La contabilidad es una disciplina esencial para el correcto funcionamiento de cualquier organización, ya sea una empresa privada, una institución gubernamental o una organización sin fines de lucro. Es un sistema organizado que registra todas las transacciones financieras de una empresa, permitiendo a los propietarios y gestores tener control sobre los recursos y obligaciones de la misma. La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa.
La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización. Este registro sistemático de la información financiera permite a los gerentes y propietarios conocer la situación financiera actual de la empresa y hacer planes para el futuro. Permite a las empresas conocer sus ingresos, gastos, utilidades y flujos de efectivo, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, gastos y proyectos.
Además, la contabilidad es esencial para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de la empresa. Los estados y el gobierno requieren que las empresas presenten informes financieros detallados y precisos para cumplir con las regulaciones fiscales y legales. Sin un registro preciso de las transacciones financieras, las empresas pueden enfrentar multas y sanciones.
La contabilidad financiera suele generar temor porque se cree que supone un arduo trabajo que solo los contadores o expertos en números pueden realizar, pero no es así. Su objetivo principal es brindar datos y estados financieros para la toma de decisiones empresariales y facilitar la evaluación a inversores u otros organismos reguladores. En términos internos, es muy importante llevar la contabilidad financiera de una empresa porque por medio de ella se tiene un registro histórico de los movimientos económicos que realiza. La información contable suele utilizarse para ser verificada por terceros. Incluso, estos datos suelen ser regulados por el Estado u otras empresas.
Objetivos de la Contabilidad
Los objetivos principales de la contabilidad incluyen:
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- Proporcionar información financiera útil para la toma de decisiones a los usuarios externos e internos, como accionistas, inversionistas, acreedores y gerentes.
- Medir y registrar de manera precisa y confiable los resultados económicos de una entidad.
- Comunicar información financiera de manera clara y transparente, permitiendo a los usuarios comparar la situación financiera y el rendimiento de una entidad con otras entidades similares.
- Proporcionar información para evaluar el rendimiento.
- Ayudar a los usuarios a entender cómo se genera el rendimiento de una entidad y cómo se utilizan sus recursos.
- Proporcionar información para cumplir con las obligaciones legales y reguladoras.
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios. Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Para tener una correcta contabilidad, se debe tener claro un concepto clave: asientos contables. Como autónomo o empresario, se sabe que la contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento de un negocio, tanto a nivel operativo como legal, siendo el sistema de control y registro de todos los ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de una empresa o entidad. Los objetivos de la contabilidad son elaborar cuentas que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad del negocio, informando sobre su situación económica y financiera, sus resultados y los motivos de estos. Por esto, si tienes un negocio o vas a comenzar uno, es importante conocer los conceptos de contabilidad para el amplio conocimiento de una buena gestión contable. Aquí te explicamos:
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- Activo Contable: Se le denomina ‘’activo’’ a todo aquello que posee una empresa o en lo que invierte. Se trata de los bienes y derechos de recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de procesos de los que se espera sacar beneficios económicos. Dentro de este concepto de contabilidad, podemos encontrar dos grupos:
- Activo no corriente o fijo: Es el tipo de bien que no puede transformarse a corto plazo y permanece durante un periodo de tiempo superior a un ejercicio económico en el balance de la empresa, por ejemplo, las instalaciones de la empresa, maquinaria, local, mobiliario, entre otros.
- Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Podría transformarse en un tiempo inferior a un ejercicio económico en el balance de la empresa en un plazo inferior a un año, por ejemplo, clientes pendientes de cobro, tesorería, existencias, etcétera.
- Pasivo Contable: Hace referencia a todas las deudas y resto de obligaciones financieras que soporta la empresa y le sirve para pagar su activo. Se trata de una deuda adquirida con cualquier administración pública, deuda con un socio de la empresa o un préstamo de banco: El pasivo puede dividirse en:
- Pasivo No Corriente o deudas a largo plazo: Son aquellas deudas con terceros exigibles, como bancos u otros acreedores, por un plazo superior a un año.
- Pasivo Corriente o deudas a corto plazo: Son las deudas con terceros exigibles por un periodo de tiempo inferior a un año.
- Patrimonio Neto: Son los recursos propios de una empresa que constituyen su financiación, representando el valor total de la empresa precedente de beneficios económicos generados por aportaciones de socios, reservas de la empresa o resultados de ejercicios contables.
- Cuentas Anuales: Las cuentas anuales o estados financieros recopilan una serie de documentos con la información contable de la empresa. En estos documentos se plasman todas las actividades económicas que la empresa realiza durante un periodo determinado, determinando si su estructura es rentable o no. Las cuentas anuales, las cuales deben de ser presentadas de manera obligatoria al Registro Mercantil, están formadas por: El balance de la situación, La cuenta de pérdidas y ganancias, La memoria, El estado de cambios en el patrimonio neto y El estado de flujos de efectivo. Cuentas anuales: Incluyen el balance general, la cuenta de resultados y anexos.
