Entre las obligaciones de los empresarios, cumplir con las exigencias fiscales y legales de los organismos gubernamentales ocupa un lugar central. Entre ellas figura el envío electrónico de ciertos registros contables con el fin explícito de calcular su aportación al fisco y cumplir con la legalidad vigente. Para ello, es imprescindible tener las cuentas en orden y al día y ello implica mantener el control sobre la documentación de un negocio: facturas, entregas, salarios, etc., todo ha de estar hoy día digitalizado y almacenado de forma adecuada.
El software de contabilidad comprende los programas que ayudan a los empresarios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la documentación obligatoria a las autoridades competentes, cumpliendo con los requisitos formales y legales vigentes en cada país. En México su uso se ha visto incrementado por las nuevas disposiciones de Contabilidad Electrónica del SAT publicadas en 2015 (y actualizadas en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a digitalizar sus cuentas y a presentarlas también de forma electrónica. Las empresas que, a pesar de sus probadas ventajas en términos de practicidad, no los habían implementado aún se vieron de pronto ante la necesidad de aprender a usarlos y enseñar también a sus empleados.
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación especifica los requisitos que deberán reunir los sistemas y registros contables de las personas físicas y morales obligadas a llevar la contabilidad electrónica y señala (IV) su deber de ingresar mensualmente “su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.”
Diversos fabricantes de software en todo el mundo, también del área hispanohablante, se han especializado en los llamados sistemas ERP (Enterprise Resource Management), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos -o permiten su integración en módulos- que, en algunos casos, además de la contabilidad, también permiten gestionar los inventarios o la facturación.
Tipos de Software Contable en el Mercado
Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. Dada la gran variedad de soluciones, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las necesidades de todas las empresas. Antes de decantarte por un tipo u otro de software será conveniente que analices tus necesidades. Para ello hemos sintetizado a continuación varias consideraciones que podrán serte de utilidad.
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Existen varios tipos de software contable, cada uno diseñado para diferentes necesidades empresariales y niveles de complejidad:
- Software de Contabilidad General: Registra transacciones financieras básicas.
- Software de Contabilidad Financiera: Diseñado para cumplir con normativas contables y fiscales.
- Software de Contabilidad Administrativa: Incluye funciones de gestión financiera, presupuestos y reportes de rentabilidad.
- Software de Contabilidad de Costos: Analiza costos de producción, márgenes de ganancia y eficiencia operativa.
- Software de Contabilidad Fiscal: Calcula impuestos (IVA, ISR, retenciones, etc.) y genera declaraciones fiscales.
- Software Contable para Profesionales.
- Software Contable para Pymes.
- Software Contable para Contadores: Todas las funciones y configuraciones para el contador y despachos contables y múltiples reportes.
- Software Contable Gratis: Es un software contable que se puede descargar y usar de forma gratis.
- Software Contable con Pago Único.
- Software Contable con Pago Recurrente: Es el programa contable más caro porque se paga recurrentemente (por ejemplo cada mes o cada año).
Funciones Clave de un Software Contable
Un software contable debe contar con diversas funcionalidades que faciliten la gestión financiera y contable de una empresa:
- Registro y Gestión de Transacciones: Registro automático de pólizas como ingresos, egresos, compras y ventas.
- Facturación y Cuentas por Cobrar/Pagar: Emisión y control de facturas electrónicas.
- Conciliación Bancaria: Importación de movimientos bancarios y conciliación automática.
- Generar Balance General: Este informe permite conocer la situación financiera de una empresa en un período determinado.
- Generar Estado de Resultados: Este informe permite analizar las ganancias de una organización en un período específico.
- Generar Balanza de Comprobación: Es un informe contable que permite verificar que los registros de una empresa estén correctamente balanceados.
- Generar Libro Mayor: Este informe permite visualizar las cuentas del balance, así como los ingresos y gastos utilizados en una empresa.
- Generar Auxiliares: Los auxiliares contables son registros detallados que desglosan la información contenida en las cuentas principales del Libro Mayor.
Características Esenciales de un Software Contable
Creamos una lista con los usos principales a tener en cuenta si vas a elegir un buen software contable para tu empresa:
- Facilidad de uso: El software debe ser fácil de manejar, de manera tal que cualquier persona que no posea conocimientos o estudios adecuados, puedan utilizarlos y entenderlos.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Debe poder incorporarse a cualquier tipo de compañía, independientemente de cuál es la actividad de la misma. Asimismo debe ser flexible y adaptable a las normas contables, fiscales y societarias de cualquier país o región.
