La función Contar en Excel es ampliamente útil, sobre todo cuando trabajamos con amplias bases de datos. Revisa en este artículo sus múltiples variaciones y ventajas.
Funciones Básicas de Conteo en Excel
Contar Celdas con Números
La función CONTAR en Excel se enfoca específicamente en los valores numéricos. Asegúrate de seleccionar todo el rango de celdas donde quieres realizar el conteo. Fíjate que esta función cuenta las celdas que contienen solo números.
- Valor1: celda o rango de celdas a considerar para contar.
Contar Celdas No Vacías
Para contar celdas con cualquier tipo de contenido, se utiliza otra variación de la función de conteo. Fíjate que este comando considera las celdas con cualquier tipo de contenido excepto el vacío. El proceso es exactamente el mismo que el caso anterior.
- Valor1: celda o rango de celdas a considerar para contar.
Contar Celdas con Condiciones: La Función CONTAR.SI
Es muy común querer contar las celdas que cumplan con cierta condición. La función CONTAR.SI te permitirá lograr este objetivo. Por ejemplo, contaremos la cantidad de modelos que tienen ventas mayores a 100. Fíjate que dado que estamos usando un criterio lógico (“mayor que”), Excel necesita que esté entre comillas para saber leerlo.
Contar Celdas Vacías
Puedes contar celdas vacías en un rango específico utilizando la fórmula
=CONTAR.SI(rango, ""). Esto te dará el número exacto de celdas vacías en el rango seleccionado.
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Automatización para Contar Celdas Vacías
La automatización es la clave cuando se trata de tareas repetitivas. Para contar celdas vacías de manera más eficiente, puedes utilizar una macro. Esta macro recorre cada celda en la selección y cuenta las celdas vacías.
Contar Valores Únicos
Muchas veces un conjunto de datos contiene datos repetidos. Esto no es necesariamente malo, sino que puede ser una forma de organizar de manera correcta la información. Vemos que hay valores que se repiten, pero no necesariamente para todos los campos. Efectivamente, este problema de “contar distintos” se puede resolver con una fórmula bastante rara. Supongamos que tenemos una lista de nombres en el rango [A1:A10] y queremos contar cuántos nombres distintos hay. La fórmula es
=SUMA(1/CONTAR.SI(A1:A10;A1:A10)). Los dos argumentos de CONTAR.SI son el rango donde se hace el conteo.
Comprendiendo Fórmulas Matriciales
Para entender cómo funciona esta fórmula primero hay que entender cómo funcionan las llamadas “fórmulas matriciales”. Son fórmulas que hacen sobre un rango lo que normalmente hacen sobre una única celda. Por ejemplo, supongamos que tenemos tres datos en el rango [A1:A3]: Juan, otra vez Juan y Pedro. La expresión matricial
=CONTAR.SI(A1:A3;A1:A3), equivale a hacer
CONTAR.SI(A1:A3;A1),
CONTAR.SI(A1:A3;A2)y
CONTAR.SI(A1:A3;A3).
En la fórmula para contar datos, la función CONTAR.SI está dividiendo a la unidad y dentro de una función SUMA. El efecto de esta combinación es sumar las inversas de cada uno de los tres valores obtenidos con CONTAR.SI: 1/2 + 1/2 + 1. En general, si un dato está repetido n veces, su contribución en la fórmula será 1/n + 1/n +…+1/n, n veces. El resultado de esta suma siempre es 1. Y así para todos los datos: cada dato diferente contribuye con una unidad al total, no importa cuántas veces esté repetido.
La fórmula cuenta cuántos datos distintos hay en un rango dado. Nótense las llaves que encierran a la fórmula, lo que indica que se trata de una fórmula matricial. Queremos saber cuántos nombres distintos hay en una lista.
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Consejo para Valores Únicos Combinados
Tip Ninja: Para contar los valores únicos considerando la dupla Marca-Modelo, entonces debes hacer una nueva columna que contenga ambos elementos.
Contar Valores Duplicados
El objetivo contrario a contar valores únicos es contar los valores duplicados. Para lograr esto, se puede utilizar una fórmula en una columna auxiliar. Necesitamos que en esta columna, Excel cuente todas las veces que aparece un elemento en la columna original. Asegúrate de que la columna de “rango” donde se buscan los duplicados esté fijada con los signos “$”. Arrastra la fórmula hacia abajo. De esta manera, aparecerá al lado de cada valor la cantidad de duplicados que tiene.
Recuento Rápido y Selección de Datos
Si necesita una forma rápida de contar las filas que contienen datos, seleccione todas las celdas de la primera columna de esos datos. Solo tiene que hacer clic en el encabezado de columna. Si selecciona una fila o columna completa, Excel cuenta solo las celdas que contienen datos. Si selecciona un bloque de celdas, cuenta el número de celdas que ha seleccionado.
Puede controlar los mensajes que aparecen en la barra de estado haciendo clic con el botón secundario en la barra de estado y haciendo clic en el elemento que desea ver o quitar. Una forma práctica de seleccionar un número específico de celdas es aprovechar los valores en la barra de estado. Por ejemplo, si deseas seleccionar 100 celdas hacia abajo, puedes utilizar la función de recuento en la parte inferior izquierda de Excel.
Seguramente te has encontrado con el dilema de tener que utilizar fórmulas complicadas o incluso recurrir a macros para realizar esta tarea de manera eficiente.
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Uso del Complemento Excel Info
Otra opción eficaz es utilizar el complemento Excel Info. Este complemento te permite seleccionar un número específico de filas y columnas con facilidad. Solo necesitas acceder a la pestaña “EXCELeINFO” y utilizar la función “Seleccionar Filas y Columnas”.