Contratar un despacho contable es una decisión estratégica que puede ayudar a tu empresa a mantener sus finanzas en orden, cumplir con las obligaciones fiscales y tomar decisiones informadas. Sin embargo, no todas las relaciones con un despacho son exitosas. Muchas veces, los errores surgen por falta de comunicación, expectativas poco claras o incluso por una elección inadecuada del proveedor.
El Rol Estratégico de un Despacho Contable
Un despacho contable no es solo un proveedor de servicios administrativos, sino un aliado estratégico para tu negocio. Saber exactamente qué se hace en un despacho contable te permitirá valorar su papel, que incluye desde la elaboración de estados financieros y el cálculo de impuestos hasta la asesoría fiscal y la implementación de mejores prácticas de gestión.
Errores Comunes al Trabajar con un Despacho Contable
Evitar los errores comunes al trabajar con un despacho contable no requiere conocimientos técnicos profundos, pero sí exige comunicación, claridad y seguimiento.
1. Falta de Definición del Alcance del Trabajo
Uno de los fallos más habituales es no establecer claramente qué tareas cubrirá el despacho. Esto provoca malentendidos y puede dejar responsabilidades sin atender. Si no se define el alcance, podrías asumir que el despacho se encarga de todas las declaraciones y reportes, cuando tal vez solo lleva la contabilidad básica.
2. Elegir la Opción Más Barata sin Evaluar la Calidad
Optar por la opción más barata sin evaluar experiencia, reputación o servicios incluidos es un error que puede salir muy caro. Un servicio deficiente puede derivar en errores contables, multas y problemas fiscales.
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3. Retraso en la Entrega de Información
Un despacho necesita información actualizada para hacer bien su trabajo. Entregar CFDI, estados de cuenta o reportes fuera de plazo limita su capacidad para cumplir con las obligaciones fiscales.
4. Ignorar la Asesoría Fiscal
Algunos empresarios consideran que el despacho solo sirve para llevar registros contables, pero una buena asesoría fiscal ayuda a reducir impuestos, aprovechar beneficios y evitar sanciones.
5. Desentenderse de la Responsabilidad Legal
Delegar no significa desentenderse. El dueño de la empresa sigue siendo responsable legalmente de la información presentada al SAT. Debes estar informado y validar la información clave.
6. Falta de Comunicación y Seguimiento
La relación con tu despacho debe ser fluida y proactiva. Solicita reportes claros y comprensibles. Si detectas inconsistencias, pide explicaciones y soluciones. Primero, solicita una explicación y solución inmediata. Si el error genera consecuencias fiscales, pide que asuman la responsabilidad. Sí, en muchas empresas ambos se complementan.
La Importancia de la Claridad y el Seguimiento
Antes de contratar, determina si buscas únicamente cumplir con el SAT o si también quieres información estratégica para tomar decisiones. No todos los despachos ofrecen un enfoque global.
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Un buen despacho, como Taxcom, no solo cumple con tus obligaciones, sino que actúa como socio estratégico para que tu empresa crezca con orden, legalidad y rentabilidad.
Preguntas Frecuentes sobre la Contabilidad Electrónica
A continuación, se presentan algunas preguntas frecuentes sobre la contabilidad electrónica y sus requisitos:
- ¿A partir de qué periodo se deberá entregar el catálogo de cuentas y balanza de comprobación?
La información se enviará a partir de los periodos indicados en la siguiente tabla:
| Tipo de contribuyentes | Periodo inicial de envío del catálogo de cuentas y balanzas de comprobación |
|---|---|
| Sistema financiero | Enero de 2015 |
| Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables mayores o iguales a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013 | Enero de 2016 |
| Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables menores a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013 | |
| Personas morales y personas físicas del sector primario que optaron por presentar su declaración semestralmente Personas morales con fines no lucrativos Personas morales y personas físicas inscritas en 2014, 2015 o 2016 |
Fundamento legal: Resolutivo Tercero de la RMISC 2014
- ¿A qué nivel deben enviarse el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación?
