Si tu sueño es convertirte en emprendedor, uno de tus primeros desafíos será educarte en materia financiera para que sepas cómo realizar un presupuesto, balance, flujo de caja, etc. Hablar de finanzas para emprendedores nos obliga a sumergirnos en un terreno que seguramente te parezca muy poco atractivo.
La mayoría de los emprendedores se centran en tener una web, diseñar una estrategia de marketing, crear infoproductos, poner en marcha autoresponders… ¡Y se olvidan de lo más importante! Las finanzas. Si quieres que tu negocio se mantenga sano ahora y en el futuro, es imprescindible que lleves un buen control de lo que ocurre con la parte económica. Y como queremos ayudarte a que lo consigas, hoy compartimos contigo algunos consejos de finanzas para emprendedores.
Quienes comienzan con un negocio ya sea por necesidad o inspiración, cometen el error de mezclar el dinero de su emprendimiento con el propio, y el resultado es que, en muy corto tiempo, no tienen posibilidades para invertir y ganar utilidades. Por eso te recomiendo tener a la mano lápiz y una libreta de notas para que copies todas esas situaciones que necesitas mejorar/saber en tu empresa, tomando en cuenta los aspectos que aquí te señalo para la correcta administración de tus finanzas.
Conceptos básicos para el éxito financiero
Estos 3 conceptos son las bases de las finanzas para principiantes que pavimentarán tu camino al éxito. Los 3 conceptos con los que te recomendamos iniciar te servirán para alcanzar estabilidad en tu emprendimiento y aprender a invertir en él sin caer en deudas que no puedas manejar:
- Presupuesto estimado. Antes de iniciar un negocio, debes estimar los ingresos y egresos que generarás en un periodo determinado.
- Flujo de caja.
- Punto de equilibrio. Es cuando los ingresos son iguales a los gastos, lo que significa que no hay ganancias ni pérdidas.
Margen de ganancia. Es la diferencia que hay en el costo de hacer un producto o servicio respecto al precio que lo vendes. Tener certeza de cuánto dinero quieres pedir al banco y a qué área de tu negocio estará destinado. Por ello es importante que dentro de tu presupuesto y costos variables consideres el ahorro y la inversión.
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Consejos prácticos para la gestión financiera
Conocer y entender las finanzas para principiantes en un emprendimiento, así como aprender a evitar errores comunes, puede marcar una diferencia importante en tu negocio. No te vas a convertir en un bróker, pero sentarás las bases para optimizar tu rentabilidad y saber qué pasa realmente en tu negocio. Porque las cuentas son cuentas… y lo demás son cuentos.
1. Separa las finanzas personales de las profesionales
Por comodidad, es posible que los gastos e ingresos de tu negocio estén asociados a tu cuenta bancaria personal y tengas todo mezclado. Mal hecho. Una cosa son los gastos que generas en tu vida personal y otra los relativos a tu negocio. Por eso, el primer consejo de finanzas para emprendedores es que las mantengas separadas si quieres ser un emprendedor de éxito.
2. Ponte un sueldo
Como estás al frente de un negocio unipersonal y además es tuyo, lo más seguro es que no te hayas asignado un sueldo mensual. Si necesitas dinero, lo sacas y listo. Unas veces tomas más y otras menos. Tu negocio es una empresa y así debes entenderlo y vivirlo. Por eso, una de las primeras medidas que tienes que tomar si no lo haces todavía es definir un sueldo fijo mensual.
Esa será la cantidad que te corresponda y no podrás tocar ni un céntimo más.
3. Revisa las cuentas cada mes
¿Cómo pretendes mejorar la rentabilidad de tu negocio si no mides lo que pasa en él? Igual que para mejorar tu productividad mides el tiempo que le dedicas a cada tarea, para optimizar las cuentas tienes que revisarlas y trackearlas periódicamente. Si ahora tienes un documento de tus gastos e ingresos medio abandonado (y al que te asomas una vez cada 3 meses porque tienes que rendir cuentas a Hacienda, que si no, ni eso) tienes que crear el hábito de revisarlas.
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Para ello, bloquea en tu agenda al menos una hora al mes (el día que tú prefieras) y durante esos 60 minutos pon en orden los movimientos que se han producido en los 30 días anteriores. Esta práctica es útil para controlar las finanzas y también te ayudará a detectar posibles errores en cobros de proveedores (alguna factura de teléfono equivocada, una comisión que no sabes de dónde viene…).
Para facilitarte las cosas, cuentas con herramientas como Fintonic, una aplicación que se conecta con tus cuentas y con la que además de recibir avisos si ocurre algo raro o importante (como un cobro duplicado), podrás consultar y llevar el control de en qué se te va el dinero en cada momento.
