En la actualidad, uno de los elementos clave que debemos de cuidar en nuestro día a día profesional y empresarial es la manera en la que efectuamos los gastos, ya que existen requisitos que se deben cumplir para que estos sí cuenten como deducibles. La pregunta sobre si es posible facturar a nombre de otra persona puede tener diversas interpretaciones y, por ende, distintas implicaciones fiscales.
Facturación de Gastos a Nombre de Terceros para Deducibilidad
En primer lugar, el pago a nombre de terceros es la acción de pagar un gasto y pedir la factura a nombre de alguien más, un tercero, no importando sea persona o empresa. Esta dinámica cada vez es más común, sobre todo en las personas morales (empresas), ya que el uso de tarjetas de crédito y pagos en línea son más constantes y no siempre se cuenta con ellas a nombre del contribuyente, es decir, de la persona o empresa que hará deducible el gasto.
Para que un gasto pagado por un tercero sea deducible para el contribuyente, es fundamental cumplir con los siguientes requisitos:
- Que la factura venga dirigida al RFC del contribuyente que va a hacer deducible el gasto, no de quien lo pagó (o prestó la tarjeta de crédito).
- Que en caso de ser efectuada la compra o el gasto en efectivo, no supere los 2 mil pesos si es persona física con actividad empresarial o persona moral, o 5 mil pesos si es RIF (Persona en el Régimen de Incorporación Fiscal).
- Recuerden que la gasolina es el único gasto que no podrá ser efectuado en efectivo, a menos que seas RIF y no superes los 2 mil pesos mensuales.
- Que cuando se supere los límites para efectuar pagos en efectivo, estos sean pagados por un medio electrónico, es decir tarjetas de crédito o débito, transferencias, monederos electrónicos y/o cheques.
- Que al momento de reembolsar el gasto al tercero que pagó la factura (en otras palabras, cuando le paguemos a quien nos prestó el dinero o la tarjeta para la compra o el gasto) se le reembolse la cantidad exacta por medio de transferencia electrónica directo a la cuenta o tarjeta de la cual se hizo el pago.
Facturar tus Propios Servicios o Productos a Nombre de Otro: ¿Es Legal?
Hay algunas personas que se preguntan si es legal facturar a nombre de otra persona. Es decir, pedirle a un amigo que está dado de alta como autónomo, o que tiene una sociedad, la posibilidad de hacer una factura con su número de NIF/CIF y sus datos, aunque el trabajo lo haya realizado él o ella y no esté dado de alta como autónomo. Nos gustaría explicarte por qué esta práctica no es legal, ni tampoco lo más recomendable, tanto si eres autónomo y te piden que realices una factura en lugar de otra persona, como si estás intentando legalizar tu actividad a través de esta práctica.
La respuesta a si es legal que otra persona facture en tu lugar es claramente no, ya que quien tiene la obligación de facturar por la prestación de un servicio o venta de un producto es claramente el prestador de servicios o vendedor.
Lea también: Datos asociados al RFC
Consecuencias de la Facturación Ilegal a Nombre de Terceros
Si te piden que hagas esto, tendrás que asumir el coste de la retención del IRPF y aumentará el volumen de tu facturación, aunque luego tú o tu empresa no obtendrá ningún beneficio. Tendrás que declarar unos ingresos que en realidad como autónomo o empresa no cobras. Algo que te puede perjudicar a la larga, ya que podrías tener que pagar más impuestos.
Si eres particular y has pedido a alguien que realice una factura en tu lugar, estás realizando una práctica que te puede perjudicar porque estás percibiendo unos ingresos de tu actividad profesional que probablemente no declararás.
Alternativas Legales para Facturar tus Servicios
Antes de caer en este tipo de prácticas, lo más conveniente es informarse sobre las posibilidades que existen de cara a poder facturar de manera legal y sin tener que asumir costes imposibles.
En primer lugar, hay que tener claro que sólo estás obligado a darte de alta en la Seguridad Social si ejerces una actividad profesional de forma «habitual, personal y directa», de modo que suponga tu principal fuente de renta, sin tener un trabajo por cuenta ajena.