- Reportes en tiempo real: La toma de decisiones de un empresario requiere información precisa y exacta en el momento oportuno. Un software de contabilidad debe brindarnos reportes e informes detallados y legítimos sobre la actividad de nuestra empresa y su día a día.
- Portabilidad: Contar con un software que nos brinde acceso a la información de nuestro negocio desde cualquier parte y en cualquier momento, es algo sumamente valioso.
- Seguridad: El software debe brindar la máxima seguridad, y un buen soporte especializado que permita que la aplicación esté en constante funcionamiento y la información siempre actualizada y segura.
- Facturación Electrónica: Es importante saber que, al elegir el proveedor tecnológico del software, este cuente con la autorización de la entidad que regule en su país.
- Manejo de inventarios: No hay nada más importante que saber con exactitud cuál es el inventario real que tiene disponible la empresa, esto le garantiza mayor precisión en los envíos y los pedidos y por ende se disminuyen costos y errores.
- Soporte técnico y actualización: En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de personas especializadas para brindar un soporte técnico para garantizar que su empresa seguirá funcionando sin tener que suspender las operaciones y labores.
Ventajas de Usar un Software Contable
Anteriormente, llevar la contabilidad de un negocio implicaba muchos procesos que eran engorrosos y demorados, además de ineficientes. Hoy en día, un software ofrece una manera más efectiva para que los empresarios y emprendedores administren sus negocios de una forma integral, con soluciones prácticas y ajustadas a sus presupuestos.
Sin duda, un software contable significa una gran ventaja para administrar la contabilidad de las empresas, el cual se implementa con el fin de:
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- Simplificar.
- Organizar.
- Agilizar.
- Facilitar la toma de decisiones.
Además, los sistemas contables ofrecen las siguientes ventajas:
- Permite registrar todas las operaciones económicas del negocio, incluyendo ventas, compras, pagos, cobros y movimientos bancarios.
- Los sistemas contables ayudan a calcular impuestos como IVA, ISR y retenciones, generando automáticamente las declaraciones fiscales conforme a la legislación vigente de cada país.
- Integran las cuentas bancarias con el sistema contable, permitiendo hacer conciliaciones automáticas entre los registros internos y los estados de cuenta del banco.
- Visualización de reportes financieros: Muestra informes de las finanzas de la empresa para mejorar la analítica y toma de decisiones.
- Informes en tiempo real: Para que un empresario tome decisiones acertadas, necesita contar con información precisa y actualizada en el momento adecuado.
- Gestión de facturación electrónica: La factura electrónica actualmente es la evidencia para respaldar las operaciones comerciales y financieras en el mercado.
¿Qué tomar en cuenta a la hora de escoger el paquete contable adecuado?
Tanto si deseas cambiar de programa como si comienzas tu andadura como empresario o independiente, por poco que investigues te darás cuenta de que la oferta es inmensa y muy variada. Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa contable no está en su precio, sino en el tiempo que tomará su implementación y su incorporación a los procesos.
Dicho esto, enumeramos los criterios más relevantes que puedes tomar en cuenta:
- Evaluar las necesidades: gestionar inventarios, facturar, gestionar las cuentas por cobrar o por pagar, llevar un registro de los activos y seguir su depreciación contable, elaborar reportes de contabilidad en tiempo real o visualizar los informes financieros gráficamente son algunas de las tareas que podrían interesarte.
- Tamaño de la empresa: hay programas que abarcan todos los aspectos de la administración empresarial y ofrecen la posibilidad de administrar varias empresas con una sola licencia, y los hay que solo ofrecen licencia para un solo usuario y se limitan a la gestión contable.
- Tareas que debería realizar (en su mayor parte): informes financieros y fiscales, declaraciones de acreedores y deudores, estados de flujo de caja, estados mensuales, cuentas de ganancias, pérdidas y balances.
- Coordinación con el SAT: un programa contable debería generar automáticamente los documentos contables que exige el SAT (Pólizas Contables, Balanza de comprobación y Catálogo de Cuentas) y convertirlos en formato .xml para poder ingresarlos en el Buzón Tributario de la página del SAT con la firma electrónica (FIEL). Estos registros indican el estado contable, fiscal y financiero del negocio y son necesarios para calcular los impuestos.
