Para que una empresa tenga éxito, es imprescindible llevar un control de su situación financiera. La contabilidad es una de las áreas más importantes en cualquier startup, pero también puede ser una de las más desafiantes. Los problemas de contabilidad afectan al funcionamiento de un negocio e, incluso, pueden hacerlo fracasar.
Según una investigación llevada a cabo en la Escuela de Organización Industrial, el 68,8 % de los emprendedores reconoce que la falta de planificación financiera es una de las principales causas del fracaso de las pymes y el 40,6 % piensa que los problemas se originan por incurrir en gastos recurrentes sin tener garantías de ingresos.
¿Qué es la Contabilidad de una Empresa?
La contabilidad de una empresa es el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para recoger los movimientos contables de la organización. En práctica, es el registro de todas y cada una de las operaciones económicas que realiza el negocio para mantener esa información ordenada y agrupada.
La contabilidad también implica un análisis de las cuentas de la empresa, con el fin de conocer su situación financiera en todo momento. Su principal objetivo es brindar un cuadro real de los beneficios y pérdidas del negocio para proyectar planes a medio o largo plazo que estimulen el crecimiento empresarial. Llevar adecuadamente la contabilidad no solo es un deber fiscal, sino que también te ayudará a tomar decisiones más estratégicas para tu negocio.
Tener una imagen fiel del funcionamiento de tu empresa te permitirá evaluar diferentes escenarios comerciales para decidir mejor sobre el desarrollo de productos o los planes de expansión. Conocer, en todo momento, tus ingresos y costes, el inventario del que dispones, los beneficios de las inversiones realizadas o el riesgo creditario al que te expones también te ayudará a optimizar el funcionamiento del negocio y ganar en eficiencia.
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Impacto de los Errores Contables
Los errores en la contabilidad no solo pueden dar pie a costosas sanciones por parte de la Agencia Tributaria, sino que también te impedirán encontrar inversores o acceder al crédito cuando lo necesites e, incluso, podrían poner el negocio al borde de la insolvencia. Los errores contables pueden tener un impacto devastador en la salud financiera de una empresa. La pérdida de confianza de los inversores es una de las consecuencias más serias, ya que puede afectar la capacidad de la empresa para obtener financiamiento en el futuro.
Es fundamental identificar y corregir estos errores antes de que se conviertan en un problema mayor. Con el paso del tiempo, las malas prácticas contables pueden distorsionar la verdadera situación económica de la empresa. Los errores en contabilidad pueden tener un impacto devastador en la salud financiera de una empresa. Por tanto, los errores contables pueden generar una cadena de malas consecuencias y afectan a la percepción que tienen los terceros sobre la actividad de la empresa.
Los 10 Problemas de Contabilidad Más Comunes en las Pymes
Llevar la contabilidad de una empresa, aunque sea pequeña, no implica únicamente reflejar sus ganancias y beneficios, hay mucho más detrás de los asientos contables, por lo que es fácil cometer errores. Algunos fallos son fáciles de detectar y corregir, pero otros son más serios e, incluso, pueden llegar a afectar la salud financiera del negocio. A veces, por desconocimiento de la materia, por despiste o por llevar todo este proceso sin contar con la ayuda de un profesional, la contabilidad de tu empresa acumula errores que pueden disipar la imagen fiel y real de la compañía.
Los problemas de contabilidad más comunes que debes evitar son:
1. No organizar bien el trabajo contable
En la contabilidad, lo ideal es ir por delante del trabajo, no a remolque, lo cual significa que debes asumir un rol proactivo en todo momento. Sin embargo, uno de los principales problemas de contabilidad en las pymes consiste, precisamente, en dejar que el trabajo se acumule. Muchos negocios no cuentan con un sistema de trabajo metódico, debido a la falta de tiempo o porque no disponen inmediatamente de toda la documentación para reflejar en los libros contables.
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Como resultado, se suelen producir desfases y errores entre los documentos y su registro contable, de manera que algunos ingresos y gastos se pierden por el camino. Si no registras todos los movimientos, cuadrar las cuentas será extremadamente complicado y no podrás conocer la situación económica real de tu empresa.
2. Ahorrar tiempo con algunas partidas contables
Otro error común consiste en ahorrar tiempo con algunas partidas contables, sobre todo en los préstamos a largo plazo. Si no los reclasificas en los asientos contables de la empresa todos los meses, sino que esperas hasta el año próximo, a efectos contables tendrás un falso crédito a corto plazo.
Este problema de contabilidad afecta al balance del negocio, ya que no refleja adecuadamente la deuda. Terminará dañando la imagen de solvencia de tu pyme y dibujará un escenario falso de su funcionamiento real, por lo que puede conducirte a tomar malas decisiones en base a datos económicos que no se ajustan a la realidad.