4. Fórmate en finanzas para emprendedores
Nadie nace sabiendo y ser emprendedor no te convierte en un experto en finanzas. Como dice Sergio Fernandez: «Cualquier área de tu vida en la que no estás teniendo éxito es porque te has negado el conocimiento.» Por eso, para cubrir tus lagunas administrativas, ¡toca formarse! Lee blogs y libros sobre finanzas. Cuanto más sepas al respecto, mejor organizarás tu información y controlarás lo que ocurre con tus cuentas.
Otra opción es apoyarte en un coach de finanzas para emprendedores que te oriente y te ayude a dominar la administración de tu proyecto.
5. Establece objetivos concretos trimestrales
Definir el destino es fundamental para saber qué camino debes tomar. En un negocio ocurre lo mismo. Por eso, es recomendable que fijes objetivos económicos, tanto si ya llevas tiempo con tu negocio como si acabas de arrancar tu proyecto y eres un emprendedor novato. A medida que pasen los meses, sabrás si te estás acercando a tu objetivo o debes emprender alguna acción para redirigir tu negocio en la dirección correcta.
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Por cierto, sé realista. Piensa metas alcanzables y avanza poco a poco y paso a paso.
6. Diversifica e invierte
Invertir en ti mismo y en tu negocio es importante, desde luego, pero jugártela a una sola carta puede ser arriesgado. Por eso, lo mejor es que diversifiques tu entrada de ingresos. Por ejemplo, si vendes un servicio principal, podrías ofrecer un servicio secundario y crear un infoproducto. De una, pasarías a tener 3 posibles vías de ingresos.
Además, invierte siempre parte de los beneficios. Aunque creas que el dinero es el fin y que cuanto más guardes, mejor para ti, tu negocio y tu futuro, esto es una verdad a medias. Para mejorar y crecer (como profesional y como negocio), necesitas invertir. Recuerda que el dinero no es el fin. El dinero es el medio que te permitirá llegar al fin.
7. Automatiza y usa herramientas que te faciliten las cosas
Automatiza todo lo que puedas. Por ejemplo, las transferencias por internet, la facturación o los pagos a tus cuentas cada mes. Lo mismo que las publicaciones de tus redes sociales y los embudos de ventas, también se pueden automatizar muchos aspectos relacionados con las finanzas.
Preparar facturas, hacer presupuestos, aplicar impuestos, apuntar el margen de beneficio… Todas estas tareas relacionadas con las finanzas son repetitivas, pesadas y consumen un tiempo precioso. Vivimos en la era de la tecnología y tienes a tu alcance herramientas especializadas en gestión y administración de finanzas para emprendedores en las que puedes apoyarte y que se encargan de todo esto por ti.
8. Establece presupuestos
La mayoría de los emprendedores hacen inversiones y compras a golpe de improvisación. El resultado es que se producen desequilibrios constantemente. Invertir está muy bien, pero hay que hacerlo de forma responsable para no asfixiar tu negocio. Como imaginarás, un negocio sano no se sostiene en la cuerda floja durante mucho tiempo.
Cuando estableces un presupuesto mensual, sabes de antemano cuál es tu tope de gasto y no te llevas sorpresas de las malas. Si un mes ves un curso o una herramienta que te vendría muy bien, pero supera el presupuesto que has fijado, espera a otro mes para hacerte con ello.
O… si es una inversión importante porque va a mejorar los procesos internos de tu trabajo, puedes utilizar tu colchón de imprevistos para evitar gastar más de lo que ingresas.
9. Ten un colchón de imprevistos
Cuando emprendes, es normal tener meses con picos de trabajo y otros algo más flojos. ¿Cómo afrontas los periodos de vacas flacas sin un colchón financiero? ¿Y qué ocurre si un mes, por el motivo que sea, no puedes trabajar y no tienes equipo en el que delegar tareas? ¿Y si te vas de vacaciones? (Porque los emprendedores también podemos tomarnos vacaciones) ¿Y si tienes que hacer frente a un gasto con el que no contabas, que además es importante y urgente?
Te quedas con el agua al cuello. Destinar una cantidad de dinero cada mes a alimentar un colchón de imprevistos te permitirá tener tranquilidad mental y emocional, afrontar gastos inesperados y evitar que cada dos por tres tu cuenta bancaria se quede tiritando. Por eso, lo ideal es que tengas un colchón con el que cubras tus gastos fijos entre 6 y 12 meses. Además de proporcionarte tranquilidad, podrás tomar mejores decisiones de negocio.
10. Delega en una gestoría
No caigas en el síndrome del superhéroe y pretendas hacerlo tu todo. Es importante que contrates los servicios de un gestor profesional que se encargue del papeleo, presentación de impuestos ante Hacienda, declaraciones y demás entretenimientos financieros. De esta forma tu podrás dedicarte a lo tuyo, a lo que eres bueno de verdad.