El catálogo de cuentas y la balanza de comprobación como mínimo deberán enviarse a dos niveles (cuenta mayor y subcuenta a primer nivel), excepto cuando los contribuyentes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - En el caso de que tribute en el régimen de arrendamiento y no lleve ni utilice la herramienta Mis cuentas, ¿se debe enviar la información contable (Catálogos de cuentas y Balanzas de comprobación)?
Sí, está obligado a enviar la información contable en archivos electrónicos (XML).
Fundamento legal: Reglas 2.8.1.4. y 2.8.1.5., de la RMISC 2015. - En el caso de que tribute en el régimen de actividad profesional y no lleve ni utilice la herramienta Mis cuentas, ¿se debe enviar la información contable (Catálogos de cuentas y Balanzas de comprobación)?
Sí, está obligado a enviar la información contable en archivos electrónicos (XML).
Fundamento legal: Reglas 2.8.1.4. y 2.8.1.5., de la RMISC 2015. - ¿Cómo se deben nombrar los archivos que se tienen que enviar?
Deberá contener: Catálogo de cuentas, Balanza de Comprobación, Pólizas del Periodo, Auxiliar de Cuenta y/o Subcuenta, Auxiliar de Folios de los Comprobantes Fiscales
RFC: 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea Persona Moral o Persona Física.
Ejercicio: 4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.
Periodo: 2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.
Clave Extensión: Caracteres "CT" que identifican el tipo de información que se envía.
Caracteres "BN" que identifican a las balanzas de comprobación con información normal; Caracteres "BC" que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria.
Caracteres "PL" que identifican el tipo de información que se envía.
Caracteres "XC" que identifican el tipo de información que se envía.
Caracteres "XF" que identifican el tipo de información que se envía.
Caracteres ".ZIP" que identifican un archivo comprimido.
Fundamento legal: Anexo 24 de la RMISC 2015. - Si cada mes agrego una cuenta mayor o subcuenta a primer nivel, ¿Debo enviar nuevamente el catálogo de cuentas?
Sí, debe ser cada vez que sea modificado a estos niveles, considerando su envío a más tardar al vencimiento de la obligación de enviar la balanza de comprobación del mes en que se agregó la cuenta mayor o subcuenta a primer nivel.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Cómo deberán enviar el catálogo de cuentas las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la SHCP, la CNBV, la CONSAR y la CNSF?
Las instituciones financieras deberán proporcionar la información contenida en el catálogo mínimo que le corresponda a cada entidad, de acuerdo con las disposiciones de carácter general emitidas por cada órgano regulador. A todas las cuentas deberán asociarle el valor “000 código de uso exclusivo del sector financiero” contenido en el apartado B del Anexo 24.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Cuándo los contribuyentes en sus sistemas contables sólo tengan cuentas de nivel mayor, como deberá asociarse al código agrupador?
Estas cuentas de nivel mayor deberán asociarse a nivel de subcuenta (nivel 2) del código agrupador del SAT.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Se considera que al entregar la información contable (catálogo de cuentas y balanzas de comprobación), implica un proceso de auditoría permanente?
No implica un proceso de auditoría permanente o contíinuo, ni modifica los procedimientos y garantías asociados al ejercicio de facultades de comprobación. - ¿Qué tipo de cuentas de deben incluir en las balanzas de comprobación?
Todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y cuentas de orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Los saldos de la balanza de cierre afectan los saldos iniciales de la balanza del primer mes del ejercicio siguiente?
Sí, los saldos iniciales de la balanza del primer mes del ejercicio siguiente, deben ser los saldos finales de la última balanza de comprobación enviada en el ejercicio inmediato anterior. - Cuando la balanza de comprobación no tuvo movimientos durante el mes, ¿se deberá enviar?
Sí, el contribuyente está obligado al envío de la balanza de comprobación mensual independientemente de no haber presentado movimientos en el mes. - ¿La fecha de envío para la balanza de cierre de las personas morales es el 20 de abril o 20 días después de la declaración anual?
