La Contabilidad como la Auditoría alcanzan sus objetivos a través de seguimientos del proceso contable. El proceso parte desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados financieros.
Documentos Fuente
Los documentos fuente son fundamentales en el proceso contable. Son documentos que sirven para probar un acto comercial a través de comprar, vender, cobrar, pagar, realizar inversiones, entre otros. Además, proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a los registros contables; son utilizados como referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal.
Contenido de los Documentos Fuente
- Identidad de las partes contratantes y firmas de legalización.
- Fecha de expedición del documento.
- Objeto de la transacción.
- Precio o valor de la transacción y forma de pago.
- Otros como: dirección, RUC, etc.
Estado de Situación Inicial
El estado de situación inicial es la agrupación de varias cuentas del activo, pasivo y patrimonio con la que un ente contable da inicio a sus actividades ya sea comerciales, de servicios o industriales. Con la información que se obtenga se procede a la apertura de los libros. Su formato se puede presentar en forma horizontal o vertical.
Los componentes principales de esta ecuación contable son:
- ACTIVOS: Bienes y Derechos
- PASIVOS: Deudas y Obligaciones
- PATRIMONIO: Capital
La ecuación contable fundamental es: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL.
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Un ejemplo de estado de situación inicial podría ser:
Empresa “LA SUERTE”
Estado de situación inicial
Al 1 de enero del 2012
| ACTIVOS | PASIVOS |
|---|---|
| (Detalle de Activos) | (Detalle de Pasivos) |
| TOTALES ACTIVOS | TOTALES PASIVOS |
| PATRIMONIO | |
| (Detalle de Patrimonio) | |
| TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO |
Partida Doble
La partida doble es un principio fundamental en la contabilidad. Los valores de los débitos serán siempre igual a los valores de los créditos. Se inicia con el registro de la cuenta deudora y luego la cuenta acreedora, siempre haciendo las preguntas ¿qué recibe? para el deudor y ¿qué entrega? para el acreedor; ¿qué cuentas intervienen y ¿por qué valor?
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Principios Fundamentales de la Partida Doble
- No puede existir deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
- La persona o cuenta que recibe debe a la persona o cuenta que da o entrega.
- Lo que entra debe ser igual a lo que sale y viceversa.
- Las partidas que representan pérdidas se debitan y las que representan ganancias se acreditan.
- En cada cuenta deben registrarse partidas de una sola naturaleza.
Libro Diario
El libro diario es el primer registro de entrada original. En él se registran cronológicamente las operaciones que ocurren en la empresa, en base a la documentación fuente. Se contabiliza mediante asientos contables día a día, utilizando cuentas deudoras y cuentas acreedoras. Un ejemplo sería la compra de útiles de oficina en efectivo, factura #002 por $300,00.
Libro Mayor
El libro mayor consolida de forma individual las cuentas y movimientos que constan en el libro diario. Este libro detalla los movimientos individuales y colectivos de los bienes materiales, derechos y créditos (Activo), así como las deudas y obligaciones que intervienen en el Pasivo, el Capital y superávit, los gastos y productos, las ganancias y pérdidas. Su propósito es la determinación de los saldos deudor, acreedor y saldo cero de cada cuenta. Un ejemplo de su estructura sería "Empresa “LA SUERTE” Libro mayor Código: 1.1 Cuenta: Caja".
Balance de Comprobación
El balance de comprobación constituye un mecanismo utilizado en la contabilidad para comprobar que la suma de los Débitos y Créditos de todas y cada una de las cuentas del mayor sea exactamente igual, así como la suma de los saldos. Su principal función es comprobar el cumplimiento de la partida doble. Un esquema típico sería "EMPRESA “LA SUERTE” BALANCE DE COMPROBACION".
Ajustes
Los ajustes permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas, que por diversas causas no presentan valores que puedan ser comprobados y por lo tanto no demuestran la real situación y estado actual de la empresa.
Ajustes de Mayor Frecuencia
- Errores y omisiones
- Precobrados
- Prepagados
- Gastos pendientes de pago
- Ingresos pendientes de cobro
- Depreciación
- Amortización
- Provisión cuentas incobrables
Hoja de Trabajo
La hoja de trabajo es un formato utilizado por los contadores para agrupar de manera ordenada la información necesaria de los estados financieros, así como para la contabilización de los asientos de ajuste y cierre.
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Contenido de la Hoja de Trabajo
En los primeros cuadros de presentación de la hoja aparecen los saldos del balance de comprobación, los ajustes contables, el estado de resultado (ingresos y gastos), la determinación de ganancia neta o pérdida neta del ejercicio y el estado de situación financiera (activos, pasivos y patrimonio) y resultados del ejercicio económico.
Objetivos e Importancia
La hoja de trabajo es una herramienta muy valiosa y exclusiva para uso de los contadores. Permite ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes por columnas y calcular la utilidad neta. Los saldos de las cuentas son trasladados a sus respectivos casilleros para los estados financieros.
Estados Financieros
Los estados financieros son informes formales que reflejan razonablemente las cifras de la situación financiera y económica de una empresa. Esta información sirve a los diferentes usuarios para tomar decisiones cruciales en beneficio de la entidad.
Tipos de Estados Financieros
- Estado de resultados
- Balance general
- Estado de flujo del efectivo
- Estado de evolución del patrimonio
- Políticas contables y notas explicativas
Estado de Resultados
El estado de resultados presenta de manera ordenada y clasificada los ingresos generados, los costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado.
Empresa Comercial “LA SUERTE”
Estado de resultados
Del 1 al 31 de enero/2009
| Concepto | Valor ($) |
|---|---|
| Ventas netas | 1.200 |
| (-) Costo de ventas | - 700 |
| Utilidad bruta en ventas | 500 |
| (-) Gastos | 250 |
| = Utilidad operacional | 250 |
| + Otros ingresos | 50 |
| (-) Otros gastos | - 30 |
| = Utilidad del ejercicio | 270 |
Balance General
El balance general demuestra la situación financiera de la empresa a través de los activos, pasivos y patrimonio. Los datos para su elaboración se trasladan de la hoja de trabajo.
Empresa Comercial “LA SUERTE”
Balance general
Al 31 de enero/2007
Expresado en dólares
| ACTIVO | PASIVO Y PATRIMONIO | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| ACTIVO CORRIENTE | |||||
| Caja | 1.500 | PASIVO CORRIENTE | |||
| Bancos | 2.500 | Proveedores | 1.000 | ||
| Mercaderías | 3.000 | Documentos por pagar | 1.000 | ||
| TOTAL ACTIVO CORRIENTE | 7.000 | TOTAL PASIVO CORRIENTE | 2.000 | ||
| PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO | |||||
| Muebles de oficina | 1.200 | PATRIMONIO | |||
| (-) Dep. Acum. MO | - 200 | Capital | 5.730 | ||
| TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO | 1.000 | Utilidad del ejercicio | 270 | ||
| OTROS ACTIVOS | TOTAL PATRIMONIO | 6.000 | |||
| TOTAL ACTIVOS | 8.000 | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 8.000 | ||
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