Además, tendrás un apoyo y una fuente directa para resolver las dudas que te surjan. Como consejo a la hora de elegir la tuya, no solo te fijes en el precio, sino también en los servicios y soluciones que puede ofrecerte. Por ejemplo, como emprendedor digital, te interesa contar con alguien que domine los movimientos monetarios que se generan en las transacciones en internet.
Cómo manejar las finanzas de un emprendimiento
Las finanzas tienen que ver con el manejo del dinero en tu empresa o negocio, específicamente con el sistema de cobro, pagos e inversiones que debes hacer para sostener su operatividad. Su administración es la planificación de este sistema para que puedas disfrutar los resultados a corto, mediano o largo plazo, según las metas que te has trazado en un tiempo acorde con la naturaleza de tus objetivos financieros.
De ahí que, para el manejo correcto del dinero de tu emprendimiento, sean obligatorias las siguientes aptitudes y organización.
1. Disciplina
Significa que necesitas ser persistente con la continuidad de la planificación y organización de tus finanzas. De nada te vale trazarte metas para una semana, hacerles seguimiento y para el resto de las semanas del mes, dejar de planificar, coordinar y dejar de llevar el orden de tus finanzas. Si estás iniciando un emprendimiento financiero debes hacer un seguimiento de lo que produce en dinero, lo que debes invertir y lo que forma parte de tu patrimonio. Y esto sólo se consigue siendo ordenado con las cuentas de ingreso y egreso del negocio para evitar quedarse sin recursos.
2. Planificación
Se trata de que tengas claro un plan donde organices tu presupuesto, tus inversiones y tus metas de venta por semana para ver el rendimiento a final del mes. Para el registro de tu presupuesto, escoge una herramienta con la que puedas identificar primero:
- Tus fuentes de ingreso
- Tus gastos mensuales permanentes, tales como servicios, alquiler, sueldo (tanto el tuyo como el de tus empleados si es el caso).
- Tus gastos en insumo y materia prima para la producción y las ventas.
Una vez que sepas cuánto dinero tiene tu negocio, asienta en la herramienta las inversiones así como los objetivos de venta para que puedas generar rentabilidad y utilidad a corto, mediano y largo plazo.
3. Costo fijo vs costos variables
Tienen que ver con los gastos que tendrás para mantener operativa a la empresa. Podrás hacer una proyección al saber cuáles son las obligaciones a pagar mensualmente, costos fijos, y los que dependen de la producción y ventas (costos variables), como por ejemplo, alguna maquinaria cuya adquisición te genera un gasto ese mes, pero no todos los meses.
4. Asígnate un sueldo mensual
Incorpora tu sueldo a los costos fijos. Dependiendo de tu presupuesto, puedes comenzar con algo simbólico e ir aumentándolo paulatinamente, según las ventas que genere tu emprendimiento.
5. Conoce si es rentable
La rentabilidad refleja el desempeño de tu inversión mediante la existencia de ganancias o bajas. Por ello, es una forma adecuada para que midas el éxito de tu emprendimiento, negocio o empresa, y detectes oportunamente los errores para impulsar el crecimiento ejecutando otras estrategias. Los aspectos que se toman en cuenta para analizar la rentabilidad son:
- Ventas
- Precios
- Gastos
- Permanencia
Medición de rentabilidad
Pero hay distintas formas de calcularlas. La elección está en lo que conviene saber de acuerdo con el tipo de emprendimiento que tienes.
Las 4 formas más comunes para medir la rentabilidad:
- Rentabilidad por inversión/utilidad: Para calcularla, divides el valor de las utilidades entre el valor de la inversión, y multiplicas su resultado por 100 para expresarlo en porcentajes.
Por ejemplo: si hiciste una inversión de 200.000$ y después de un año generó utilidades de 20.000, su rentabilidad habrá sido de 10%.
(20.000 / 200.000) x 100= 10% - Rentabilidad de un inmueble: Supongamos que haces una inversión de 40.000 y un año después lo vendes en 50.000, para deducir la rentabilidad, resta el valor de la venta al de la inversión y el resultado lo divides por el costo de inversión, el resultado lo multiplicas por 100 para llevarlo a porcentaje.
(50.000- 40.000/40.000)x 100= 25% - Rentabilidad de arrendamiento: Supongamos que tu empresa tiene un inmueble que tuvo una inversión de 30.000 dólares, generó 12.000 de ingresos y gastos durante el mismo periodo de 10.000. La rentabilidad se calcularía:
(12000 -10000/30000) x 100: 6,7% - Rentabilidad de un proyecto de inversión: Si inviertes 30.000 dólares en el lanzamiento de un producto, y proyectas una ganancia de 4.000. La rentabilidad sería de 8%.
