etapas de la Metodología
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios. En esta etapa se define el propósito de la auditoría y se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentarla en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
- Objetivo
- Factores a revisar
- Fuentes de información
- Investigación preliminar
- Preparación del proyecto de auditoría
- Diagnóstico preliminar
Factores a Revisar
- Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
- El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
- Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
- Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar
El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
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- Determinar las necesidades específicas.
- Identificar los factores que requieren atención.
- Definir estrategias de acción.
- Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
- Especificar el perfil del auditor.
- Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Propuesta Técnica
- Tipo de auditoría que se pretende realizar.
- Alcance: Áreas de aplicación.
- Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.
- Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
- Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos.
- Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
- Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
- Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
- Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
- Resultados: Beneficios que se espera lograr.
- Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de Trabajo
- Identificación: Nombre de la auditoría.
- Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
- Area(s) Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
- Creación de la organización.
- Cambios en su forma jurídica.
- Conversión del objeto en estrategias.
- Manejo de la delegación de facultades.
- Modificaciones a la estructura organizacional.
- Programación institucional.
- Nivel de desarrollo tecnológico.
- Desempeño registrado.
- Logros alcanzados.
Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Técnicas de Recolección de Información
- Investigación documental
- Observación directa
- Acceso a redes de información
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Cédulas
Investigación Documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
- Áreas (población ingresos factores limitantes).
- Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, característica).
- Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado.
- Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Observación Directa
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.
La Entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capítulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cédulas
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de Trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo.
- Identificación de la auditoría.
- Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
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