Todo autónomo se enfrenta tarde o temprano a la realización de facturas. También, sentimos decir que hay otra cosa a la que todo autónomo se enfrenta tarde o temprano: los problemas de facturación. Todo el mundo se ha equivocado alguna vez al hacer una factura. Hay errores muy habituales en este frente, desde la mala numeración hasta calcular mal los descuentos aplicados, no poner los plazos adecuados o hasta enviar una factura al destinatario erróneo. Pero a ti no tiene por qué pasarte, no tienes por qué sufrir los típicos errores de facturación. De hecho, vamos a ayudarte para que sepas dónde se suele fallar más y aprendas a evitarlo. Vamos a repasar los problemas de facturación más frecuentes, la mayoría se pueden evitar con mucha facilidad. Emitir una factura electrónica parece algo simple, pero en la práctica, un pequeño error puede convertirse en un dolor de cabeza.
Errores Comunes en la Emisión de Facturas
Problemas relacionados con la numeración y fechas
- Numeración errónea de la factura: Algo muy frecuente, sobre todo en autónomos “primerizos”, es enumerar las facturas sin ningún tipo de correlación. Así, en la regulación del Impuesto sobre el Valor Añadido se señala que la numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y el Reglamento de Facturación estipula que no pueden existir saltos en las facturas. Por lo que no hacer esto puede llevar a tener problemas con Hacienda, o incluso con clientes, además de ser un caos para llevar toda la contabilidad. Se puede establecer un orden lineal, o vinculado a la fecha de la factura.
- No incluir fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento indica la fecha límite para hacer el pago. No es algo importante a ojos de Hacienda, ya que solo tiene en cuenta la fecha de facturación para temas como la declaración trimestral del IVA o la declaración de la Renta. Pero sí es importante para ti, porque sirve para controlar si tus clientes están dentro de plazo para pagar. Así, puedes reclamar en caso de que la fecha haya vencido y no se haya hecho el pago. La normativa establece un plazo de pago de 30 días naturales, ampliable hasta un máximo de 60 días naturales, siempre y cuando haya acuerdo entre las partes.
- Indicar una fecha de factura equivocada: La fecha de emisión de la factura es clave para Hacienda. Indicarla mal puede llevar a un descuadre entre empresa-cliente, y a problemas con el organismo público, sobre todo si nos percatamos del error posteriormente a haber presentado la declaración de ese periodo. Cuando se tienen muchas facturas es habitual caer en este error, sobre todo si se cruzan plazos y pagos.
- Facturar con fecha incorrecta: Emitir una factura con una fecha que no corresponde al mes en que se realizó la operación o se recibió el pago puede crear discrepancias en tus declaraciones mensuales y las de tu cliente, causando problemas en la contabilidad de ambos. Facturar con fecha incorrecta (por ejemplo, de días pasados o fuera de horario permitido) puede tener consecuencias fiscales o generar confusión al cliente. Algunos usuarios timbran facturas con fechas pasadas sin saber que esto puede alterar sus reportes y causar inconsistencias en la contabilidad.
Errores en los datos del cliente y concepto
- Introducir mal los datos del cliente: Otro error, y muy grave, es poner mal los datos del cliente. Su dirección, su nombre, su NIF… Todo eso debe quedar perfectamente escrito en la factura para que se considere válida. Equivocarse ahí es tener problemas con la administración pública, o incluso con la contabilidad propia. Es uno de los errores más comunes. A veces es por un espacio extra, una letra en minúscula, o simplemente un dato mal copiado. Lo peor es que si el RFC está mal, tu cliente puede rechazar la factura. Un solo dígito mal en el RFC puede hacer que el SAT rechace la factura o que el cliente no pueda deducirla. También retrasa el pago si el cliente pide que se corrija.
- Enviar la factura a la persona errónea: La protección de datos es asignatura obligatoria para todo profesional. Imagina lo que supondría mandar una factura con datos fiscales de una empresa al destinatario equivocado. Sucede más de lo que parece, y se puede evitar si se usa un buen software de facturación, ya que automatiza el proceso. Ten muy claro a quién debe ir la factura en una empresa, porque es posible que mantengas conversaciones con el cliente, pero que la factura deba ir a su departamento de contabilidad. ¡No son lo mismo!