3. No conciliar sistemáticamente los libros contables con las cuentas bancarias
Conciliar las cuentas con frecuencia es fundamental para detectar posibles errores u omisiones contables. Se trata, simplemente, de verificar que el saldo de la cuenta que figura en los libros contables sea exacto y coincida con el saldo real de la cuenta bancaria de la empresa. Si no haces la conciliación bancaria cada mes, los registros se acumularán y cuadrar las cuentas se convertirá prácticamente en una misión imposible.
La conciliación permite detectar gastos cargados por error, así como recibos o facturas pagadas que no has contabilizado. Así podrás estar seguro de que todas las transacciones se han registrado con precisión y, si no ha sido así, podrás realizar las correcciones o ajustes necesarios en los libros contables antes de que las diferencias se vuelvan enormes y difíciles de rastrear. Hacer conciliaciones de los saldos de las cuentas corrientes bancarias y de las líneas de crédito también te ayudará a ver si tienes gastos o ingresos pendientes de contabilizar o mal contabilizados.
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4. Partidas mal asignadas
Uno de los problemas de contabilidad más comunes en las pymes consiste en asignar determinadas partidas a cuentas contables que no les corresponden. Los gastos de representación, las multas, los comprobantes de pagos, los gastos extraordinarios y los bienes de inversión son los que más dolores de cabeza causan, sobre todo si no tienes la experiencia o los conocimientos contables suficientes, ya que es probable que no sepas en qué libro de contabilidad debes registrarlos.
Estos errores suceden cuando se asignan transacciones a cuentas incorrectas, lo que puede distorsionar los informes financieros. Este tipo de error podría llevar a que los gastos se clasifiquen como ingresos, alterando significativamente los resultados financieros. Igualmente, conviene revisar cuentas que a veces se utilizan como “cajón de sastre”, como pueden ser la 629 “Otros servicios” y la 555 “Partidas pendientes de aplicación”.
5. Pobre estructura de cuentas
Otro problema de contabilidad en las pymes es que adolecen del nivel de personalización necesario. Las cuentas no se desglosan con el nivel de detalle suficiente y los conceptos no se separan adecuadamente según la actividad de la empresa.
Abusar de la categoría “Extra” para anotar los gastos impedirá que te formes una imagen fiel de la realidad financiera de tu negocio. Por eso, lo ideal es definir categorías para cada gasto y detallar lo máximo posible los gastos e ingresos en los que incurres.
6. No tener una política de gastos clara
Para que un negocio funcione, no basta con planificar el presupuesto, debe contar con una política de gastos clara. Se trata de las normas y prácticas que dictan cómo gestionar el dinero, estableciendo los límites que deben seguir tanto los directivos como los empleados, despejando cualquier tipo de dudas respecto a los pagos, consumos y reembolsos.
Al final del año, esos gastos pueden llegar a representar un importe considerable, de manera que sin un control adecuado pueden causar problemas a la hora de llevar la contabilidad y realizar la declaración de impuestos. Por tanto, es necesario que registres todos los gastos de tu negocio, por pequeños que sean. Así, podrás saber dónde va el dinero, establecer presupuestos más realistas y tener una imagen más real de tu situación financiera.
7. No registrar las transacciones pequeñas
El control presupuestario de una pyme también debe incluir las pequeñas transacciones, lo que se conoce como “gastos hormiga”. Se trata de transacciones muy pequeñas, cuyo impacto unitario en la cuenta de resultados de la empresa es pequeño pero que en conjunto pueden llegar a suponer alrededor del 10 % del gasto total mensual.
Si no registras esos gastos porque consideras que son irrelevantes, pueden terminar creando problemas en la contabilidad de tu pyme. De hecho, contabilizar todos esos gastos hormiga te ayudará a visualizar su impacto en tu negocio para que puedas eliminarlos o sustituirlos por otros complementarios que te permitan ahorrar. Si te mantienes al tanto de las transacciones pequeñas, te será mucho más fácil administrar las operaciones más grandes.
8. Pérdida de justificantes
Los datos económicos que se recogen en las declaraciones y autoliquidaciones que se presentan en cada ejercicio fiscal deben contar con un soporte físico que los justifique. El desorden o la falta de justificantes para respaldar los asientos contables es un problema relativamente habitual en la contabilidad de las pymes.
Con vistas a una auditoría, inspección fiscal o la declaración de impuestos, debes conservar todos los justificantes y recibos, clasificándolos adecuadamente y asegurándote de que sean fácilmente accesibles, al menos durante los cuatro o seis años que se exigen a efectos fiscales. Por ejemplo, si extravías una factura cuyo importe ya habías incluido en una liquidación, ese gasto dejará de ser deducible. Además, es probable que los efectos de esa pérdida se trasladen a diferentes impuestos y ejercicios fiscales. Si los documentos se almacenan en papel, el departamento de contabilidad puede pasar semanas o meses recopilando y organizando archivos, buscando los documentos en un archivo físico y haciendo fotocopias.