(800/10.000) X 100= 8%
Rutinas diarias
Con la herramienta que elijas para organizar las finanzas, registra lo que diariamente necesitas hacer para la operatividad de tu negocio:
- llevar nota de tus ventas diarias
- los costos variables según las necesidades de tu negocio
- los días en que pagarás los sueldos, si tienes empleados
- las cosas que necesitas fortalecer para el mejoramiento del funcionamiento de tu empresa.
Todo registro sobre el dinero que llega y sale de tu negocio, así como los cambios que debes hacer para mejorar el rendimiento de tu empresa, es importante que lo anotes por día, para que al final del mes tengas una radiografía real de la situación de tu emprendimiento.
Cuadro de gastos
Forma parte del análisis que debes hacer a la estructura económica. Lo hemos puesto como una sección para explicarlo un poco más detallado.
Manejar los impuestos y los estados financieros de una empresa
Manejar los impuestos y los estados financieros de una empresa es fundamental para su éxito a largo plazo. Es importante contar con un equipo de contadores y especialistas en impuestos que ayuden a cumplir las obligaciones fiscales y financieras. Sin embargo, como propietario o gerente de una compañía, es necesario comprender los conceptos básicos y estar informando sobre los asuntos financieros de la misma.
Aquí te dejamos algunos consejos que te ayudarán a manejar los impuestos y los estados financieros de tu empresa:
- Mantener los registros precisos y actualizados es clave. Asegúrate que tu equipo contable mantenga registros exactos y actualizados de todos los ingresos, gastos y transacciones financieras de la empresa. Esto ayudará a que las declaraciones de impuestos se presenten de manera correcta y a evitar posibles auditorias fiscales.
- Separa los gastos personales de los empresariales. Es importante separar los gastos para llevar un registro preciso de las finanzas de la empresa. Si los gastos se mezclan, es difícil saber con exactitud cuánto dinero se está gastando en cada rubro, lo que dificulta el seguimiento del rendimiento financiero de la compañía, así como una toma de decisiones más asertiva. Si utilizas cuentas bancarias diferentes para cada gasto, será más fácil evitar confusiones y errores en los estados financieros.
- Estar informado sobre las obligaciones fiscales de tu empresa. Garantiza que tu equipo contable este informado sobre las fechas límite de presentación de impuestos y que se presenten las declaraciones de impuestos en tiempo y forma para evitar multas y recargos.
- Planificar los pagos e impuestos es esencial. Trabaja con tu equipo contable para planificar los pagos de impuestos y así evitar sorpresas financieras inesperadas. Esto te ayudará a mantener una buena gestión de flujo de efectivo y a la vez evitar alguna multa o recargo.
- Mantener un presupuesto para planificar, controlar y evaluar. Un presupuesto empresarial te permite planificar tus ingresos y gastos futuros. Esto te da una idea clara de cuánto dinero necesitas para cubrir costos y alcanzar tus objetivos. Al tener un plan financiero claro, podrás tomar decisiones informadas y estratégicas sobre cómo invertir en tu empresa y asignar tus recursos de manera efectiva. Adicional, puedes evaluar el rendimiento financiero de tu empresa comparando tus ingresos y gastos reales con tus proyecciones presupuestarias para ver si estás en el camino correcto o si necesitas hacer algún ajuste, lo que te permitirá tomar medidas para mejorar la salud financiera de tu empresa a largo plazo.
- Conoce los incentivos fiscales disponibles para tu empresa. Los incentivos fiscales reducen la carga fiscal, lo que puede mejorar la rentabilidad de tu empresa y permitirte reinvertir más en tu negocio. También logran que sea más competitiva en el mercado, ya que reducen los costos y hacen que tus productos o servicios sean más accesibles. Algunos de ellos están diseñados para promover actividades específicas, como la inversión en investigación y desarrollo, la creación de empleo o la adopción de tecnologías limpias. Aprovechar estos incentivos ayuda a que la empresa avance en estas áreas y con ello mejorar su posicionamiento en el mercado.
- Mantén una buena relación con el servicio de impuestos. Una buena relación te permite comunicarte fácilmente ante alguna duda o problema fiscal evitando multas y recargos. Obtienes información útil sobre los cambios en la legislación fiscal que pueden afectar a tu empresa; así como asesoramiento fiscal sobre cuestiones específicas, como, deducciones fiscales, impuestos sobre la nómina, entre otros lo que te ayudará a tomar decisiones financieras informadas y maximizar tus ahorros fiscales.
Ahora que conoces cómo manejar los impuestos y los estados financieros de tu empresa, lo cual te ayudará a tener una mejor gestión financiera y a cumplir con las obligaciones fiscales. ¿Te vas a animar a poner en práctica estos consejos? ¡Espero que sí!
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