- No concretar el concepto: En una factura no pueden figurar conceptos como “venta de productos” o “prestación de servicios”, se deben especificar detalladamente en todo momento. Es necesario para que el cliente sepa cuánto paga y por qué, como también para que Hacienda pueda comprobar que los datos son correctos. Tanto es así que en la regulación del IVA se estipula que en la descripción de las operaciones deben consignarse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe. Si no se hace, la Administración puede llegar a marcar la factura como un fraude y penalizar por ello, sobre todo si los precios son extraños. Frases como “servicio profesional” o “venta de producto” no dicen mucho. Algunos clientes pueden rechazarte una factura si no está claro qué vendiste. Además, es riesgoso fiscalmente si no se justifica bien.
Incidencias con importes y métodos de pago
- No especificar el método de pago: Existen muchos proveedores y métodos de pago, y es imposible que el cliente sepa cómo debe pagar la factura si no se indica en esta: al contado, por transferencia, ingreso, por medios digitales… Debes marcar claramente en la factura cómo ha de pagarse. Te interesa a ti para no tener problemas de impagos, y al cliente para que no tenga que perder el tiempo.
- Aplicar descuentos erróneos: Empiezas una promoción con descuentos especiales, aplicas rebajas a determinados servicios o productos… Son estrategias habituales y buenas para atraer a clientes, pero mal facturadas son un caos. Un caos para tu contabilidad, para tus clientes y para Hacienda. Este error se da mucho cuando no se usan los medios adecuados para automatizar la aplicación de descuentos o para calcularlos.
- Incluir mal el IVA: Diferentes productos o servicios pueden tener diferentes tipos de IVA. Como indicábamos anteriormente en la propia regulación del IVA se indica que deben indicarse con claridad todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuestos de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario. Igualmente, se debe indicar el tipo impositivo a aplicar, o tipos impositivos en caso de que los conceptos incluidos en la factura estuvieran sujetos a distintos porcentajes de tributación, así como la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta. Todos estos importes deberán consignarse por separado con claridad. Aplicar los impuestos erróneos en una factura pasa muy a menudo, y eso no suele agradar para nada a los clientes. Un error en el cálculo del IVA o en la aplicación de retenciones puede invalidar una factura o generar diferencias con el SAT. Además, dependiendo de lo que vendes y dónde lo vendes, el cálculo puede cambiar. Por ejemplo, en zonas fronterizas del norte del país el IVA puede ser del 8% en lugar del 16%, lo que debe reflejarse en la factura. O en el caso de la venta de algunos productos como botanas y bebidas alcohólicas, estos llevan un impuesto de IEPS variable. También hay estados que requieren impuestos locales desglosados.
- Añadir cargos no indicados previamente: Algunas empresas lo hacen, y es una de las peores prácticas que se pueden llevar a cabo. Sé transparente con tus clientes y deja muy claro desde el comienzo los cargos que se van a indicar en la factura para que no haya conflicto. Ocultar cargos deriva en reclamaciones, enfrentamientos y hasta paseos por tribunales. Déjalo todo muy claro desde el principio.
Otros problemas administrativos y de presentación
- No guardar la factura: Todas las facturas deben guardarse, o al menos una copia, para los libros de contabilidad y para evitar descuadres a la hora de presentar los modelos mensuales, trimestrales o anuales. Según la Ley General Tributaria se estipula, además, que todos los empresarios y profesionales deberán conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años. No es rara la ocasión en la que un cliente no declara alguna factura y aparece un dato discordante en Hacienda. Si no has guardado la factura, te será imposible arreglar este problema y podrías acabar incluso pagando una multa.
- Hacer la factura a destiempo: Tu negocio depende de las facturas. Si antes hemos hablado de lo importante que es poner bien las fechas, imagina lo que supone hacer la factura fuera de plazo o tarde. Es un descontrol para el cliente y para la empresa, y también es un fallo de facturación de lo más habitual. Hay que ser riguroso con los plazos para evitar impagos.
- Tener una presentación descuidada: Una factura dice mucho de una empresa. No hay nada que dé peor imagen que un documento con faltas de ortografía, elementos desordenados y tachones. Y, desafortunadamente, pasa mucho.
- Generar la misma factura dos veces: Por una falla de conexión o un error humano, generar dos o más veces la misma factura para la misma operación. Esto infla tus ingresos ante el SAT, lo que podría hacer que pagues impuestos de más. Además, tienes que pasar por el (a veces tedioso) proceso de cancelación.