- Adecuado al giro de la empresa (o adaptable), porque este determina el régimen tributario y en consecuencia cambian los procedimientos de cálculo y las deducciones.
- Facturación timbrada: solo los PAC certificados (Proveedores autorizados de certificación) han sido autorizados por el SAT para asignar folios y sellar digitalmente las facturas.
- Capaz de analizar y actualizar la información en poco tiempo o en tiempo real, porque de este modo tus libros y reportes serán más confiables. Esto hace posible poder consultar los informes de pérdidas y ganancias en todo momento sabiendo que la información es actual, lo que sería diferente si se elaboraran en papel.
- Fácil de entender sin invertir en capacitación, flexible y escalable.
- Mejor relación costo-beneficio (ROI).
- Tiempo promedio de implementación en las estructuras y los procesos de negocio.
- Qué módulos incluye: para administrar inventarios, emitir facturas CFDI automáticamente, gestionar cobros y obtener reportes.
- Soporte de consultores, necesidad de instalación o mantenimiento especializados para funcionar.
Asimismo, no debes olvidar factores más técnicos como la plataforma o los requisitos de sistema que el programa requiere si quieres evitar problemas de rendimiento, si necesita una licencia, si tiene acceso a Internet, si se trata de una instalación de escritorio o una aplicación en la nube y el número de usuarios que pueden utilizarlo. Estima asimismo si el software podrá serte útil durante los próximos cuatro años.
Los 5 Programas de Contabilidad Más Usados en México
Una vez tengas tu check list particular y hayas demarcado qué prestaciones te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras. A continuación tienes nuestra selección.
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1. SAP Business One
Referente de software corporativo a nivel mundial, con este producto SAP ha desarrollado un programa muy completo para pymes que se adapta fácilmente a su crecimiento, pudiendo ampliarse con diversos módulos a medida que se va necesitando. Para las empresas más grandes esto puede suponer una desventaja puesto que, al tener que ampliar una funcionalidad algo limitada para ellas, el precio final podría superar al de otras soluciones más adaptadas a sus necesidades.
Implementado localmente o en la nube, SAP Business One integra la gestión de diferentes departamentos, cubriendo desde almacén e inventarios o compras a los servicios postventa, pasando naturalmente por la contabilidad. Su arquitectura modular lo convierte en un paquete versátil para empresas de las industrias del comercio, la distribución, servicios o manufactura. La gestión de la contabilidad y las finanzas, de venta, de CRM, de compras o de creación de informes son algunos de los módulos que pueden implementarse.
El precio del ERP para pymes depende de varios factores, como son si se elige la modalidad on premises o en la nube, cuántos usuarios tendrán licencia para utilizarlo o cuántos módulos se contratan. Es necesario contactar con la empresa o con un partner autorizado para obtener información sobre los planes de precios.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución robusta de un fabricante reputado a nivel mundial | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Versátil y escalable según la necesidad | La suma de módulos puede disparar el precio |
| Permite gestionar todos los departamentos de una pyme | El precio es muy variable |
| Multiusuario | |
| Compatible con MySQL, DBMS, SAP HANA |
2. COI Aspel
Esta es una solución integral para contadores 100 % mexicana. La empresa productora y distribuidora de soluciones administrativas de cómputo Aspel se estableció en 1981 y desde 1995 se expandió a América central y Suramérica. Además, el registro contable está automatizado de modo que la información se mantiene siempre en el estado más actual y permite consultar el estado financiero actual de la empresa con diversos tipos de reportes, gráficas y documentos.
Enlaza por interfaz con otros sistemas Aspel (NOI, CAJA, BANCO), así como a hojas de cálculo. El programa también permite gestionar gastos, ingresos y presupuestos en monedas diferentes. Todo esto hace de COI Aspel la solución más popular hoy en día en México entre las pymes si bien, pese a todo, deja de responder a medida que la empresa va creciendo. Al no cubrir la gestión de las relaciones con los clientes, el programa no se ajusta a las empresas grandes o a aquellas que han de registrar pólizas en otras partes del mundo, algo que SAP hace mucho mejor. Y si bien es una solución de contabilidad integrada de gran competencia informativa y resolutiva, no es la más intuitiva.
