Es importante conocer el tiempo con el que cuentas después de realizar una compra y poder facturar. La facturación es una obligación del contribuyente, y no es inusual que los contribuyentes fallen con los tiempos establecidos por el SAT. Comprender las normativas y herramientas disponibles es fundamental para evitar problemas.
La Factura Electrónica y sus Elementos Clave
Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física.
Es necesario mencionar que para iniciar con este proceso, las facturas electrónicas con otros emisores deben de estar timbradas correctamente y los receptores de los comprobantes no deben ser modificados.
La Crucial Importancia de la Fecha de Emisión
La fecha de emisión de una factura es propiamente, la fecha en la que se genera esa factura en concreto. Conocida coloquialmente como la fecha de expedición, es totalmente obligatoria e imprescindible en cualquier factura que se realice por una obra / servicio / producto. Es por lo tanto, una información obligatoria y totalmente reglamentaria.
La fecha además será el dato que generará un orden cronológico a las facturas de la contabilidad de una empresa. Además del número de la factura (que debe ser correlativo), la fecha ordenará todas las facturas y las clasificará según mes - trimestre de emisión.
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Otro dato que ofrece la fecha de emisión de la factura es que determina la liquidación de impuestos como el IVA y el IRPF. Lo que siempre hay que tener en cuenta es que una factura sin fecha de emisión (que no la incluya, no aparezca clara o esté equivocada) no puede ser aceptada. Si recibes una factura por un producto / servicio adquirido, esta siempre debe incluir la fecha de emisión.
Por último y no menos importante, la fecha de emisión es la garantía para cualquier tipo de reclamación. Si el periodo permitido para una reclamación es de 1 mes, este contará a partir de la fecha de emisión de la factura.
¿Una factura sin fecha de emisión tiene validez? Absolutamente NO. La respuesta no deja espacio a equívocos… Una factura sin fecha de emisión no tiene validez ni es legal incluso. La Agencia Tributaria no puede (y de hecho no lo hace) aceptar una factura que no tenga fecha de emisión.
Tipologías de Facturas y su Fecha
En el ejercicio de la contabilidad existen diferentes tipologías de facturas según las características de cada caso (factura rectificativa, simplificada, etc).
- Facturas rectificativas: Si se hace una rectificativa siempre es sobre una factura anterior que se quiere modificar - rectificar (y ya estamos en otro trimestre diferente por lo que no se puede hacer sobre la factura original). La fecha de la factura rectificativa será la de su emisión propia pero hay que tener en cuenta la de la factura original.
- Facturas simplificadas: En este caso, la fecha que aparece en la factura suele ser la de la fecha de entrega del bien / producto que se ha vendido. En cualquier caso siempre la factura debe incluir la fecha de emisión propia.
Diferencia entre Fecha de Emisión y Fecha de Vencimiento
En el caso de las facturas pueden incluir dos fechas diferentes: la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de la propia factura. La fecha de emisión de la factura es la que marcará el momento contable que las rige.
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Manejo de Facturas del Mes Anterior y Situaciones Irregulares
Suele suceder que por diversos motivos un contribuyente se olvide de emitir una factura y tenga problemas a final de mes al momento de declarar. A continuación, presentaremos algunos casos en los que una factura se emite posteriormente a la fecha en la que se realizó el pago.
Cuando el Cliente no Solicita Factura
Hay ocasiones en las que el contribuyente realiza un servicio o vende algún producto y su cliente no solicita factura. Esto puede ocurrir por varios motivos, simple olvido o quizás era un gasto no deducible para su actividad económica. Sin embargo, el contribuyente en este caso ha recibido un ingreso que debe de reconocer ante el SAT.
Las facturas globales son comprobantes fiscales que se pueden realizar para la venta a público a general en el día, semana o mes en el que ocurrió la operación. En este caso el contribuyente puede recurrir a este tipo de comprobante para registrar el ingreso percibido del que no se le solicitó factura. Entonces, aunque la operación se haya dado a principios de mes, es válido hacer el CFDI global al final de mes.
