La contabilidad es una de las áreas más importantes en cualquier startup, pero también puede ser una de las más desafiantes. Es un aspecto crucial en cualquier empresa, independientemente de la etapa en la que se encuentre, y es importante estar al tanto de los problemas más comunes que pueden surgir. La contabilidad de las pymes es especial, sobre todo la de las pequeñas empresas. En ese sentido, en general suele ser muy importante establecer una relación de confianza entre el contable, ya sea asalariado o un asesor externo, y los gerentes, así como integrar la información contable en todas las decisiones y tener en cuenta las labores contables a la hora de diseñar todo tipo de procesos. Para poder llevar con solvencia una contabilidad es necesario disponer de los datos necesarios.
Desafíos Operativos Comunes en la Gestión Contable
Los despachos contables y las empresas enfrentan diversas problemáticas en su día a día que pueden impactar directamente en su salud financiera y operativa.
El Desorden en los Registros Contables
Es probable que los esfuerzos que haces día con día para lograr hacer crecer tu empresa te distraigan de otros temas no menos importantes, como el orden en los registros contables, pues es esencial mantener un registro de todas las transacciones financieras de tu empresa para llevar un seguimiento adecuado de sus finanzas.
Problemas de Facturación
La facturación desorganizada puede retrasar los pagos de tus clientes y, en última instancia, afectar tu flujo de caja. Para evitar este problema, asegúrate de contar con un sistema de facturación claro y organizado. Para una pequeña empresa existen dos aspectos muy importantes. Por un lado, hay que generar una experiencia de cobro o pago y de facturación que sea satisfactoria.
El Cumplimiento Fiscal y sus Consecuencias
La falta de cumplimiento con las obligaciones fiscales puede tener graves consecuencias legales y financieras para tu empresa. Asegúrate de cumplir con todas las obligaciones fiscales correspondientes a tu negocio, como la presentación de declaraciones y el pago de impuestos. La relación entre la contabilidad y la fiscalidad de los negocios es muy estrecha. Por ello, de la calificación contable de unos determinados hechos va a depender su tratamiento fiscal.
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Errores Contables y su Costo
Los errores en la contabilidad pueden resultar costosos para tu empresa. Para evitarlos, asegúrate de contar con un proceso de verificación de registros y balances contables.
Control de Inventarios
El control de inventarios es vital para cualquier negocio que venda productos. Es importante llevar un seguimiento preciso de los productos en stock, ya que esto puede afectar el flujo de caja y las ventas. Tradicionalmente, el término “inventario” ha producido sudores en los pequeños empresarios solo con nombrarlo. Era lógico, puesto que implicaba diferentes responsabilidades importantes. Por un lado, la paralización de otras actividades en el día de inventarios. Por otro, la incertidumbre sobre si se estaba llevando bien en cada momento. Hoy todo es mucho más sencillo gracias a la automatización. Además, de forma semejante a lo que sucede con la tesorería, las decisiones sobre inventarios se pueden tomar con mucha mejor información.
La Gestión del Flujo de Efectivo
El flujo de efectivo es el corazón de cualquier negocio. Un flujo de efectivo negativo puede impedir el crecimiento y, en última instancia, poner en riesgo la supervivencia de tu startup. Uno de los enemigos de la rentabilidad de las pequeñas empresas es la existencia de excesos de liquidez. Lo correcto es gozar de una información precisa sobre los movimientos de tesorería, las necesidades que se han tenido en el pasado y las previsiones sobre el futuro.
La Evolución y los Nuevos Retos de la Profesión Contable
Durante los últimos años, la sociedad ha sido testigo de la evolución de la contabilidad, debido a los distintos escenarios de globalización, transformación de los medios digitales y debate hacia el camino a la cientificidad.
Transformación Digital
A partir del siglo XV, con Luca Paciolo y los fundamentos de la partida doble, la contabilidad se llevaba en libros grandes y de manera manual. Años más tarde, en 1642, el filósofo y matemático francés Blaise Pascal desarrolló la primera máquina que permitía calcular. Posteriormente, el hombre se vio en la necesidad de almacenar y procesar la información, dando paso a la generación de los computadores (1951-1958) y, en el año de 1960, a la conexión del internet a través de las computadoras. Bajo este contexto histórico, se resalta que en el siglo XXI inició la era de la digitalización, la cual implica un cambio radical en la forma de trabajar, tanto para las empresas como para los profesionales.