Configurar el envío electrónico de la información requiere tiempo y esfuerzos y tampoco el formato puede editarse fácilmente. COI puede probarse durante 30 días. Pasado este periodo, el paquete puede comprarse en un distribuidor especializado asociado por 5,507 MXN / usuario o contratar una suscripción mensual cuyo monto depende del número de usuarios y oscila entre 317 MXN por un usuario a 962 MXN por diez. A partir de once usuarios el precio es de 95 MXN por cada uno adicional.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral de contabilidad desarrollada en México | No apto para todo tipo de empresas |
| Emite los documentos del SAT en XML | Formatos de documentos poco amigables |
| Crea declaraciones DIOT, IVA, IRS | Configuración compleja (poco intuitivo) |
| Enlaza a otros sistemas Aspel y hojas de cálculo Excel | |
| Versión de prueba de 30 días y licencias ampliables por usuario |
3. CONTPAQI®
CONTPAQi® Contabilidad es un paquete contable desarrollado y lanzado por la empresa mexicana Computación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Guadalajara y apto para contadores y administradores de empresas. Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Contabilidad Electrónica publicada en 2017 y con las NIF (Normas de Información Financiera). Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de contadores, si bien por su eficacia y funcionalidad se ajusta también muy bien a las exigencias de los autónomos y microempresas.
Estas son algunas de sus funciones:
- Elabora Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y Pólizas y genera archivos XML
- Genera la DIOT
- Reportes de impuestos, catálogos de cuentas (multinivel) y estados financieros.
- Asocia los nuevos CFDI Factura y CFDI Pagos a las pólizas para su contabilización
- Lleva el control de activos fijos, depreciaciones y depreciación acumulada.
- Múltiples reportes como catálogo de cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, movimientos y auxiliares del catálogo.
Estos y otros módulos le convierten en una solución viable que se ajusta a las exigencias fiscales y normativas que todo contribuyente ha de cumplir. Su curva de aprendizaje es también pronunciada, aunque una vez superada es una herramienta muy eficiente. Configurarla para enviar las DIOT si tienes muchos proveedores puede resultar engorroso, así como configurarla para la preparación para la Contabilidad Electrónica. Instalar el sistema requiere instalar otros programas antes, lo que puede ralentizar el equipo. El precio para un licenciamiento anual parte de los 3690 MXN y se renueva por el mismo precio. Añadir usuarios implica un desembolso de 990 MXN extra por usuario.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral para contadores y todo tipo de empresas | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Paquete mexicano que cumple con la Contabilidad Electronica y las NIF | Configuración difícil |
| Se ajusta a los requisitos del SAT | Errores de formato |
| Hasta 999 empresas con una licencia | Los servidores de Contpaqi se saturan fácilmente en picos de demanda |
4. Alegra
Alegra es un software administrativo en la nube para autónomos, microempresas y pymes muy intuitivo y fácil de usar. Se trata de un programa de contabilidad y facturación que sirve para generar facturas, reportes (estados de resultados) y reportes automáticos del 606 y 607, administrar las cuentas bancarias, gestionar el inventario, controlar ingresos y pagos e incluso notificar a los deudores de la factura por pagar.
Alojado en los servidores de Amazon con la máxima seguridad, el programa permite trabajar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Si bien no es un programa para contadores tan completo como los anteriores, es un buen programa para gerentes, que podrán así enviar la data generada a su contador para cumplir con sus obligaciones de contribuyente. Con Alegra API el software se integra con PayU, Zapier, Shopify, Zoho CRM o Data CRM.
El software cuenta con planes optimizados para México, Colombia, Perú, República Dominicana, Panamá, Costa Rica, Chile, España, Estados Unidos y una versión internacional y unos precios de suscripción por uso muy competitivos (con un mes de prueba) que oscilan entre el plan PYME por 350 MXN al mes (100 ventas, 2 usuarios y 2 almacenes de inventario) y el PLUS por 1200 MXN al mes para un volumen de 2500 ventas mensuales, 4 permisos de usuario e integración de otras aplicaciones.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Software en la nube fácil e intuitivo | No soporta funciones de contabilidad como archivos .xml para el SAT |
| API que integra aplicaciones de CRM y eCommerce | Programa para autónomos, microempresas y pymes, pero no para contadores profesionales |
| Optimizado para muchos países de Latinoamérica, España y EEUU | |
| Planes de pago basados en volumen de ventas | |
| Prueba durante 30 días |
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