Problemas Específicos en la Facturación Electrónica y Fiscal
Errores en la configuración del CFDI
- Elegir el CFDI incorrecto: Aunque parezca irrelevante, utilizar el CFDI inapropiado puede traer consecuencias fiscales como multas y auditorías por parte de SAT. Elegir el CFDI correcto de cara a la naturaleza de la operación es muy importante para efectos de documentarla siguiendo los requisitos regulatorios y así evitar sanciones.
- Timbrar con un régimen fiscal que no corresponde: Es fácil confundirse si trabajas con diferentes tipos de clientes. Pero si el régimen fiscal no coincide con el del receptor, el PAC puede rechazar la factura.
Manejo de formas y métodos de pago
- Método y forma de pago mal declarados: Los métodos de pago, PUE y PPD, indican si el pago se realiza en una sola exhibición o de forma diferida/parcial. Muchas veces se pone “Pago en una sola exhibición” aunque el pago será diferido. Esto complica la contabilidad y puede afectar la deducibilidad. A la hora de usar PPD, existen diferentes formas de pago. Las Formas de Pago son los distintos medios a través de los cuales se pueden pagar los productos adquiridos o servicios recibidos, ya sea algo convencional como el efectivo o una forma de pago electrónico como tarjeta de débito. Tener formas de pago mal declarados también puede ocasionar un atraso en la contabilidad. Por ejemplo si se declara una forma de pago distinta a la real.
Métodos y Formas de Pago Comunes en Facturación Electrónica
| Categoría | Clave Fiscal | Descripción | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Métodos de Pago | PUE | Pago en una sola exhibición | El cliente paga al momento de la operación o en los siguientes días. No se necesita complemento de pago. |
| PPD | Pago en parcialidades o diferido | El pago se hará después del momento de facturación. Aquí se debe emitir un complemento de pago cuando el dinero entre. | |
| Formas de Pago (para PPD) | 03 | Transferencia electrónica de fondos | Depósito o transferencia interbancaria. |
| 01 | Efectivo | Pago directo con billetes o monedas. | |
| 04 | Tarjeta de crédito | Pago con tarjeta bancaria a crédito. | |
| 28 | Tarjeta de débito | Pago con tarjeta bancaria de débito. | |
| 99 | Por definir | Se usa cuando aún no se sabe cómo pagará el cliente (aplica solo si el método es PPD). |
- No emitir complemento de pago cuando es necesario: Si la factura fue emitida con método de pago “Por definir” o el pago se hizo después de la emisión, debes generar un complemento de pago. Un complemento de pago es un documento fiscal adicional que informa al SAT que un CFDI previamente emitido fue pagado total o parcialmente, y detalla la forma, monto y fecha del pago. Es obligatorio si usaste el método PPD o si el cliente pagó en partes. No emitirlo puede causarte problemas fiscales, hacer que el cliente no pueda deducir la factura o incluso que rechace el pago. Para el SAT, la transacción está incompleta. Sin el REP, tu cliente no puede comprobar que ya te pagó y, por lo tanto, no puede deducir el gasto.
Consecuencias de incumplimientos fiscales y datos incorrectos
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede bloquear el Certificado de Sello Digital (CSD) como medida de fiscalización para presionar a los contribuyentes a arreglar su situación fiscal. Las más frecuentes son:
- No cumplir con tus obligaciones fiscales: Si has incumplido con la presentación de las declaraciones informativas en los periodos estipulados con base en tu régimen fiscal y actividad comercial, o no presentas la declaración anual, el SAT no solo tiene la facultad de sancionarte con una multa y obligarte a pagar recargos, también tendrás una consecuencia más grave: la suspensión de tu Certificado de Sello Digital (CSD). Esta situación se puede dar si el SAT se percata de que no has presentado más de tres declaraciones informativas consecutivas o seis no consecutivas.
- Emitir facturas por actividades ilícitas: El SAT se mantiene a la vanguardia con las herramientas tecnológicas de punta, con sistemas de inteligencia artificial para detectar de forma automática las irregularidades en la emisión y timbrado de facturas ilícitas. En caso de que la autoridad fiscal detecte que estás facturando actividades de esta índole, podría inhabilitar tu uso de CFDI. Además, probablemente entrarás a un proceso de auditoría e investigaciones que podrían culminar con consecuencias de orden penal.
- Expedir facturas de donativos deducibles sin autorización: Actualmente, solo entes federativos, estatales, municipales y donatarias cuentan con la autorización para recibir donativos y emitir una factura deducible. Sin embargo, antes de esto deben realizar un trámite para que el SAT otorgue dicha facultad. Si tienes una fundación o sociedad civil sin fines de lucro, debes tramitar la autorización en el SAT.