Por otro lado, con la reciente aprobación de la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entraría en vigor el 1 de enero de 2018, tienes la oportunidad de cotizar por días trabajados. Por tanto, si por ejemplo te das de alta el día 20 de enero, no tendrías que pagar la cantidad total del mes de cotización, sino sólo los días que has estado dado de alta, pudiendo darte de alta y de baja hasta tres veces durante el año. Además, ten en cuenta las bonificaciones que tienes a la hora de darte de alta como autónomo, que con la nueva reforma te permiten cotizar sólo 50 euros al mes durante un año.
Lea también: Pasos para Activar tu Buzón Tributario
La Facturación por Terceros (o por el Destinatario): Un Marco Legal Distinto
Las empresas están obligadas a llevar una facturación de los bienes o servicios que presta y hacer un registro de la misma. Sin embargo, hay algunos casos en los que una factura puede ser emitida por un cliente de la empresa o un tercero. Para ello, la empresa tiene que cumplir una serie de requisitos dictaminados por la ley.
¿Qué es la Facturación por Terceros?
La facturación por terceros es aquella por la cual el cliente o un tercero, persona ajena al servicio, es el encargado de expedir una factura, aunque la empresa o el profesional que ha prestado los servicios sigue siendo el responsable de ese documento y son sus datos identificativos los que aparecen en él. Es decir, en lugar de ser la empresa quien hace la factura para enviarla al cliente, es el propio cliente o la tercera persona asignada, quien realiza la factura a ellos mismos con los datos de la empresa y le envían una copia a esta, para que haya constancia del proceso. Es algo muy común que ocurre, por ejemplo, en los puntos de venta franquiciados de sectores como la telefonía móvil.
Marco Legal de la Facturación por Terceros
La expedición de facturas por terceros está regulada en el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, el cual señala que la realización de la facturación por parte de una empresa puede ser llevada a cabo por los destinatarios de las operaciones, es decir, el cliente, o por terceros. Sin embargo, la obligación seguirá siendo de la empresa y los datos que aparecen en la factura también. La ley también establece una serie de requisitos que se deben de cumplir por ambas partes.
En estos casos, la empresa también tendrá que remitir la información a la agencia tributaria, aunque haya sido un tercero el que haya expedido la factura. Además, las facturas realizadas de este modo, deben tener una serie diferente para cada una de las personas o terceros que se encargan de expedirlas.
Requisitos para Emitir Facturas por Terceros
El Real Decreto 1619/2012 estipula una serie de requisitos para que se pueda llevar a cabo la emisión de facturas a terceros. Algunos tienen que ser cumplidos por la empresa, otros por el destinatario de la factura y algunos por ambas:
Lea también: RFC duplicado: ¿cómo identificarlo?
- Debe haber un acuerdo entre la empresa que ofrece los servicios o productos y el destinatario de estos, ya que el primero es el que autoriza al cliente o tercero a realizar dicha operación. Este compromiso debe adquirirse previo a la realización de la facturación y se deben especificar las operaciones a las que se le atribuyen este tipo de facturación.
- Toda factura emitida por un tercero tiene que pasar antes por un proceso de aceptación por parte de la empresa. Este procedimiento de aceptación se recoge en el contrato que realicen ambas partes.
- Siempre hay que enviar una copia de la factura a la empresa en nombre de quien se realiza. Si no se envía al empresario una copia es imposible saber la fecha de expedición, el importe de la factura o el IVA, de cara a añadirlas en la contabilidad de la empresa.
- Aunque la realización del documento la lleve a cabo un tercero, las facturas serán expedidas con el nombre, los datos y por cuenta de la empresa o profesional que ofrece los servicios o productos.
Cómo Emitir y Registrar una Factura por Terceros
A la hora de emitir una factura a terceros es un proceso muy sencillo en el que tan solo tendrás que tener en cuenta los requisitos que hemos visto anteriormente y algunos apuntes más:
- El tercero tiene que emitir una factura en la que el empresario o profesional proveedor sea el emisor de dicho documento.
- Esta factura tiene que llevar una serie específica en cada caso.
- En la factura tiene que aparecer la mención, ‘facturación por el destinatario’.
- No olvides que la factura tiene que pasar por el proceso de aceptación y que tendrás que remitir una copia al empresario.