La fecha es a más tardar el 20 de abril del año inmediato posterior al ejercicio enviado para personas morales, independientemente de la fecha de presentación de la declaración anual.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015. - ¿Qué plazo se tiene para enviar la balanza de comprobación derivado de un rechazo por errores informáticos?
Las veces que sean necesarias hasta que éstos sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la obligación que corresponda. En el caso de que los archivos se hayan enviado dentro de los 2 últimos días al vencimiento de la obligación y sean rechazados por causa informática, enviarán nuevamente los archivos dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que se comunicó la no aceptación.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015. - ¿Qué plazo se tiene para enviar nuevamente la balanza de comprobación, a fin subsanar errores u omisiones?
Efectuarán la sustitución de los archivos de la balanza de comprobación, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la modificación de la información contable.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015. - ¿Se debe asociar el código agrupador a la balanza de comprobación?
No debe asociarse.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - Cuando me soliciten datos de un contribuyente (compulsa) ¿En qué formato se debe entregar?
Si en la compulsa se solicita información de pólizas deberá ser remitida en archivos XML conforme al Anexo 24.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Qué información debo proporcionar derivado de una solicitud de devolución o compensación?
La misma que actualmente se solicita, es decir, información y documentación relacionada con el trámite de la devolución o compensación. En el caso de que se solicite información de pólizas deberá enviarse en el formato XML conforme al Anexo 24.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.9. de la RMISC 2015. - En los datos del nodo CFDI, qué monto se debe indicar en el atributo ¿el monto DEL PAGO que está realizando el contribuyente al CFDI o el monto del CFDI?
El monto del CFDI. - ¿Qué RFC se debe indicar en el nodo comprobante de las pólizas y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales?
Se debe indicar el RFC del contribuyente relacionado con la operación. - ¿A las pólizas se deberá adjuntar los CFDI respectivos?
No se adjuntan los CFDI a las pólizas, sólo debe identificarse el folio del CFDI.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Cuándo se debe entregar la información de pólizas contables y auxiliares de cuentas, así como el auxiliar del folio fiscal de pólizas?
Sólo cuando esta información se solicite en el ejercicio de facultades o en el trámite de una devolución o compensación.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.9. de la RMISC 2015. - ¿En el caso de no tener el soporte documental del comprobante fiscal, se debe vincular la póliza con el folio fiscal?
No. - ¿Se puede utilizar un reporte auxiliar para vincular el folio fiscal de los comprobantes fiscales en las pólizas?
Sí, se puede utilizar un reporte auxiliar de folio fiscal para incluir las referencias de los comprobantes fiscales.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Se deben enviar los papeles de trabajo de la deducción de inversiones cuando se envíen las pólizas y auxiliares?
No se deben enviar los papeles de trabajo de la deducción de inversiones como parte de las pólizas y auxiliares.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.17. de la RMISC 2015 - Cuándo se debe enviar el archivo Auxiliar de Cuentas ¿Siempre que se entregue el archivo de Pólizas?
El archivo auxiliar de cuentas se enviará cuando la autoridad lo solicite en el ejercicio de facultades de comprobación o en el trámite de una devolución o compensación.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.9. de la RMISC 2015. - ¿Qué pasa con las operaciones en donde no se cuenta con el UUID, ya que su origen es un CBB?
Dentro de la estructura XSD de pólizas y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales, se podrá relacionar el comprobante nacional que puede ser CBB y/o CFD.
Fundamento legal: Anexo 24 de la RMISC 2015. - ¿Cuándo se debe enviar el archivo Auxiliar de Folios?
Cuando al contribuyente se le facilite integrar la información de los comprobantes fiscales de forma independiente a la póliza, pero en todos los casos la información de los folios deberá estar vinculada con el número de póliza con el cual se registró contablemente.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Se deben enviar los archivos XML de las facturas electrónicas cuando se envíe el auxiliar de folios fiscales?
No se deben enviar los archivos XML de las Facturas Electrónicas. - Si al momento de enviar la información surgió algún problema con la luz eléctrica y no se guardó el acuse del envío, ¿qué puedo hacer para conocer el número de acuse?