- Indicar al SAT un domicilio fiscal falso o no actualizado: Muchos contribuyentes olvidan que el SAT tiene la facultad de hacer visitas domiciliarias a los contribuyentes. En caso de que esto suceda y no logren localizar al contribuyente, o se les indique que el domicilio no es válido ni correcto, la autoridad fiscal podría cancelar tu certificado y no podrás emitir facturas. Si cambias tu domicilio fiscal debes avisar al fisco y actualizar la información. Es un proceso simple que puedes realizar en el portal del SAT con tu e.firma portable, o bien, acudir a las oficinas del SAT con los documentos que te soliciten para actualizar tu dirección.
Fallas técnicas y validación
- No validar antes de timbrar: Muchas veces, por ir rápido, se factura sin revisar. Pero una simple validación previa (revisar datos fiscales, montos, claves de productos, etc.) puede ahorrarte correcciones, cancelaciones y tiempo perdido.
- Fallas técnicas en el sistema: Si no puedes emitir una factura, debes asegurarte de que tu conexión a internet es adecuada, estable, pero también debes revisar que el sistema de facturación que utilizas esté disponible y no lo esté afectando una falla técnica. En muchas ocasiones, los problemas para emitir facturas no son de preocupación y se deben a fallas técnicas o errores al capturar la información. Los usuarios se han manifestado en varias ocasiones al tener dificultades al usar el portal del SAT. Aunque debemos comprender que una plataforma que maneja gran cantidad de información y es tan utilizada a veces presente fallas. El sitio se cae y no deja entrar al Portal del SAT.
Cómo Evitar los Problemas de Facturación
La mayoría de estos problemas con las facturas se podrían evitar haciendo algo tan simple como utilizar un buen software de facturación. La tecnología nos lo está poniendo muy fácil, y rechazar su propuesta sería rechazar una muy buena ayuda. La mayoría de estos errores ocurren por hacerlo todo manualmente: copiar y pegar datos, calcular impuestos en Excel, mandar facturas por correo uno a uno. Pero hoy existen herramientas que automatizan el proceso y reducen el margen de error al mínimo.
- Usa un buen software de facturación: Los programas de facturación automatizan la numeración, pueden automatizar el establecimiento de las fechas de facturación, almacenan la información de los clientes para que aparezcan sus datos automáticamente, garantizan la mejor presentación de la factura e incluso pueden personalizarla, y ayudan a evitar errores al automatizar la aplicación de descuentos o al contar con un registro del IVA correspondiente a cada concepto. Con un sistema de facturación, puedes personalizar tus facturas, generar y enviar facturas automáticamente sin errores, generar complementos de pago, ver qué facturas ya fueron pagadas y cuáles siguen pendientes y tener reportes por cliente, fecha o estatus de cobranza.
- Valida la información: Antes de enviar, verifica el RFC de tu cliente en su Constancia de Situación Fiscal. Asegúrate de emitir y timbrar la factura el mismo día que se realiza la operación, dentro del horario autorizado por el SAT. Valida el RFC con herramientas como la del SAT o directamente desde tu sistema de facturación. Pregunta al cliente cómo pagará antes de emitir la factura. Si aún no lo sabes, usa PPD con forma de pago “99” y luego complementa. Usa un sistema actualizado con las reglas fiscales vigentes y configura bien cada cliente según su ubicación y tipo de operación.
- Comunícate con tu cliente: Pregúntale a tu cliente qué Uso de CFDI necesita. Si tienes duda, "G03 - Gastos en general" es el más común para transacciones entre negocios.
- Actúa rápido en caso de error: Si ya cometiste un error, lo importante es actuar rápido. Cancela la factura (si aún estás dentro del plazo permitido), emítela de nuevo con los datos corregidos y comunícaselo a tu cliente de forma clara para mantener la confianza. Comprueba tus procesos para evitar que el mismo error se repita.
- Ponte al corriente con el fisco: Ingresa a tu Buzón Tributario y busca si hay algún aviso o mensaje que no hayas leído. En caso de incumplimiento de obligaciones fiscales, es probable que tengas varias notificaciones del SAT para que te pongas al corriente. Presenta tus declaraciones, paga tus impuestos y las multas o sanciones para que puedas volver a emitir facturas y mantener una buena relación con tus clientes. No pierdas contratos por no poder facturar.
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