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Por consiguiente, los avances de la comunicación y la revolución de la información se tornaron marcos importantes para la profesión contable, pues la contabilidad permaneció estancada durante muchos años por no tener un intercambio de informaciones con sus usuarios. Entre esos avances, se destaca el advenimiento del uso de la internet, que permite el monitoreo y la transmisión virtual de informaciones. La transformación digital también es considerada como uno de los retos que presenta la profesión contable. Cabe señalar que la tecnología se ha convertido en un gran aliado que hace que la profesión contable pueda verse de una forma más organizada y con una mejor proyección hacia el futuro.
Impacto de las Tendencias Económicas y la Globalización
El capitalismo es conocido como un sistema en el que los actores privados poseen y controlan la propiedad de acuerdo con sus intereses; es decir, la demanda y la oferta fijan libremente los precios en el mercado de una forma que pueda servir a los mejores intereses de la sociedad. Con el concepto de capitalismo global se hace alusión a las profundas transformaciones acaecidas en el transcurso de las últimas décadas del siglo XX que afectaron todos los ámbitos de la vida: económico, social, cultural, político y ético, entre otros. Por tanto, el sistema capitalista abre la brecha a los nuevos cambios de la contabilidad.
Es importante conocer y entender las tendencias económicas que se generan día a día, puesto que los contadores públicos deberán adaptarse a los diferentes contextos y a los impactos que estas generan en la sociedad. Según Oriol (2011), la globalización ha traído grandes retos importantes para los profesionales de las finanzas, el control y la contabilidad. Uno de estos impactos es la adaptación de los estándares internacionales de información financiera, ya que se modifica el actuar operativo del contador público. Bossio, Carreazo, Castilla, Hernández y Lozano (2018) afirman que uno de los retos del profesional contable es la actualización, en lo que respecta a la prestación de un buen servicio, adaptando la contabilidad de las organizaciones a través de las NIIF. Para ello, será fundamental aprender a determinar el valor residual, que representa un gran reto para las empresas internacionales.
En cuanto a los retos que deben asumir y enfrentar los contadores públicos, teniendo en cuenta las tendencias económicas, el reto está en asumir el presente y las realidades para tomar decisiones en materia estratégica que generen sostenibilidad; es decir, adaptarse al contexto, pues el contador público debe conocer los factores externos e internos que inciden sobre la toma de decisiones estratégicas para la organización. Adicionalmente, el reto, tanto para contadores como auditores, es saber confrontar los fraudes que se pueden presentar al solo auditar de forma virtual, puesto que la información en línea puede ser más vulnerable a modificaciones.
El Debate sobre la Cientificidad y la Ética Contable
Bajo otra perspectiva, se ubica el debate sobre el camino hacia la cientificidad que afronta la disciplina contable y que se constituye como un reto adicional para los profesionales. Los hallazgos precedentes revelan una problemática importante en la profesión contable, puesto que durante los últimos años se ha venido evidenciando la falta de apropiación ética y social que deben asumir los profesionales contables, en relación con los diferentes retos económicos, digitales y científicos que impactan en la disciplina y, a su vez, en el ejercicio profesional (Pérez, 2019). Según Gómez (2016), la contabilidad busca, desde su desarrollo, la simplificación de las realidades que son diversas, en lo que respecta a bienes, actividades de carácter financiero y procesos económicos, pues finalmente el rol de la contabilidad no se limita a la aplicación de técnicas o procesos que representan “objetivamente” situaciones de la realidad.
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El debate sobre el camino hacia la cientificidad de la contabilidad es abordado como una tendencia principal dentro de las agendas de investigación. Torres Gallardo (2012a) define la contabilidad como una ciencia aplicada a la gestión de los organizadores de la actividad económica; sustenta que para ello se implemente una técnica contable que está constituida por conocimientos, procedimientos y especialidades, así como por las herramientas metodológicas y simbólicas. Gonzalo (1983, como se citó en Tua Pereda, 1995) destaca que el objeto principal de la contabilidad como ciencia “será la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica, realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación”.
Estrategias para Superar los Desafíos
Para superar los retos mencionados, es muy importante el criterio, formación y experiencia de la persona encargada de llevar las cuentas. Para poder llevar con solvencia una contabilidad es necesario disponer de los datos necesarios y de capacidad analítica para la gestión de áreas de la empresa y un bloque de contabilidad presupuestaria para hacer seguimiento a nivel de subcuentas. La posibilidad de automatizar una gran parte de los procesos contables surge de la repetitividad de operaciones con trascendencia contable. Miles de empresas españolas han superado sus retos contables, durante años, con Sage ContaPlus. La tecnología se ha convertido en un gran aliado que hace que la profesión contable pueda verse de una forma más organizada y con una mejor proyección hacia el futuro.