El sistema tiene un apartado de consulta de acuses, en el cual se puede conocer el número de acuse. - ¿Qué seguridad tendrá el contribuyente para que su información contable enviada al SAT no sea divulgada a terceros?
Al respecto es importante considerar que todas las aplicaciones son parte de los sistemas del SAT, por lo que toda la información que se recibe es confidencial, misma que se incorpora y protege en los sistemas institucionales, de conformidad con los lineamientos de Protección de Datos Personales y con las diversas disposiciones fiscales y legales sobre la confidencialidad. - ¿Qué procedimiento se debe hacer, cuando no se pueda enviar la información contable por no contar con acceso a internet?
Los contribuyentes acudirán a las administraciones locales de servicios al contribuyente, y serán atendidos por un asesor fiscal para que los apoye en su envío en la salas de internet, debiendo llevar su Firma electrónica vigente.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015. - ¿Es necesario llevar una contabilidad diferente a la financiera?
No, la contabilidad es la que se lleva actualmente en las empresas bajo las normas de información financiera que hayan adoptado (NIF, IFRS, US GAAP, etc.).
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿Se considera que los conceptos del estado de situación financiera, tales como: activo, activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital, los conceptos del estado de resultados tales como, ingresos, costos, gastos, resultado integral de financiamiento, así como las cuentas de orden, son cuentas de nivel mayor o subcuentas de primer nivel?
No, estos son solamente conceptos de los estados financieros que agrupan las distintas cuentas de nivel mayor y subcuentas de primer nivel, con fundamento en la Normas Internacionales de Contabilidad 1 presentación de estados financieros.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015. - ¿En qué idioma deberá entregarse la contabilidad electrónica?
En el idioma español, en caso de tenerlo en algún otro idioma deberá ser traducido al español.
Fundamento legal: Artículo 33, Apartado B, fracción XI del RCFF. - ¿Habrá un demo de cómo operará el envío de la contabilidad electrónica?
El demo se encontrará disponible en la sección de contabilidad electrónica de este portal. - ¿Cómo se envía al SAT la contabilidad electrónica?
Procedimiento:- Contar con la Firma electrónica activa y vigente
- Contar con el (los) archivo (s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.
- Contar con acceso a internet para realizar el envío.
- ¿Los archivos se firmarán electrónicamente?
El contribuyente podrá optar por firmar los archivos; sin embargo en todos los casos deberá firmar el envío de datos con la Firma electrónica.
Fundamento legal: Anexo 24, apartado G de la RMISC 2015. - ¿Qué tipo de acuses se entregarán?
Un acuse de envío y un acuse de aceptación del archivo, mismos que contendrán los datos del archivo (fecha, tamaño, nombre, etc.) y la información de la transacción.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.9. de la RMISC 2015 - ¿Se necesita la Firma electrónica vigente para enviar la información contable a través del Buzón tributario?
Sí, es necesario contar con la Firma electrónica del contribuyente para enviar la información contable a través del Buzón Tributario.
Fundamento legal: Anexo 24 de la RMISC 2015. - ¿Cómo se captura o realiza la contabilidad electrónica?
El contribuyente deberá generar por medios propios o con apoyo de algún software comercial ...
Estados Financieros Básicos
Para evaluar la salud financiera de una empresa, es fundamental entender cuáles son los 4 estados financieros básicos. Estos documentos proporcionan una visión integral y clara de las finanzas de la empresa.
Estado de Resultados
El Estado de Resultados evalúa la rentabilidad de una empresa. Mide las ganancias netas considerando los ingresos y las pérdidas. Entre los cuatro estados financieros básicos, este es uno de los más simples de preparar. La fórmula requiere pocos elementos y presenta un bajo margen de error. El siguiente valor son todos los egresos o perdidas que se han tenido durante el mismo periodo de tiempo. Por ejemplo.
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Activos
Todos los activos de una empresa son todos sus bienes reales y no necesariamente solo el dinero en efectivo que posean. Este se diferencia totalmente de los activos y pasivos, ya que toma en cuenta son los valores residuales que le pertenecen a los accionistas.
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