El término "auditoría" deriva del latín "audire" (oír), de cuyo sustantivo "auditum" deriva no sólo audición sino también "auditor". Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos.
Definición de Auditoría
La Real Academia Española (RAE) define auditoría como la revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse.
Tipos de Auditoría
Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación.
- Auditorías de Primera Parte (Interna): Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas.
- Auditorías de Segunda Parte (Externa): Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001).
Auditoría de Tercera Parte en Detalle
Las auditorías de tercera parte son llevadas a cabo por un organismo externo e independiente. El propósito de estas auditorías es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos, como ISO 9001.
Propósito
El propósito de la auditoría de tercera parte es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos.
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Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
Criterios y Evidencia de Auditoría
Los criterios de auditoría son el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Todos los criterios deben estar sustentados en información científica válida.
La evidencia de la auditoría son los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra fuente de datos que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Tipos de Auditorías de Calidad
En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos de auditorías. Se diferencian por la naturaleza y relación entre las organizaciones auditadas y las auditoras. Las auditorías pueden ser:
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- Auditoría de Primera Parte: en las que una organización evalúa su propia actuación con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoría. También suele utilizarse auditorías cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo.
- Auditoría de Segunda Parte: en las que una organización evalúa las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoría es más formal. Es también aquella que es realizada por el cliente o por la organización a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoría para auditar a sus proveedores, esta es también considerada de segunda parte.
- Auditoría de Tercera Parte: en las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organización para evaluar sus actividades, documentación y cumplimiento respecto a requisitos específicos normativos, con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control (como mínimo una vez al año).
Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se está llevando a cabo:
- Auditoria de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoria es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoria de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoria observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias técnicas, documentación de control y fabricación.
- Auditorias de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoria es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoria de Sistemas (auditoria de escritorio): esta es una auditoria del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoria se conoce también como: Auditoria del Sistema, Auditoria de Escritorio, Auditoria de Adecuación, Auditoria de Documentación y Auditoria del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoria de Conformidad: esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoria de Seguimiento: se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un año, durante el periodo de registro.
- Una Auditoria Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administración de Calidad versus la especificación técnica o Sistema de Administración de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoría para determinar si la implementación sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentación del Sistema de Administración de Calidad
Auditoría de Calidad
Una auditoría de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Es una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización. Es un proceso para verificar hechos, el propósito no es controlar, sino confirmar si tenemos control o no, con la finalidad de obtener “la reducción de la variabilidad en los procesos y en la administración”.
Con los datos obtenidos en una auditoría, la dirección y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso fácil, y entonces medir, controlar y mejorar la administración de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organización.
En resumen, la auditoría de tercera parte es un componente crucial para asegurar que las organizaciones no solo cumplen con los estándares establecidos, sino que también mantienen y mejoran continuamente sus sistemas de gestión de calidad.
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