Emisión de Factura Posterior al Pago, pero en el Mismo Mes
Puede llegar a ocurrir que un contribuyente no emita la factura a su cliente en el momento exacto en el que el cliente paga. Esto no representará un problema siempre y cuando la factura se emita en el mismo mes que el pago.
¿Qué Hacer si no me Han Emitido un CFDI?
¿Qué sucede si el contribuyente al que estamos asesorando es a quien no se le ha emitido un CFDI? Acto seguido hay que insistir por el comprobante a quien le corresponda emitirlo. Si no hay respuesta entonces se puede acusar a la persona física o moral ante la autoridad. Si el cliente pagó, puede hacer deducible los montos correspondientes de IVA y de ISR.
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CFDI Antes del Pago: Pago en Parcialidades o Diferido (PPD)
En ocasiones un cliente puede insistir mucho por el CFDI incluso antes de haber pagado por el producto o servicio. En este caso es recomendable recurrir al pago en parcialidades o diferido (PPD) y al método de pago por definir. Ahora bien, si ya se expidió como pago en una sola exhibición (PUE), recordemos que se tiene todo el mes para realizar el pago. Si llega el siguiente mes y sigue sin haber un pago, entonces podemos cancelar el CFDI bajo el motivo 3: no se llevó a cabo la operación.
El "Efecto Reversa": Solución para Facturas Retrasadas
Cuando se presenta la necesidad de emitir una factura electrónica fuera del mes correspondiente, existe un mecanismo que permite corregir el retraso sin caer en prácticas indebidas: el llamado “efecto reversa”. El “efecto reversa” es una herramienta que los contribuyentes pueden utilizar cuando no logran emitir sus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) dentro del tiempo establecido.
Una práctica común, pero incorrecta, consiste en emitir una factura con el método de pago PUE (Pago en Una Exhibición) y agregar en la descripción que el importe corresponde a una operación del mes anterior.
La Regla 2.7.2.9. de la RMF establece que la diferencia entre la fecha de generación del documento y la fecha de certificación no debe ser mayor a 72 horas. Supongamos que es 2 de noviembre y necesitas emitir una factura correspondiente a octubre. En este caso, puedes ingresar al portal del SAT y modificar la fecha de expedición al 30 de octubre. De este modo, el sistema del SAT registrará el ingreso como correspondiente a octubre, evitando inconsistencias contables.
No obstante, es importante recordar que el límite máximo es de 72 horas. Mantener un control preciso sobre los tiempos de emisión es clave para evitar sanciones o auditorías innecesarias. El uso adecuado del “efecto reversa” puede ser un gran aliado para quienes, por razones operativas, no logran emitir sus facturas a tiempo. Los contribuyentes deben cumplir con estas indicaciones al emitir un CFDI, ya que existe el riesgo de recibir una carta de invitación para regularizar su situación.
Contabilización de Facturas de Compra Recibidas
La gestión de facturas tiene dos vertientes. Por un lado, la elaboración y envío de estos documentos a los clientes y, por otro, la contabilización de las facturas recibidas. Si una empresa no contabiliza las facturas de proveedores, está perdiendo la oportunidad de acceder a una deducción fiscal.
Verificación de una Factura Recibida
Cuando llega una factura de un proveedor, lo primero que hay que hacer es examinarla para ver si todo está correcto. En la factura debe aparecer el número de la misma. A continuación aparece la fecha. La normativa determina que las facturas se deben emitir en la fecha en que se llevan a cabo las operaciones. El documento también debe contener los datos de identificación fiscal del emisor y el receptor.
