Distintos autores y estudiosos de la Auditoría han creado su propia definición de Auditoría Administrativa. En general, la auditoría es un término que puede hacer referencia a tres cosas diferentes pero conectadas entre sí: puede referirse al trabajo que realiza un auditor, a la tarea de estudiar la economía de una empresa, o a la oficina donde se realizan estas tareas (donde trabaja el auditor).
Por lo general, el término se refiere a la auditoría contable, que consiste en examinar las cuentas de una entidad. La persona encargada de realizar dicha evaluación recibe el nombre de auditor. Lo habitual es que el auditor no pertenezca a la entidad auditada. Puede decirse que la auditoría es un tipo de examen o evaluación que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodología.
Definiciones de Auditoría según varios autores
William P. E. Carlos E. Gilbert Alexis Garcia Bahena: “Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización.
Flérida María Alcívar Cedeño, María Paulina Brito Ochoa y Martha Jaroslava Guerrero Carrasco (2016): “Auditoría en las empresas”, Revista Contribuciones a la Economía (julio-septiembre 2016).
La Auditoría se define como un proceso sistemático de obtener y evaluar los registros patrimoniales de un individuo o empresa a fin de verificar su estado financiero. Tiene como objeto determinar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativos contables presentados por la dirección así como expresar las mejoras o sugerencias de la organización.
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Audit is defined as a systematic process of obtaining and evaluating the economic records of an individual or company to verify your financial status. It aims to determine the fairness, integrity and authenticity of financial statements, accounting records and other administrative documents presented by management and express the improvements or suggestions of the organization.
Objetivos y Funciones de la Auditoría
La tarea del Auditor es analizar la exactitud y veracidad de los registros mostrados por una empresa, a fin de corregir errores, irregularidades y fraudes. Se basa la auditoría en el funcionamiento de la Contabilidad, pero los objetivos son más amplios: emitir una opinión acerca de la marcha de la empresa, evaluar las metas, examinar su gestión y actores, efectuar un posterior seguimiento de las recomendaciones en la empresa.
Una auditoría es una de las formas en las que se pueden aplicar los principios científicos de la contabilidad, donde la verificación de los bienes patrimoniales y la labor y beneficios alcanzados por la empresa son primordiales, pero no son lo único importante. En una empresa, la evaluación en lo que respecta al desempeño organizacional de toda la entidad es fundamental para poder discernir si se han alcanzado los objetivos que se deseaban.
Audit 's task is to analyze the accuracy and veracity of the records displayed by a company, to correct errors, irregularities and fraud.
Tipos de Auditoría
A través de la historia, se han evidenciado diferentes tipos de auditoría, como para el comercio, como para las finanzas de los gobiernos. Hoy por hoy, la auditoría se encuentra presente y nace con la auditoría administrativa y la auditoría operacional, ejercida por auditores internos dependientes de una empresa, auditorías que se apegan a lo financiero, que de ello depende el desarrollo de una organización.
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Una auditoría financiera, o más exactamente, una auditoria de estados financieros, es la revisión de los estados financieros de una empresa o cualquier otra persona jurídica (incluyendo gobiernos) en base a una serie de normas previamente establecidas, dando como resultado la publicación de una opinión independiente sobre si los estados financieros son relevantes, precisa, completa y presentada con justicia.
Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.
Auditoría de Gestión
Auditoría de gestión es un examen sistemático y competitiva de evidencias, elaborados con el objeto de facilitar una evaluación autónomo sobre el desempeño de una empresa, encaminada a corregir la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos de la misma, proporcionando la toma de decisiones por quienes son comprometidos de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.
La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia (Zambrano & Armada, 2018).
De esta manera, la auditoría de gestión logra a aceptar todas las sistematizaciones y procedimientos de la empresa y su oportunidad de mejora, enfocándose en la eficiencia, eficacia, economía, calidad de la información, y cumplimiento de leyes, procedimientos y políticas, tomando en cuenta que la eficacia ayuda a cumplir la meta propuesta, que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo.
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Evolución Histórica de la Auditoría
Se ha considerado que el auditor fue un individuo que escucha, y fue adecuado en el tiempo durante los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados después de la lectura pública, en la que todas las cuentas que registraban eran leídas en voz alta (Montilla & Herrera, 2006). Desde la historia, y durante la Revolución Industrial, se realizaban Auditorías para evaluar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban cumpliendo y mostrando información de forma honesta; a su vez, ayudaba a los negocios a determinar donde se encuentra, hacia dónde va, cuáles deberían ser sus objetivos y planes para cumplir.
Antes del año 1900, la auditoría tenía como objetivo primordial detectar errores y fraudes, que con frecuencia incluían el estudio de todas las transacciones registradas. Los profesionales especialistas realizaron un análisis, que al realizar una Auditoría para detectar falencias o fraudes en las empresas tenía costos muy elevados; de esta manera, optaron por hacer un control interno que también ayudaba a una mejora continua en el proceso.
En las décadas de los 60's, Estados Unidos indica que la detención de fraudes tomó como principal proceso de Auditoría. En el año1990 inicia la globalización de la disciplina. En 1996, la Junta de Normas de Auditoría, emitió una guía para los auditores solicitando una evaluación explícita del riesgo de errores en los estados financieros y registros en todas las auditorías debido al fraude. Las empresas estaban convencidas de que la clave para evadir falencias era respaldar en una reglamentación de leyes seguras y las exigencias por parte de los auditores, en el cumplimiento de esas leyes y regulaciones.
La Auditoría y la Economía
La economía puede enmarcarse dentro del grupo de ciencias sociales ya que se dedica al estudio de los procedimientos productivos y de intercambio, y al análisis del consumo de bienes (productos) y servicios. La palabra economía tiene muchos usos que permiten vincularla con diferentes aspectos de los intercambios comerciales o las relaciones de oferta-demanda que existen.
Tiene como objeto el estudio de las relaciones de producción, distribución, intercambio y consumo de bienes, servicios e ideas. La finalidad principal de la economía es mejorar el bienestar de las personas, lo que no necesariamente significa otorgarles la mayor cantidad de bienes de consumo.
El Proceso Contable y la Auditoría
La contabilidad y la teneduría de libros constituyen un proceso de análisis, registro e interpretación del efecto de las operaciones comerciales.
- Al Comenzar el ejercicio de una empresa se deben registrar en el libro de inventarios todos los bienes, obligaciones, y el estado patrimonio para la fecha, es decir se trata de hacer una síntesis de la situación en que se encuentra la empresa para esa fecha de inicio de actividades.
- Posterior a esto al ir ocurriendo las operaciones de la empresa, es necesario registrarla en la Contabilidad para ello es conveniente cumplir con un paso previo e importante, como es la verificación de la operación que se va a registrar.
- Toda operación realizada que amerite ser registrada en la contabilidad debe de estar amparada por algún tipo de documento que garantice en primer lugar la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a procesar y en segundo lugar que quede prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir; por ejemplo, si se va a registrar en la contabilidad una venta a crédito a un determinado cliente, esto debe estar amparado por la factura y la respectiva numeración.
Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.
Mejora Continua y Auditoría
La mejora continua en diferentes empresas, sin distinguir su tamaño, campo o tipo, atenúa llevarla al desarrollo; basando en minimizar el desperdicio, en indiscutible, todo aquello que añade coste al producto sin añadir valor.
Figura N1: Ciclo PHVA. Se la entiende como todas las actividades dirigidas a optimizar los procesos que conlleven a una calidad dentro de un Sistema de Gestión aplicable para un producto, proceso o servicio.
Es fundamental que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un determinado momento.
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