Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó la contabilidad electrónica como parte de su estrategia de fiscalización digital. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes.
Este esquema obliga a ciertos contribuyentes a enviar sus registros contables en formatos electrónicos específicos, con el objetivo de facilitar la revisión por parte de la autoridad fiscal. En este artículo te explicamos de forma clara y práctica en qué consiste la contabilidad electrónica del SAT, quiénes deben cumplirla, qué archivos debes enviar y cómo hacerlo correctamente para evitar multas y sanciones.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT?
La contabilidad electrónica es un conjunto de registros contables en archivos digitales que deben generarse usando la información contenida en los CFDI conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el SAT. Esta modalidad permite que el fisco revise de forma automatizada los movimientos contables de los contribuyentes. La Contabilidad Electrónica es el envío de información por medios digitales de todas las transacciones realizadas por una empresa o una persona a la autoridad fiscal.
En el caso de México es el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para cumplir una obligación que tienen todas las empresas, esto con la finalidad de realizar una fiscalización más sencilla, hacerla más simple y sin necesidad de papeles.
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:
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- Catálogo de cuentas
- Balanza de comprobación
- Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
- Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.
- Pólizas contables y auxiliares
- Auxiliar de folios
- Auxiliar de cuentas
Un catálogo de cuentas es un registro estructurado que enumera de forma ordenada todas las cuentas empleadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras. Cada cuenta se distingue por un número y un nombre que describe su función o tipo. Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones. En caso de modificaciones, el archivo debe enviarse a más tardar en el mismo plazo que la balanza correspondiente al mes en que ocurrió el cambio.
La balanza de comprobación se compone de las cuentas contables, los saldos deudores y acreedores, los movimientos del periodo, y los totales. Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información. Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio.
También debe enviarse una balanza de cierre del ejercicio fiscal (balanza 13):
Es un documento que documenta las operaciones financieras de una empresa. Incluye información como la fecha, el concepto de la operación, las cuentas involucradas, el monto correspondiente y si se trata de un cargo o un abono. Las pólizas contables representan el punto de partida en el registro contable y constituyen la base para la elaboración de los libros contables y los estados financieros. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Es un documento que proporciona el detalle necesario para identificar y relacionar los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas correspondientes al periodo contable, incluyendo tanto operaciones nacionales como del extranjero, y considerando distintos tipos de comprobantes y métodos de pago. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
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Es un detalle minucioso de los movimientos registrados en cada cuenta principal. Su propósito es asegurar la claridad y exactitud de la información contable, lo cual permite verificar la fidelidad de los estados financieros. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Esta información debe enviarse en formato XML a la autoridad. Para lograr el intercambio de información electrónica entre el SAT y un tercero, se definió un esquema de comunicación basado en documentos XML. La relevancia de utilizar documentos XML es que facilita la interoperabilidad entre el tercero y el SAT.
Contribuyentes Obligados a Llevar Contabilidad Electrónica
Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:
- Personas morales del régimen general (empresas).
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), si superan ciertos ingresos.
- Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.
De acuerdo a la Ley del ISR, el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), los contribuyentes obligados a llevar y enviar la contabilidad electrónica son:Las personas morales y físicas con ingresos mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio tendrán que presentar su Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario.
Para el caso de las personas físicas con actividad empresarial que no rebasen los 2 millones de pesos, tendrán que presentar su contabilidad a través del portal del SAT en “Mis Cuentas”. En caso de que estén dentro del rango de 2 a 4 millones tendrán que reportar su contabilidad a través del portal del SAT “Mi Contabilidad”.
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También las personas morales con fines no lucrativos, a excepción de las donatarias autorizadas que no rebasen de 2 millones de pesos por concepto de ingreso, así como las asociaciones religiosas y que utilicen la página de “Mis Cuentas”.
Las personas físicas que realicen actividades primarias (agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras) cuya excepción está en el caso de que sus ingresos no excedan 16 veces el valor de la UMA anual (para 2020 es $507,100.8 pesos) que los ingresos por su actividad primaria representen cuando menos 25% de sus ingresos totales y emitan sus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) por medio de un proveedor autorizado.
¿Quiénes no están obligados a presentarla?
Están exentos:
- Personas físicas asalariadas.
- Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
- Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”
- Contribuyentes con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos (en algunos casos del RESICO).
Personas morales:
La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas siempre y cuando registren sus operaciones en “Mis cuentas”
Personas físicas:
- Personas físicas asalariadas
- Contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas
- Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y enajenación de bienes.
Envío de la Contabilidad Electrónica
El envío se realiza a través del Buzón Tributario, una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes. El Buzón Tributario es el espacio de comunicación entre el SAT y los contribuyentes, en donde pueden enviar información, recibir requerimientos, solucionar dudas y cualquier información importante entre la autoridad y el contribuyente.
El SAT señala que “...Lo puede utilizar cualquier persona, física o moral, que tenga la necesidad de realizar trámites y desee hacerlo con facilidad desde la comodidad de su casa u oficina” y para ingresar a él, es necesario la e-firma.
Los pasos básicos son:
- Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma.
- Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
- Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
- Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.