- Balance General o Balance de Situación: El balance de situación es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado. El balance de situación forma parte de las Cuentas Anuales que han de presentar las empresas.
- Cuentas de Resultados: Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos según los ejercicios contables.
- Ingresos: Son la entrada de recursos que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: Salida de recursos que disminuyen el activo o aumentan el pasivo.
- Memoria: Se trata de una serie de documentos de obligada presentación que debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre. Su función es ampliar, completar, comentar y realizar todo tipo de aclaraciones sobre pérdidas y ganancias (balance de situación), y debe ser presentada y elaborada de manera conjunta con las cuentas anuales. Como su nombre lo dice, ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa.
- Estados Contables: Conjunto de documentos elaborados de forma periódica que ofrecen información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa para entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa. Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa.
- Libro Diario: Se trata del documento que registra todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica. Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable. En él podrás ver los movimientos financieros, ayudando a detectar posibles desequilibrios y ajustar los presupuestos. El libro diario, obligatorio para toda sociedad mercantil conforme al Código de Comercio y al plan general contable, debe de presentarse en el Registro Mercantil.
- Libro Mayor: El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica. Existe un libro mayor por cada cuenta contable que hemos utilizado en nuestra contabilidad.
- Ingresos: Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, ya sea por el aumento de activos o la disminución de un pasivo. Estos ingresos nunca deben tener su origen en las aportaciones realizadas por los propietarios o socios del negocio.
- Gastos: Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto. Al igual que en los ingresos, el gasto no puede estar derivado por el retiro de capital o de aportación económica por parte de los propietarios.
- Fondo de Maniobra: Muestra el grado de salud financiera de la empresa, constituyéndose como el conjunto de recursos que se requieren a largo plazo para el desarrollo y mantenimiento diario de la actividad económica y control de la liquidez de la empresa.
- Provisión: Se trata de pasivos de la empresa que no son conocidos a priori y que se producen por disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita. Está relacionado con retribuciones y prestaciones de personal, impuestos, operaciones comerciales, retiro y otros conceptos establecidos en el Plan General Contable.
- Ratio de solvencia y liquidez: El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. Ésta dependerá de los activos. Mientras que el ratio de liquidez se traduce en la capacidad de un activo de convertirse en dinero en el corto plazo sin necesidad de reducir el precio, siendo la velocidad con que un activo se puede vender o intercambiar por otro activo. Generalmente, a mayor liquidez mayor solvencia. El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas. Para ello, suma el valor de la depreciación, así como otros gastos no monetarios. Los ratios de solvencia varían de un sector a otro. Por lo tanto, es más prudente comparar el ratio de una empresa con el de sus competidores dentro del sector en lugar de analizarlo de forma aislada. Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo. Estos ratios ayudan a medir la capacidad de una empresa para gestionar sus obligaciones financieras.
- Umbral de rentabilidad: Es el nivel mínimo de ingresos necesarios para cubrir todos los costos (fijos y variables).
- Punto muerto: Es el volumen de producción o ventas en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales.
Una vez conociendo estos conceptos de contabilidad, es momento de ponerlos en práctica a fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad de tu negocio, para lo que puedes emplear un conjunto de técnicas y softwares de contabilidad para ayudarte en su gestión contable y control financiero. Nuestro programa de contabilidad te permite analizar la información de tu empresa y alinear tus objetivos a la estrategia fiscal de tu negocio, además de gestionar la contabilidad creando informes y reportes para presentar estados financieros de resultados y balances a los tomadores de decisiones de tu empresa. Estos sistemas les ahorran tiempo a los contadores con procesos de contabilidad que hacen el trabajo más sencillo.
Características de la Contabilidad
Entre las principales características de la contabilidad se encuentran:
- Objetividad: los registros contables deben ser precisos y verificables, y reflejar la situación real de las transacciones financieras.
- Continuidad: la contabilidad debe ser llevada de manera continua, para poder tener un registro actualizado de la situación financiera de la empresa.
- Registro: la contabilidad se basa en el registro sistemático de las transacciones financieras, ya sea mediante registros manuales o electrónicos.
- Clasificación: los registros contables deben estar clasificados de manera ordenada y coherente, para facilitar su comprensión y análisis.
- Información: la contabilidad debe proporcionar información relevante y útil para los usuarios internos y externos de la empresa.
- Principios contables: la contabilidad se basa en un conjunto de principios contables, como el principio de devengo, el principio de partida doble y el principio de conservadurismo, entre otros.
Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados.
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