El término "Software generalizado de auditoría" (GAS), por sus siglas en inglés, se refiere a una de las familias de software más utilizadas en la Auditoría Asistida por Computadora. Esta herramienta es fundamental para obtener pruebas directas sobre la calidad de los registros producidos y mantenidos por sistemas y aplicaciones de TI.
Importancia del Software de Auditoría
Con la introducción de la computación en la administración, las finanzas y la contabilidad en los años 50, surgió un nuevo desafío para la auditoría. El soporte de papel, tradicionalmente utilizado, comenzó a ser sustituido por formatos digitales, lo que obligó a modificar las técnicas de auditoría para adaptarlas a las nuevas condiciones. En este contexto, el software de auditoría se vuelve esencial.
Concretamente, el software de auditoría consiste en programas de computadora usados por el auditor, como parte de sus procedimientos de auditoría, para procesar datos de importancia de auditoria del sistema de contabilidad de la entidad. Puede consistir en programas de paquete, programas escritos para un propósito, programas de utilería o programas de administración del sistema.
Beneficios del Software de Auditoría
- Reducir el nivel de riesgo de auditoría.
- Mayor independencia respecto del auditado.
- Cobertura más amplia y coherente de la auditoría.
- Mayor disponibilidad de información.
- Mejor identificación de excepciones.
- Mayores oportunidades de cuantificar las debilidades del control interno.
Usos Comunes de GAS en la Auditoría
Una encuesta de ISACA clasificó los usos comunes de GAS en la auditoría, de mayor a menor importancia:
- Análisis de datos para identificar tendencias y anomalías.
- Pruebas de cumplimiento de controles internos.
- Extracción de datos para pruebas sustantivas.
- Automatización de tareas repetitivas.
- Evaluación de la integridad de los datos.
- Generación de informes de auditoría.
- Monitoreo continuo de riesgos y controles.
- Apoyo en la toma de decisiones de auditoría.
El Reto de la Adopción del Software Generalizado de Auditoría
El estudio de ISACA también reveló que la presencia de barreras tiende a disuadir a los usuarios de GAS. Muchos auditores financieros perciben que el uso de GAS requiere habilidades técnicas especializadas, lo que consideran útil solo para auditores de TI. Sin embargo, en entornos dependientes de TI, es crucial que los auditores mantengan un conocimiento suficiente de estas herramientas.
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Percepciones Erróneas sobre GAS
- Muchos piensan que GAS es difícil de usar.
- Aquellos que confían en hojas de cálculo tienden a no confiar en GAS.
- Los auditores financieros creen que GAS requiere habilidades técnicas.
Habilidades Necesarias para el Auditor
El auditor debe poseer un nivel adecuado de habilidad y competencia al dirigir una auditoría en un entorno de procesamiento electrónico de datos (PED). Específicamente, el auditor deberá tener los conocimientos suficientes para planear, ejecutar y emplear los resultados de la tecnología asistida por computadora (TAAC) que se haya adoptado en particular. El nivel de conocimiento que se requiere depende de la complejidad y naturaleza de la TAAC y del sistema contable de la dependencia.
El auditor debe tener en cuenta la disponibilidad de las TAAC, los medios de cómputo que sean convenientes y los sistemas contables computarizados y archivos que sean necesarios. Se requerirá de la cooperación del personal de la dependencia para contar con los medios de procesamiento cuando sea conveniente.
Integridad y Seguridad del Software de Auditoría
El auditor debe obtener seguridad razonable de la integridad y utilidad de la herramienta de software de auditoría por medio de la planificación, diseño, prueba y revisión de la documentación apropiada. Cuando se utiliza una herramienta de software de auditoría para acceder a datos en producción, el auditor debe dar los pasos necesarios para proteger la integridad del sistema y datos de información. Las herramientas pueden utilizarse para extraer datos sensitivos que deben mantenerse confidenciales.
El auditor debe utilizar procedimientos adecuados, y documentar los resultados de los mismos, para proveer medidas que aseguren la integridad, confidencialidad y seguridad continua de las herramientas de software de auditoría. El auditor debe evaluar el impacto que los cambios al sistema en producción pueden tener sobre el uso de las herramientas de software de auditoría.
Ejemplos de Software de Auditoría
- Kaseya: Proveedor global de software de Automatización de Gestión de Servicios (Managed Service Automation-MSA) para proveedores de Soluciones de Tecnologías de la Información (TI) y firmas de Outsourcing y Organizaciones Corporativas de TI.
- Software de auditoría basada en riesgos para procesos de negocio.
- Software que provee auditoría automática de servidores, estaciones de trabajo y computadoras remotas.
El Rol del Asistente de Auditoría
En el dinámico mundo de las finanzas y la contabilidad, el papel de un Asistente de Auditoría es fundamental para garantizar la integridad y precisión de los informes financieros. Los Asistentes de Auditoría sirven como la columna vertebral del proceso de auditoría, proporcionando apoyo esencial a los auditores y contribuyendo a la efectividad general de los compromisos de auditoría.
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Los Asistentes de Auditoría son responsables de una variedad de tareas que contribuyen a la finalización exitosa de las auditorías. Sus deberes a menudo incluyen recopilar y analizar datos financieros, preparar papeles de trabajo y documentar hallazgos de auditoría. También pueden estar involucrados en la prueba de controles internos, realizar pruebas sustantivas y asistir en la preparación de informes de auditoría.
Habilidades Esenciales para un Asistente de Auditoría
- Conocimiento Técnico: Familiaridad con principios contables, normas de auditoría y requisitos regulatorios.
- Dominio del Software Contable: Experiencia con QuickBooks, Sage o SAP.
- Análisis e Interpretación de Datos: Capacidad para analizar datos financieros e identificar patrones.
- Atención al Detalle: Examen minucioso de los registros financieros.
- Habilidades de Comunicación: Transmitir información financiera compleja de manera clara.
- Gestión del Tiempo: Priorizar tareas y cumplir con plazos ajustados.
- Habilidades Analíticas y de Resolución de Problemas: Evaluar críticamente los datos financieros.
Auditoría Continua
El IIA, a través de su Guía de Auditoría de Tecnología Global (GTAG en inglés) número 3, define la Auditoría Continua como “todo método utilizado por los auditores para realizar actividades relacionadas con la auditoría en forma (más) continua. Es la secuencia de actividades que abarcan desde la evaluación continua de control hasta la evaluación continua de riesgos”.
La Auditoría Continua es una alternativa y un complemento de la auditoría tradicional que agrega valor a la función de aseguramiento en la organización y para su incorporación como parte de la labor del Auditor, es necesario contar con esquemas que articulen las diversas actividades requeridas para el cumplimiento de sus objetivos.
Conclusión
El software de auditoría es una herramienta esencial en la auditoría moderna, permitiendo a los auditores realizar análisis exhaustivos, identificar riesgos y evaluar controles internos de manera eficiente. A pesar de los desafíos en su adopción, el conocimiento y uso de estas herramientas son cruciales para garantizar la integridad y precisión de la información financiera.
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