La investigación se centra en ilustrar ejemplos de la auditoría a las cuentas de activo: efectivo y cuentas por cobrar. Los métodos analíticos, sintéticos, sistemáticos, cualitativo y cuantitativo fueron útiles en la revisión, selección y recopilación de información relacionada con el objeto de estudio. Se utilizó las técnicas de: análisis y conciliación de saldos y movimientos de la cuenta de “Efectivo” y “Cuentas por Cobrar”, comprobación matemática de las partidas que intervienen en las transacciones, y pruebas de los saldos de transacciones y cuentas. También se aplicó procedimientos de verificación y confirmación de registros, cifras, y movimientos de las cuentas objeto de estudio. La entrevista a expertos contribuyó a la resolución de situaciones dadas en la realidad financiera de los negocios.
Auditoría de Efectivo
En el trabajo de auditoría de caja, el auditor está alerta a sobre estimaciones en los valores del activo. Existe baja probabilidad de que el negocio cuente con más efectivo que el mostrado en el balance; el peligro real radica en que el efectivo en caja ascienda a un valor menor a lo que se registra en los informes y Estado de Situación Financiera. Una completa verificación del activo caja por parte del auditor, significa la comprobación de la exactitud e integridad de los registros que amparan el efectivo recibido y desembolsado durante el año, implica también cerciorarse del efectivo en caja o en bancos. También implica determinar la razonabilidad de los saldos presentados en el Estado de Situación Financiera.
La auditoría de efectivo es el examen independiente de los saldos de caja y bancos en fechas cercanas a la fecha del balance general, donde debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, y cheques que afectan los fondos fijos, además de comprobar la propiedad de estos (cheques), proceso en el que también se examina los comprobantes de anticipos o gastos, número y fecha de los cheques, y endoso del depositario oficial (bancos) en los cheques devueltos, y se verifica las conciliaciones bancarias previa obtención directa de confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.
Otra forma de sintetizar el accionar del auditor en la verificación de caja, es decir que él se encuentra en estado de alerta contra posibles subestimaciones de ingresos o sobre estimaciones de desembolso. Toda presentación falsa de esta naturaleza puede encubrir un defalco en efectivo reduciendo el saldo de caja en libros a la cantidad remanente después del fraude.
Después de evaluar el sistema de control interno, el auditor examina una parte de las operaciones individuales, determinando la muestra que será verificada y las áreas que serán muestreadas, en función de la calidad de los controles operantes sobre las fases de recepción y desembolso de efectivo. Es esencial realizar pruebas objetivas sobre las operaciones de caja con el alcance que se estime conveniente a la luz de los controles internos implementados y en uso.
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Procedimientos de Auditoría Específicos
Si hubiera un faltante en caja, este puede haber sido cubierto simplemente por medio de la inclusión de un cheque ficticio en las cobranzas del fin de ejercicio, o por la omisión de un cheque en circulación registrado en la conciliación de fin de ejercicio.
A continuación, se presentan algunos procedimientos que pueden ayudar a descubrir fraudes:
- Comparación del detalle de todos los depósitos diarios con los registros de libro de ingresos.
- Verificación de todas las transferencias bancarias realizadas.
- Comparación de los cheques pagados con la lista de cheques en circulación, provenientes de la conciliación anterior, y con el registro de desembolsos.
- Verificación de la secuencia numérica de los cheques.
- Examen detallado de la conciliación preparada por el cliente hasta tener la satisfacción de que ha sido adecuadamente preparada.
- Envío de certificado a los depositarios oficiales (bancos) para verificación de las cantidades que se encuentran en depósitos.
- Comparación de los saldos con el estado de cuenta del Banco e investigación de las partidas en conciliación.
Documentación de Auditoría
Según (Auditool, 2012) Son documentos en los que el auditor registra los datos e informaciones obtenida a lo largo de su examen y los resultados de las pruebas realizadas, las que le serán útil para elaborar el informe o dictamen final que debe presentar a la empresa o entidad.Respecto a la cédula sumaria, dice, es el papel de trabajo que resume, las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeta a examen.Sobre la cédula analítica, establece: es el papel de trabajo que además de incluir la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento de un rubro, detalla información con la que se contó, las pruebas y las observaciones realizadas. (Delisauditoría, 2011) es el documento o papel en el que se consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeta a examen.
Auditoría de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar, en un sentido amplio, incluyen no solo derechos a cargo del cliente provenientes de la venta de bienes y servicios sino también una gran variedad de derechos varios, tales como anticipos a funcionarios y empleados.
La auditoría de cuentas por cobrar a partir de la evaluación de los controles internos de una empresa busca establecer la validez de los derechos monetarios, así como determinar el valor de realización.
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Procedimiento de auditorías similares son utilizados para la verificación de todos los tipos de cuentas por cobrar, aun cuando puede ser necesaria una investigación adicional respecto a transacciones que no impliquen operaciones normales, por ejemplo, préstamos a funcionarios.
Factores Clave en la Selección de Procedimientos
El factor más significativo en la selección de procedimiento de auditoria requerido en un trabajo en particular es lo adecuado del sistema del control interno.
Aspectos Específicos de Control Interno
Algunos aspectos específicos de control interno importantes incluyen:
- Depósito diario de las cobranzas en el depositario oficial de la compañía.
- Depósito de los ingresos diarios en forma intacta y sin demora, por un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Comparación de los duplicados de la papeleta de depósito, debidamente sellados y firmados por un empleado del banco con el registro de ingresos y la relación de cobranzas por correspondencia, por parte de un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Preparación de conciliaciones mensuales por un empleado que no tenga acceso al manejo de efectivo o a la emisión de cheques.
- Recepción directa del banco de los estados de cuentas bancarias y cheques pagados, por un empleado no responsable de la emisión de cheques o del manejo del efectivo.
- Revisión de todas las transferencias bancarias.
Ejemplo Práctico de Auditoría de Cuentas por Cobrar
En cumplimiento a lo sugerido por el cliente, el saldo de la cuenta por cobrar después de los ajustes y regulaciones es de $192,736.68, valor mayor al presentado en la información proporcionada por la compañía "X, S.A.", resultante de: La cuenta correlacionada Provisión cuentas de cobro dudoso se origina con el asiento de ajuste No.
Tabla de ejemplo:
| Cliente | Saldo según libros al 31-dic-2018 | Ajuste | Saldo auditado |
|---|---|---|---|
| Continental S. J. | [Valor] | Ajuste a la contabilización de la factura de enero 2018 por $116,54 | [Valor] |
| El Palmar S. A. | [Valor] | Regulación crédito indebido al cliente | [Valor] |
| La Paloma S. A. | [Valor] | Valor corresponde al cliente | [Valor] |
| J. Guevara e Hijos S. | [Valor] | Ajuste Provisión cuentas de cobro dudoso | [Valor] |
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