9. No estar al tanto de los cambios en las leyes tributarias
Las leyes fiscales determinan desde el Impuesto de Sociedades que debe pagar la empresa hasta el IVA que aplica a sus productos y servicios, así como las retenciones del IRPF a los trabajadores a su cargo, las cotizaciones a la Seguridad Social y el derecho a determinadas bonificaciones. Sin embargo, las regulaciones y legislaciones fiscales cambian cada año, algunas veces se trata de cambios menores, pero en otras ocasiones incluyen modificaciones importantes.
Si no conoces las novedades en materia fiscal, no podrás cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias, de manera que no solo podrías exponerte a medidas sancionadoras, sino que las cuentas anuales de tu pyme no serán fiables, puesto que no se ajustan a la realidad fiscal y contable. Es importante que cuentes con los conocimientos necesarios y un título profesional que te permita estar al día de las últimas actualizaciones en normativas contables.
10. Mezclar las finanzas personales con la contabilidad de la pyme
Dado que las pymes suelen ser sociedades limitadas con capital aportado por los socios, no es inusual que las finanzas personales y de negocios terminen mezclándose. Cuando comienzas un negocio, es habitual que todo lo personal se convierta en empresarial, desde el número de teléfono hasta la cuenta bancaria. También es probable que termines poniendo dinero de tu bolsillo para cubrir los gastos de la empresa o que saques dinero de la empresa para cubrir tus gastos personales.
Esta práctica afecta al balance anual, brindando una mala imagen de cara a posibles inversores y haciendo que pierdas tanto el control de tus finanzas personales como el de la contabilidad de la empresa, ya que no podrás saber con exactitud cuáles son los gastos y ganancias reales de tu negocio. Por eso, lo ideal es que tengas una cuenta de empresa que te permita controlar mejor los ingresos y gastos. Al mantener separadas las finanzas personales de las empresariales, podrás detectar fácilmente errores y problemas en la contabilidad para subsanarlos antes de que sea demasiado tarde.
Soluciones y Estrategias para Prevenir Errores Contables
Superar los problemas financieros no es fácil, pero es posible encontrar una salida cuando se toman medidas firmes y constantes. Para evitar errores contables, es fundamental implementar un sistema de revisión y verificación meticuloso. Siempre debes darle prioridad al pago de tus deudas. Explora otras opciones de ingresos y aprende sobre finanzas empresariales.
Uso de Tecnología y Automatización
Hoy en día todavía hay organizaciones que o bien carecen de un sistema digital en sus departamentos de contabilidad o bien no utilizan todo el potencial de su solución de gestión documental. Sin embargo, existen numerosas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a minimizar los errores en contabilidad. Por ejemplo, el uso de software contable como QuickBooks o Xero puede automatizar procesos y reducir significativamente el riesgo de errores. Para evitar estos errores contables es recomendable que utilices sistemas contables avanzados para automatizar y vigilar el proceso.
- La integración del software de contabilidad y del sistema de gestión documental reduce la necesidad de introducir manualmente los datos.
- Si ya existen datos de facturación y órdenes de compra en el software de contabilidad, no es necesario volver a teclearlos en el sistema de gestión documental.
- Es posible integrar los sistemas y compartir la información relevante automáticamente.
- La organización puede, además, usar una solución como Intelligent Indexing de DocuWare, para procesar las facturas.
Al poner en marcha procesos y flujos de trabajo en un sistema de gestión documental digital, se sigue siempre automáticamente el proceso correcto. Un sistema de gestión documental ahorra mucho tiempo en auditorías, recopilando y organizando archivos. Además, con un sistema automatizado de gestión para registros financieros, es simple y económico almacenar copias duplicadas de información importante para el negocio en localizaciones separadas, reduciendo el riesgo de pérdida irrecuperable. La implementación de una solución de gestión documental permite ahorrar mucho tiempo y recursos en el departamento de contabilidad, lo que supone un retorno de la inversión sustancial. Por otra parte, la gestión documental digital ofrece al equipo de contabilidad numerosas ventajas, mejora la eficiencia de los procesos de negocio a través de flujos de automatización y herramientas de búsqueda potentes.
Gestión y Control Detallado
Es esencial mantener un registro de todas las transacciones financieras de tu empresa para llevar un seguimiento adecuado de sus finanzas. La facturación desorganizada puede retrasar los pagos de tus clientes y, en última instancia, afectar tu flujo de caja. Para evitar este problema, asegúrate de contar con un sistema de facturación claro y organizado. Para evitarlos es crucial implementar un sistema robusto para el seguimiento y registro de todas las transacciones financieras. Un error de conciliación bancaria puede llevar a desequilibrios en las cuentas. Por eso, la conciliación bancaria es esencial para asegurar que los registros contables coincidan con los extractos bancarios.
El control de inventarios es vital para cualquier negocio que venda productos. Es importante llevar un seguimiento preciso de los productos en stock, ya que esto puede afectar el flujo de caja y las ventas. El flujo de efectivo es el corazón de cualquier negocio. Un flujo de efectivo negativo puede impedir el crecimiento y, en última instancia, poner en riesgo la supervivencia de tu startup.
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