- Ten en cuenta que este tipo de facturas también se pueden aplicar a clientes no comunitarios, de fuera de la Unión Europea, aunque antes deberás de comunicar este caso a la Agencia Tributaria.
- La empresa o autónomo es responsable de cumplir con las obligaciones fiscales de dicha facturación, aunque haya sido emitida por terceros.
Aunque este tipo de facturación haya sido expedida por un tercero a nombre de la empresa o profesional, el tratamiento de la factura tiene que ser exactamente igual que si la hubiese expedido la empresa o el autónomo. Como se ha apuntado, por ejemplo, no tendrá una numeración correlativa a las facturas que puede emitir una compañía, ya que tienen una serie diferente, pero, aun así, tendrán que aparecer en los registros de facturación. Se tendrán que tener en cuenta igual que el resto de facturas a la hora de presentar el IVA o realizar los trimestres y también los libros de facturas.
El SII y la Expedición de Facturas por Terceros
El SII es el Suministro Inmediato de Información del IVA a la Agencia Tributaria a través de la sede electrónica que se puso en marcha en 2017 y registra en tiempo real la facturación de una empresa. De este modo, la gestión de los libros contables obligatorios: registro de IVA, facturas emitidas y recibidas, operaciones intracomunitarias y bienes de inversión, se realiza telemáticamente a través de la web de AEAT.
En el caso de la facturación por terceros, esta información debe de ser remitida a la Agencia Tributaria por parte de la empresa, y no del tercero o cliente que realiza la factura. Además, los empresarios acogidos al SII que hayan delegado las funciones de facturación al cliente, deben comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036.
Riesgos y Sanciones del SAT por Malas Prácticas en la Facturación a Terceros
En diversas ocasiones, puede suceder que un conocido, amigo o familiar pida a quien realizó las compras expedir la factura a su nombre, pero hacerlo podría provocarles problemas con el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Desde una perspectiva general, facturar a nombre de terceros puede ser un delito. Sin embargo, hay que diferenciar los casos en que no representa un acto ilegal.
Frecuentemente, se generan facturas a nombre de una persona física o moral sin que esto represente una irregularidad, siempre y cuando se trate de facturación por concepto de insumos o gastos de viáticos. En este caso, para que una persona solicite una factura a nombre de un tercero, tiene que proporcionar los datos fiscales del interesado en recibir el documento a cambio de un reembolso del monto que haya gastado.
De lo contrario, las autoridades fiscales podrían tomar en consideración estas prácticas bajo la categoría de evasión fiscal, ya que encuentran que estas acciones son parecidas a las llevadas a cabo por parte de las llamadas “factureras”, propiedades empresariales que se dedican a simular operaciones y expedir facturas que otras compañías o entidades aprovechan con el fin de hacer deducciones de impuestos al momento de realizar su declaración ante hacienda.
Por su parte, el SAT precisó que las empresas factureras no solo inventan consumos, también emiten facturas para encubrir o disfrazar gastos y pagos ilícitos, además cometen el delito de defraudación fiscal mediante la compra-venta de operaciones simuladas. Esto podría funcionar para no pagar las contribuciones correspondientes y generar gastos inexistentes mediante compañías que no poseen empleados y cuyo domicilio es falso o inexistente.
De este modo, si un contribuyente pide a otro sacar facturas de las compras que realizó, pero a nombre de ellos y, si el fisco lo detecta, puede aplicar sanciones económicas como multas o incluso prisión por hasta 9 años.
Para evitar esta situación, se recomienda pedir facturas a nombre de la empresa en la que se está laborando y utilizar la tarjeta empresarial del empleador para que se usen los fondos de la misma compañía y puedan deducirse los impuestos de forma directa.
Asimismo, el SAT podrá cobrar una multa a los contribuyentes que no declaren y paguen oportunamente sus impuestos. Quienes deben presentar su declaración tributaria son las personas asalariadas, quienes recibieron ingresos de parte de dos patrones de manera simultánea, quienes acumularon ingresos además del salario, así como personas que recibieron su pago por un empleador no obligado a realizar retenciones o si adquirieron alguna indemnización laboral. El Código Fiscal de la Federación (CFF) califica como infracción la no declaración de impuestos a través de medios electrónicos, como lo es la plataforma del SAT.