Para cumplir con esta obligación, primero deberás ingresar a tu Buzón Tributario y encontrar el menú dedicado a esto, y para ello es necesario que envíes tus archivos de la siguiente manera:
- Catálogo de cuentas. Deberá estar alineado al Código agrupador del SAT y únicamente se envía en el archivo XML comprimido en ZIP. El catálogo se envía solo la primera vez y cada que se agregue o elimine una cuenta.
- Balanza de comprobación. De igual manera, deberá estar en formato XML y comprimida en ZIP. Esta información se envía de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
- Pólizas y auxiliares. Estas sólo se envían cuando el SAT necesite verificar información contable, la procedencia de devoluciones y compensaciones.
El sistema da la opción de sellar la información a enviar. Deberás seleccionar alguno de los siguientes motivos de envío: Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación.
Deberás confirmar el envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza la transferencia de la información contable al SAT. Es importante que antes de realizar el envío, cuentes con el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.
Una vez que se envíe, el sistema de Contabilidad Electrónica en el Buzón Tributario emitirá acuses de recepción, aceptación o rechazo de archivos, mismos que contendrán los datos del archivo: folio, fecha y hora, RFC del contribuyente, periodo, nombre del archivo, tipo de archivo, tipo de envío, motivo y estatus.
Nomenclatura de Archivos XML
Antes de enviar los archivos, estos deben estar comprimidos en un archivo .ZIP y nombrados siguiendo el formato oficial:
RFC + Año (4 dígitos) + Mes (2 dígitos) + Clave del archivo, donde las claves pueden ser:
- CT = Catálogo de cuentas
- BN = Balanza de comprobación
- BC = Balanza complementaria
- PL = Pólizas contables
- XC = Auxiliar de cuentas
- XF = Auxiliar de folios
Todos estos archivos deberán nombrarse de la siguiente manera:
- RFC : conformado por 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea persona moral o persona física.
- Ejercicio: conformado por 4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.
- Periodo: conformado por 2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.
- Clave:
- CT qué identifican el catálogo de cuentas
- BN que identifican a las balanzas de comprobación con información normal.
- BC que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria.
- PL que identifican las pólizas del periodo.
- XC que identifican el auxiliar de cuenta o subcuenta.
- XF que identifican el auxiliar de folios.
- Extensión: caracteres zip que identifican que un archivo está comprimido.
Ejemplo de la nomenclatura para el archivo de Catálogo de Cuentas en el mes de enero de 2020: ABC123456AB7202001CT.ZIP
Siendo ABC123456AB7 el RFC, el 2020 es el año que se envía, el 01 el periodo correspondiente, el CT que identifica al catálogo de cuentas y el .ZIP por el formato en que están comprimidos
¿Qué Hacer si los Archivos Tienen Errores?
Si tus archivos contienen errores, considera lo siguiente:
- Errores informáticos (archivos rechazados por el sistema del SAT): pueden reenviarse tantas veces como sea necesario antes de que venza el plazo. Si el rechazo ocurre dentro de los dos días previos a la fecha límite, cuentas con cinco días adicionales para corregir y reenviar.
- Errores contables (datos incorrectos): puedes reenviar archivos corregidos dentro de un plazo de cinco días posteriores a la modificación.
- Si el archivo no puede leerse o está dañado, el SAT te notificará y podrá solicitar archivos complementarios.
Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica
La autoridad estipula en los artículos 81 y 82 del CFF lo siguiente:
Artículo 81Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Artículo 82A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:Para la señalada en la fracción I:d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Multas adicionales por otras omisiones:
- $300 a $7,500 por llevar la contabilidad sin seguir las especificaciones del SAT.
- $330 a $6,070 por registros inexistentes.
- $12,000 a $120,000 por no presentar estados financieros a tiempo.
Asimismo, omitir el envío de la contabilidad electrónica SAT puede traer consecuencias serias:
- Imposibilidad de obtener devoluciones o compensaciones de impuestos.
- Rechazo de solicitudes de cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Posibles auditorías o revisiones electrónicas.
Por eso es importante mantener tu contabilidad al día, generar los archivos correctamente y enviarlos dentro del plazo establecido.
Recomendaciones para Cumplir con la Contabilidad Electrónica SAT
Para evitar errores o sanciones, te recomendamos:
- Utiliza un sistema contable autorizado que genere archivos XML conforme a lo que dispone la RMF.
- Valida tus archivos antes de enviarlos con los validadores que ofrece el SAT o proveedores especializados.
- Consulta regularmente tu buzón tributario, ya que allí recibirás notificaciones y posibles requerimientos.
- Contrata a un contador certificado que esté familiarizado con el proceso de envío de contabilidad electrónica.
- Guarda tus acuses de envío durante al menos 5 años, en formato digital o impreso, por si se requiere en auditorías.
¿Cuándo se empieza a generar y a enviar?
La periodicidad para presentar los archivos que integran la contabilidad electrónica (Catálogo de cuentas y la Balanza de comprobación) depende del contribuyente
| Contribuyente | Tipo de envío |
|---|---|
| Personas físicas | Mensual - Al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar. |
| Personas morales | Mensual - Al tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar. |
| Que cotizan en Bolsa de Valores | Trimestral - Al tercer día hábil del segundo mes posterior del trimestre al que corresponde la información a enviar. |
| Personas físicas y morales del sector primario que optaron por presentar su declaración semestral | Semestral - Al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información a enviar. |
En cuanto a las pólizas auxiliares, se entregarán solamente cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
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