Después aparece una descripción de los bienes adquiridos por el cliente o los servicios recibidos. Lo que figura a continuación es la base imponible, que es el precio de los bienes o los productos antes de impuestos. A continuación, se indica el tipo impositivo del IVA (si estamos hablando de facturas con IVA) y luego se aplican los impuestos correspondientes. Por último, deben figurar los medios de pago admitidos, y se puede incluir cualquier otra información adicional que se considere necesaria. Si aparecen estos datos mínimos, el documento es correcto y se procede a contabilizar las facturas.
Fecha de Contabilización de Facturas Recibidas
¿Con qué fecha se debe contabilizar una factura? Lo aconsejable es que las facturas recibidas se contabilicen de forma correlativa, atendiendo a la fecha que estas reflejan. Si se recibe una factura en fecha posterior a la de su emisión, no hay problema en contabilizarla con la fecha en que se ha recibido. En caso de que se produzca un cambio de trimestre, esto se puede hacer igualmente.
Un caso típico sería el siguiente: el proveedor expide una factura a fecha 30 de marzo, pero no la remite a su cliente hasta el 5 de abril. Cuando el cliente recibe este documento mercantil, ya ha cerrado el primer trimestre. Las facturas recibidas con atraso siempre se deben contabilizar en la fecha de recepción.
Contabilizar una factura implica registrar el asiento contable de un gasto. Una vez efectuado el pago, se practica otro asiento en la fecha en la que el abono se ha hecho efectivo.
Consideraciones Contables Adicionales
En primer lugar, debemos señalar que en las NIIF no hace falta contar con la factura para contabilizar o reconocer la compra o gasto correspondiente. Si en noviembre de 2021 se hizo una compra, pero no se recibió la factura, la compra debe ser reconocida en noviembre de 2021, cuando ocurrió el hecho económico.
Complementando lo anterior, el costo debe ser previo o simultáneo a la factura, pero nunca posterior. Por ejemplo, una retención del mes de enero no puede ser incluida en el mes de febrero solo porque se nos olvidó y ya declaramos la retención de enero. Cuando se presente un ingreso originado por nueva información que previamente no estaba disponible, es decir, un cambio en una estimación contable, se procederá a reconocer el ajuste en el resultado del periodo.
En el caso de un ingreso originado por información que sí estaba disponible en periodos anteriores, es decir, un error contable, se deberá evaluar la materialidad del mismo. Si se considera un error inmaterial, este podrá corregirse en el periodo actual mediante el reconocimiento de un gasto o ingreso relacionado con la partida que contiene el error.
Herramientas y Asesoramiento para una Gestión Eficiente
Contabilizar las facturas de manera correcta es algo imprescindible para cualquier empresa. Como última herramienta, puedes contar con un software de administración pues tendrás una plataforma completa y vigente para poder verificar tus facturas de manera masiva, de este modo, los sistemas van a examinar la estructura de los archivos XML lo más rápido posible.
Es otra herramienta para poder verificar tus comprobantes fiscales por internet de manera gratuita, es perfecta para poder comprobar que las facturas sean auténticas y que estén correctamente certificadas. Para ello, debes de capturar el folio fiscal, el RFC tanto de quien lo emite como el que recibe la factura.
Sin duda alguna, lo mejor para llevar un buen control contable así como para realizar facturas perfectas con fechas de emisión sin errores es contar con un software de facturación como billage. La solución se encarga de todo y libre de errores.
Existen soluciones adaptadas a diversas necesidades:
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Es común que a los contribuyentes se les venga el tiempo encima en cuestiones de facturación, especialmente cuando requieren regularización o son contribuyentes nuevos. Sin embargo, como contadores podemos asesorarles, incluso ofertarles cursos, para que cumplan adecuadamente con su obligación. En todo caso, cuando estén metidos en el problema debemos de observar su caso particular para deducir adecuadamente sin afectar a terceros ni caer en la ilegalidad. En Sabbatic, ponemos a tu disposición nuestra solución Digitalización de Facturas para que puedas llevar a cabo esta tarea de la manera más rápida y eficiente para tu empresa.
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